Grupitöö tarkvara lihtsustab omavahelist infovahetust

Info hulk iga päev kasvab ja et tööd efektiivselt teha, peab seda kuidagi operatiivselt haldama. Kas kõik koosolekule kutsutud teavad, millal ja kus see toimub? Kõik said e-kirja vajaliku dokumendiga? Kus on ülemus, kas tal on täna aega minuga suhelda? Need on küsimused, mille haldamist aitab grupitöö tarkvara lihtsamaks teha.

Nagu kõik tarkvara, kolivad ka grupitöö lahendused järjest enam pilve, mis tähendab, et edukalt koos tööd teha, ei pea enam samas kontoris istuma. Ka tähendab see seda, et oma andmetele, infole ja suhtlusele saab ligi kõigi seadmetega. Korralikult toimiva grupitöö lahenduse puhul pole vabandus, et fail jäi tööle lauamasinasse, enam kuigi tõsiseltvõetav.

Grupitöölahendused on muutumas elementaarseks

“Kõik me tegelikult kasutame grupitöö lahendusi. Need peavad meie tööd toetama, mitte olema eesmärk omaette,” ütles ajajuhtimiskoolitus pakkuva HAL Koolituse juhataja Ardo Reinsalu. “Oluline on loodav lisaväärtus. Uus põlvkond, kellele on nende lahenduste kasutamine elementaarne, kasvab peale.”

Reinsalu sõnul on kahte liiki grupitöö lahendusi, need, mis loodud suurettevõtetele täispaketina, ja veebis pakutavad teenused nagu Doodle ja Dropbox. “Esimene on nagu täppistööpink, mis pakub palju võimalusi, teised on pigem lihtsad tööriistad nagu kirved ja saed,” selgitas ta erinevusi.

Reinsalu sõnul võetakse ettevõttes grupitöö tarkvara sageli kasutusele emaettevõtte soovil ja siis see on tundub väikesele meeskonnale liiga suur ja kohmakas kasutada. “Siis inimesed lihtsalt ei kasuta seda,” rääkis Reinsalu. Sageli pannakse andmed sisestama inimesed, kes selle lõpptulemust ei näe, mistõttu on andmed süsteemis vigased. “Näiteks tehakse müügimehele ülesanne tabeleid täita, kuid tema ei näe seda statistikat, mis nende andmetega tehakse, ja see on talle lisatöö, mida ei soovita teha,” rääkis Reinsalu võimalikest ohtudest. “Nii jätkatakse ka oma isiklike andmete kogumist.”

ATEA projektijuht Vahur Parve sõnul kolib ka grupitöö tarkvara järjest rohkem pilve. “Ettevõtted tulevad sellega meelsasti kaasa,” lisas ta, kuna siis ei pea serverit pidama, seda 3–5 aasta järel vahetama ja puudub vajadus ka IT-toe palgal hoidmiseks.
Parve sõnul on oluline grupitöö tarkvaras integreeritus. “Keskkonnaga püütakse siduda nii palju teenuseid kui võimalik. Näiteks haldustarkvarad ja raamatupidamist,” selgitas ta.

Tarkvara on abiks ettevõtte suurusest sõltumata

Kui edukas ettevõttes grupitöö tarkvara kasutamine on, sõltub juhtkonna eeskujust. “Ise peab initsiatiivi näitama, alati peab eeskuju olema, muidu ei lähe ükski asi laiadesse massidesse,” lisas Parve. Siin pole Parve sõnul vahet, kas tegu on väikese firmaga või suure ettevõttega, kus töötab tuhandeid inimesi. “Sobivaid lahendusi on mõlemale. Ka väikesel ettevõttel on kasud sees, kui kogu suhtlus käib ühes kohas.”

ATEA pakub klientidele mitmeid lahendusi, kuid viimastel aastatel on nad asunud soovitama Office 365 lahendust pilveteenusena. “Microsoft on ühistööriistad arendanud oluliselt kõrgemale tasemele,” selgitas Parve. Hästi toimib majasisene sõnumisaatja Lync, ressursside planeerimine ja kalender. “Kiirelt ja lihtsalt saab näiteks planeerida koosolekuid, broneerida koosolekuruume, ühiskasutuses sõidukeid,” selgitas ta.

Lahendused kolivad pilve

Microsofti Baltikumi ärilahenduste juhi Andrejs Juðcenko: “Tulevikumärksõnad on aina suurenev töötajate mobiilsus, paindlikkus ja võimalus pääseda tööalasele infole ligi igalt poolt ja igal ajal ning kommunikatsioon.” Juðcenko sõnul pakub Microsoft juba viimased 20 aastat kompaktseid ettevõtte tootlikkust tõstvaid grupitöö- ja juhtimislahendusi. “Kliendid saavad valida, kas kohaldavad lahendusi kontoripõhiselt või mobiilselt, osana Office 365 teenusepaketist. Aina rohkem ettevõtteid, sealhulgas Eesti omi, on läinud üle pilvepõhisele Office 365 tarkvarale, sest nõnda saavad inimesed oma tööalasele informatsioonile ligi ja seda kasutada igal pool, igal seadmel ja igal platvormil,” selgitas ta.

Mobiilne lahendus

Office 365ga võid töötegemist alustada oma lauaarvutil ja minna sujuvalt üle tahvelarvutile või mobiiltelefonile. “Microsoft on ainus pilveteenuse pakkuja Euroopa Liidus, kelle lepingud on heaks kiitnud liikmesriikide andmekaitse inspektsioonid,” lisas ta. Office 365ga saab ka väikefirma lahendused, mis enne olid saadavad vaid suurtele.

Mis on Office 365?
Kohaldatud klientide vajaduste järgi. Allalaaditav nii Windowsile, Macile kui ka Androidile.
Töötavad Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
KOMPONENDID:
EXCHANGE ONLINE turvaline e-posti lahendus, maht 50 GB iga kasutaja kohta.
ONEDRIVE andmete salvestamine nii sise- kui ka väliskasutuseks, maht 1 TB.
SHAREPOINT ONLINE veebipõhiste grupi- ja projektitöö lehekülgede loomine, dokumendivahetus ja arutelud.
LYNCkonverentsikõned kuni 250 inimese osavõtul, ühes HD-video ja sisujagamisega.

Allikas: Microsoft Eesti

Lisaks veel levinud lahendusi:

LOTUS NOTES täislahendus
ZIMBRA COLLABORATION SUITE avatud lähtekoodil rakendus
DOODLE.COM koosolekute planeerimine
DROPBOX.COM failide jagamine
GOOGLE – DRIVE.GOOGLE.COM ühiskasutavad dokumendid ja kaustad

*Artikkel ilmus Äripäeva lisalehe Juhtimine maikuu numbris.


Osale arutelus

  • Mariliis Pinn, Tiive Murdoja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Aasta suurejooneliseim sündmus Radisson Blu Sky Hotelis!

Jõulupidu, kui üks ettevõtte olulisemaid sündmusi, on oodatud nii töötajate kui ka koostööpartnerite poolt. Radisson Blu Sky Hotel pakub peohõngulist atmosfääri ning erakordset elamust, mida elevusega oodatakse ja soojusega meenutatakse. Meie eesmärgiks on täita teie soovid ja ergutada maitsemeeli hõrgutistega, milles traditsioonid kohtuvad mitmekesise tänapäevaga.

Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara