Mida ootab juht oma sekretärilt?

Laialt levinud arvamus on see, et sekretär peab olema üliempaatiline ja särav isiksus. Sekretäride päeva konverentsil esinenud Adole Invest juht Jussi Pärnpuu aga kummutas selle väite, öeldes et tegelikult on hea sekretär stabiilne, kange iseloomuga ja pigem konservatiivne.

„Kuna sekretär on kontori perenaine, siis on ülioluline, missugune on esmamulje ettevõttest. Esmamulje mõjutab läbirääkimisi ja asjaajamist palju suuremal määral, kui see võibolla pealispinnaliselt tundub,“ kirjeldas Pärnpuu sekretäri kui kontori perenaiserolli olulist ettevõttes.

Esimene emotsioon ettevõttesse tulles peaks Pärnpuu sõnul külalise jaoks olema üdini positiivne ja pigem natuke „ahaa!“. Ja selle eest vastutab ettevõttes sekretär.

Ta tõi oma ettekandes välja 10 olulist asja, mille eest peaks hoolitsema kontori perenaine ehk sekretär:

• mis maitsega kohvi tuleb masinast ja kas kohvimasin on uus või vana
• missugused nõud on kontoris
• kas kontoris on pruun või valge suhkur
• kas pakutakse mulliga või ilma mullita vett, kas klaas- või plastpudelist
• kas kohvi kõrvale pakutakse piima või kohvikooretopse
• kas kontoris on kohvi kõrvale lisaks küpsist ja kommi
• missugused kardinad on kontoris
• kas kontoris on lilli ja rohelust
• kas koristamise kvaliteet on hea
• kas koristaja on tolmuimejaga aastatega näiteks kõik seinanurgad maha sõitnud
• jne

See kõik on Pärnpuu sõnul kontoris oluline ja sekretär on see, kes seda kõike peaks kontoris märkama ning korraldama.

Pärnpuu kogemus erinevate sekretäridega on olnud selline, et mõni on ülal loetletud asjadele pööranud tähelepanu, mõnega ta on sellest rääkinud ja sekretär on hakanud tähelepanu pöörama. Aga on olnud ka sekretäre, kes ei ole tema sõnul neid asju oluliseks pidanud ega ole hakanudki märkama ega oluliseks pidama.

Kontor peab olema sekretäri kontrolli all

Väga oluline on Pärnpuu jaoks ka see, et ettevõtte stationary (kontoritarbed) oleksid värsked, ajakohaste logodega ning kindla koha peal. Ja see koht, kus need asjad asuvad, oleks sekretäri kontrolli all. „Muidu juhtub see, et kui on vaja kiirelt kirjutada kliendile kiri kõige värskemale blanketile, siis seda ei pruugi seal olla ning süüdi on loomulikult sekretär. Kuigi tegelik süüdlane võib olla hoopis mõni kolleeg, kes on omavoliliselt tegutsenud kontoritarvete kapi kallal ja sekretäri teadmata ära raisanud viimased varud,“ selgitas Pärnpuu.

Kui on vaja, siis ei tohi sekretär peljata pidada maha välkkiiret võimuvõitlust mõne kolleegiga. „Mõnikord võib juhtuda, et mõni keskastmejuht ei pea oluliseks aktsepteerida sekretäri kui kontori perenaist ning asub oma tahte järgi tegutsema näiteks kontoritarvete kapi kallal.“ Pärnpuu sõnul see kindlasti ühelegi juhile ei meeldi ja juht on tänulik sekretärile, kes julgeb seista oma nö valduste eest.

Pärnpuu tõi olulise asjana veel välja, et sekretäri kontrolli all peab olema ka nõupidamisteruum. Ta tõi näiteks olukorra, kus juht tuhiseb sekretärist mööda ja hüüab, kas nõuka on vaba. „On täiesti normaalne, kui juhile vastata, et see või see peab või hakkab pidama seal kohe koosolekut. Halvem variant on see, kui juht avab nõupidamisruumi ukse ja sealt vaatavad vastu hämmingus näod,“ lisas ta.

Konfidentsiaalsus

Me kõik teame, et konfidentsiaalsus on vajalik ja kõik sekretärid hoiavad kõiki andmeid kenasti enda teada, aga mõned asjad tahaksid tema sõnul täpsustamist ning meeldetuletamist. „Asjad, mis sekretärile võivad tunduda mitte tähtsad ja ebaolulised, võivad olla tegelikult ootamatult olulised,“ selgitas Pärnpuu.

Näiteks:
• paberid olgu laual nii, et nende sisu ei ole nähtav
• tähtsad kaustad olgu luku taga
• arvuti olgu pigem keerulise passwordiga
• paberihunt on sekretäri sõber, seda tuleks rohkem kasutada

Sekretäri lojaalsus oma juhi suhtes peab Pärnpuu sõnul olema kompromissitu. Kui tuleb mõni juhatuse liikmetest või omanikest ja tahab midagi, siis neid soove soovitab Pärnpuu täita erakordselt mõõdukalt. Ei tohi peljata küsija saata oma otsese juhi juurde, sest sekretär ei tohi enda kanda võtta selliseid otsuseid ja vastutust, mida ta tegelikult kanda ei saa.

Reisikorraldus

Pärnpuu kirjeldas konverentsil väga värvikalt, milline näeb välja juhi ärireisi tegelikkus. Tema sõnul pole selles mingit glamuuri. Aga selleks, et juhi ärireis oleks tulemuslik, võiks sekretär hoolitseda järgneva eest:

• süveneda reisimaailma ja mitte aktsepteerida reisibüroo esmast väljapakutud lahendust, kuna reisibüroo ei arvesta reisija mugavust, vaid lähtub sellest, mis esimesena valikusse satub või millisest kohast on nende bürool kasulik mõnda teenust osta
• hommikuse kella 6 lennu asemel võimalusel broneerida väljalend kell 8 hommikul
• teha nii, et juht jõuaks reisilt tagasi koju hiljemalt kell 23 mitte südaöösel, juhi jaoks on see suur võit
• süvene, milline on see hotellituba, mida broneerima asud, kuna uhke hotelli nimetus ei garanteeri veel head hotellituba

Kui sekretär hoolitseb kõige ülaltoodu eest, siis on juht Pärnpuu sõnul väga palju parem inimene kõikide vastu kontoris. Ja sisimas oma sekretärile väga tänulik.


Osale arutelus

  • Tiive Murdoja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima is looking for a MANAGING BOARD ASSISTANT

Maxima Eesti OÜ

13. märts 2018

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine