Autor: Tiive Murdoja • 30. aprill 2014

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

„Kuna sekretär on kontori perenaine, siis on ülioluline, missugune on esmamulje ettevõttest. Esmamulje mõjutab läbirääkimisi ja asjaajamist palju suuremal määral, kui see võibolla pealispinnaliselt tundub,“ kirjeldas Pärnpuu sekretäri kui kontori perenaiserolli olulist ettevõttes.

Esimene emotsioon ettevõttesse tulles peaks Pärnpuu sõnul külalise jaoks olema üdini positiivne ja pigem natuke „ahaa!“. Ja selle eest vastutab ettevõttes sekretär.

Ta tõi oma ettekandes välja 10 olulist asja, mille eest peaks hoolitsema kontori perenaine ehk sekretär:

• mis maitsega kohvi tuleb masinast ja kas kohvimasin on uus või vana

• missugused nõud on kontoris

• kas kontoris on pruun või valge suhkur

• kas pakutakse mulliga või ilma mullita vett, kas klaas- või plastpudelist

• kas kohvi kõrvale pakutakse piima või kohvikooretopse

• kas kontoris on kohvi kõrvale lisaks küpsist ja kommi

• missugused kardinad on kontoris

• kas kontoris on lilli ja rohelust

• kas koristamise kvaliteet on hea

• kas koristaja on tolmuimejaga aastatega näiteks kõik seinanurgad maha sõitnud

• jne

See kõik on Pärnpuu sõnul kontoris oluline ja sekretär on see, kes seda kõike peaks kontoris märkama ning korraldama.

Pärnpuu kogemus erinevate sekretäridega on olnud selline, et mõni on ülal loetletud asjadele pööranud tähelepanu, mõnega ta on sellest rääkinud ja sekretär on hakanud tähelepanu pöörama. Aga on olnud ka sekretäre, kes ei ole tema sõnul neid asju oluliseks pidanud ega ole hakanudki märkama ega oluliseks pidama.

Kontor peab olema sekretäri kontrolli all

Väga oluline on Pärnpuu jaoks ka see, et ettevõtte stationary (kontoritarbed) oleksid värsked, ajakohaste logodega ning kindla koha peal. Ja see koht, kus need asjad asuvad, oleks sekretäri kontrolli all. „Muidu juhtub see, et kui on vaja kiirelt kirjutada kliendile kiri kõige värskemale blanketile, siis seda ei pruugi seal olla ning süüdi on loomulikult sekretär. Kuigi tegelik süüdlane võib olla hoopis mõni kolleeg, kes on omavoliliselt tegutsenud kontoritarvete kapi kallal ja sekretäri teadmata ära raisanud viimased varud,“ selgitas Pärnpuu.

Kui on vaja, siis ei tohi sekretär peljata pidada maha välkkiiret võimuvõitlust mõne kolleegiga. „Mõnikord võib juhtuda, et mõni keskastmejuht ei pea oluliseks aktsepteerida sekretäri kui kontori perenaist ning asub oma tahte järgi tegutsema näiteks kontoritarvete kapi kallal.“ Pärnpuu sõnul see kindlasti ühelegi juhile ei meeldi ja juht on tänulik sekretärile, kes julgeb seista oma nö valduste eest.

Pärnpuu tõi olulise asjana veel välja, et sekretäri kontrolli all peab olema ka nõupidamisteruum. Ta tõi näiteks olukorra, kus juht tuhiseb sekretärist mööda ja hüüab, kas nõuka on vaba. „On täiesti normaalne, kui juhile vastata, et see või see peab või hakkab pidama seal kohe koosolekut. Halvem variant on see, kui juht avab nõupidamisruumi ukse ja sealt vaatavad vastu hämmingus näod,“ lisas ta.

Konfidentsiaalsus

Me kõik teame, et konfidentsiaalsus on vajalik ja kõik sekretärid hoiavad kõiki andmeid kenasti enda teada, aga mõned asjad tahaksid tema sõnul täpsustamist ning meeldetuletamist. „Asjad, mis sekretärile võivad tunduda mitte tähtsad ja ebaolulised, võivad olla tegelikult ootamatult olulised,“ selgitas Pärnpuu.

Näiteks:

• paberid olgu laual nii, et nende sisu ei ole nähtav

• tähtsad kaustad olgu luku taga

• arvuti olgu pigem keerulise passwordiga

• paberihunt on sekretäri sõber, seda tuleks rohkem kasutada

Sekretäri lojaalsus oma juhi suhtes peab Pärnpuu sõnul olema kompromissitu. Kui tuleb mõni juhatuse liikmetest või omanikest ja tahab midagi, siis neid soove soovitab Pärnpuu täita erakordselt mõõdukalt. Ei tohi peljata küsija saata oma otsese juhi juurde, sest sekretär ei tohi enda kanda võtta selliseid otsuseid ja vastutust, mida ta tegelikult kanda ei saa.

Reisikorraldus

Pärnpuu kirjeldas konverentsil väga värvikalt, milline näeb välja juhi ärireisi tegelikkus. Tema sõnul pole selles mingit glamuuri. Aga selleks, et juhi ärireis oleks tulemuslik, võiks sekretär hoolitseda järgneva eest:

• süveneda reisimaailma ja mitte aktsepteerida reisibüroo esmast väljapakutud lahendust, kuna reisibüroo ei arvesta reisija mugavust, vaid lähtub sellest, mis esimesena valikusse satub või millisest kohast on nende bürool kasulik mõnda teenust osta

• hommikuse kella 6 lennu asemel võimalusel broneerida väljalend kell 8 hommikul

• teha nii, et juht jõuaks reisilt tagasi koju hiljemalt kell 23 mitte südaöösel, juhi jaoks on see suur võit

• süvene, milline on see hotellituba, mida broneerima asud, kuna uhke hotelli nimetus ei garanteeri veel head hotellituba

Kui sekretär hoolitseb kõige ülaltoodu eest, siis on juht Pärnpuu sõnul väga palju parem inimene kõikide vastu kontoris. Ja sisimas oma sekretärile väga tänulik.