Hea tarkvara muudab kontoritöö ladusamaks

Täiskasvanute täienduskoolitusega tegelev OÜ Reiting PR võttis eelmisel aastal kasutusele dokumendihalduse tarkvara Webdesktop. Ettevõtte suuromanik ja infojuht Külliki Kiviste jagab kogemusi, kuidas toimus üleminek tarkvarale ja kuidas see on muutnud nende töökorraldust.

“Möödunud aastast hakkasime juurutama dokumendihalduse tarkvara Webdesktop, aga meie põhilised juhtimisotsused tulevad ikkagi raamatupidamisprogrammist, sest juhtimise peamine alus on ikkagi ettevõtte rahaline seis,” rääkis ettevõtte suuromanik ja infojuht Külliki Kiviste.

Andmehaldus kiiremaks

Tema sõnul on vaja koolituspakkumisi koostades anda ettevõtte tegevuse kohta väga täpseid andmeid, nagu näiteks mitu kursust mingil perioodil korraldati või kes täpselt olid seal lektorid. “Meie koolitusosakonna juhataja ja teise omaniku Anneli Zirkeli initsiatiivil kohandasime dokumendihalduse tarkvara nii, et ta aitab meil küsitud info leidmisega lihtsamini hakkama saada ja meie laienenud koolitustegevusel silma peal hoida – jälgida, kuidas kursused täituvad, analüüsida õppijatelt ja koolitajatelt tulnud tagasisidet ja leida mingi hanke raames toimunud koolitused ning neil osalenud õppijad.
Kuna möödunud aastal läks palju auru programmi juurutamisele ja andmesisestusega alustasime alles augustis, siis praeguseks ta veel täit vilja kandnud pole, aga me püüame selle poole,” selgitas Kiviste.

Teisalt aitab Webdesktop ka infot koondada. “Tahtsime, et kogu meie info oleks ühes kohas koos ning programm abistab meid ka kliendihalduses. Kõik saavad vaadata, kui kaugele mingi kliendiga jõuti,” rõhutas suuromanik. Ta lisas, et Webdesktop lubab andmetele juurde pääseda ka kontorist väljas, võimaldades vajadusel haigestunud töötaja töö üle võtta. “Eks meil selle kasutamisega natuke probleeme on, sest see on inimestele veel harjumatu. Eriti harjumatu oli ta alguses,” märkis Kiviste.  

Raamatupidamine olgu korras

Reitingu kolmandal omanikul ja ettevõtte raamatupidamisosakonna juhatajal Marju Tuulel aitab numbrimaailma ohjata raamatupidamistarkvara Standard Hansa.
Kiviste sõnul on Tuul väga tugev raamatupidaja, kellel on alati kõik väga täpselt teada. “Selline raamatupidaja kaalub üles kõik rakendused, sest ta teab alati, kas saame endale kulutusi lubada ja kui, siis millises ulatuses,” ütles Kiviste.
Raamatupidamisega lihtsalt peab selles firmas kõik korras olema, kuna lisaks koolitustele osutatakse ka raamatupidamisteenust. Reitingu klientideks on ligi 200 väikeettevõtet.
Kiviste sõnul teevad töö tegemise lihtsaks ka head arvutid ja korralik server, mis lubab inimestel vajadusel ka väljaspool kontorit töötada.
Reiting PR alustas tegevust 1993. aastal just arvutikoolitusi pakkudes. “Arvutipark ja server peavad heal tasemel olema,” lausus ligi 20 töötajaga firma omanik Kiviste.

MIS ON MIS

Asjalik dokumendihaldus
Webdesktop on Webware OÜ väljatöötatud dokumendihalduse tarkvara, mis si- saldab võimalusi grupitööks, kalendrite ja ülesannete halduseks, arutelude pidamiseks. Tegemist on internetipõhise lahendusega, mis on teostatud digitaalse asjaajamise nõudeid, vajadusi ja andmete turvalisust silmas
pidades. Webdesktop baseerub vabavaralistel komponentidel ega nõua seetõttu operatsioonisüsteemist, andmebaasimootorist vms tulenevaid lisalitsentside tasusid. Webdesktop on kasutusel nii avalikus sektoris kui ka erasektoris.
See võimaldab hallata ressursse ja dokumente nagu töötajad, töötajatega seotud töölepingud, ametijuhendid, kirjavahetust. Kalendritega on võimalik registreerida ja planeerida kõiki ajalisi ressursse. On võimalik luua täiesti uusi mooduleid, nagu
näiteks kliendihaldus (CRM), ja salvestada kõik tegevused ajalukku, võimaldades hiljem jälgida kõiki muudatusi. Võimaldab digitaalselt allkirjastada kõiki dokumente ja on paindlik andmete liigutami- sel teistesse infosüsteemidesse.
Allikas: WWW.WEBWARE.EE/ET/WEBDESKTOP

Igaühele vajalikud moodulid
Standard Hansa kuulub Hansa Worldi äritarkvara perekonda ja koosneb moodulitest. Sõltuvalt firma valdkonnast ja kasutajate arvust vajate erineval hulgal mooduleid.
Finantsmoodul on raamatupidamissüsteemi keskseks kohaks. Siia koonduvad kõik teistes moodulites genereeritud ja käsitsi tehtud raamatupidamiskanded (lau-
sendid).
Teisteks mooduliteks võivad olla kassa, kulutused, müügireskontro, arvete register, ostureskontro, ladu, müügi- ja ostutellimused, põhivara, palgamoodul, müügipakkumised, tootmine, kliendihaldus, aruandegeneraator, interneti kaugkasutaja, töökoht, lisaettevõte.
Allikas: WWW.STANDARDHANSA.EE/HANSARAAMAST

Osale arutelus

  • Tiive Murdoja, Kadrin Karner

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Valdkonna tööpakkumised

ADVOKAADIBÜROO RASK otsib SEKRETÄRI

Tammiste Personalibüroo OÜ

10. juuni 2018

Teabevara