Autor: Tiive Murdoja • 29. mai 2014

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Kaua Sa oled töötanud sekretärina ja kuidas sattusid tööle Tallinna Tehnikaülikooli?        

Sekretärina olen ma töötanud mõned kuud üle aasta. Seda ei ole küll palju, kuid õnneks olen kiire õppija ning sain peamised asjad mõne nädalaga selgeks. Täielikku ülevaadet muidugi oman ma alles peale aasta möödumist, kui teatud asjad jälle korduma hakkavad. Tehnikaülikooliga olen ma varasemalt seotud olnud õpingute tõttu ning osalenud ka üliõpilasesinduse juhatuse töös, mistõttu ei olnud mul suuremaid kõhklusi kandideerimaks tööportaalis praegusele ametikohale. Läbi tööpakkumisi vahendava veebikeskkonna mind siia ka vestlusele kutsuti (osaliselt võib-olla ka seetõttu, et mu nimi oli tänu esindusele tuttav) ning algselt asusin ma tööle innovatsiooni ja rahvusvaheliste suhete prorektor Alar Kolgi abina, kes oli ühtlasi ka rahvusvaheliste suhete osakonna juhataja kohusetäitja. Peatselt aga alustas osakonna juhatajana minu praegune ülemus Mariann Lugus, kelle abiks ma peale Alari lahkumist ka jäin. Tegelikult ma hetkel ainult asendan lapsehoolduspuhkusel viibivat töötajat, seega ei saa ma pikaajaliselt enda siia jäämist garanteerida, kuid olen TTÜ kui tööandjaga väga rahul.

Millega Sa tegelesid enne sekretäriametisse asumist?

Võib öelda, et ma olen katsetanud palju erinevaid asju. Kohe peale keskkooli sai mulle osaks Nõmme Linnaosavalitsuses luua apoliitiline noorteorganisatsioon, mis ühendaks Nõmme koolide noori. Sellest projektist kujunes välja ka praegu tegutsev NÕEL (Nõmme Õpilasesinduste Liit). Seejärel suundusin ma müügi- ja turundusvaldkonda, kus tegutsesin päris mitmeid aastaid. Tegelesin muuhulgas ka graafilise disainiga ja erinevate vabatahtlike projektidega.

Millised on Sinu igapäevatöö ülesanded?

See on kõige tüüpilisem küsimus, mida sekretärilt küsitakse… Mida sa siis ikkagi teed? Igapäevatöö ülesandeid on väga palju ja nende kirjeldamine ei annaks vist lugejale eriti palju uut informatsiooni. Ülesandeid on väga palju, ma pean kõigest midagi teadma ja oskama mistahes probleeme lahendada. Olgu selleks siis dokumendihaldust või arveid puudutav, külaliste või personaliga seotud teemad, büroo korrashoid, kirjavahetus ja muu asjaajamine või isegi mööbli organiseerimine ja korrashoid ja palju muud.  Lisaks tavapärastele sekretäri tüüp-ülesannetele seisan ka  välistudengite praktika ja töötamisvõimaluste eest Eestis ning esindan meie ülikooli Erasmuse projektis praxisnetwork.eu, mis on praktika- ja projektipakkumisi vahendav portaal.

Mis Sulle meeldib sekretäritöö juures? Mis teeb sekretäritöö huvitavaks?

Olen seda tüüpi inimene, et kui ma juba mingit tööd teen, siis ma teen seda nii, et mulle selle juures kõik meeldiks. Hetkel on mul väga vedanud kolleegide ja tööandjaga ning see on minu meelest iga töö juures väga oluline. Minu juht usaldab mind ning on mind kaasanud ka erinevatesse projektidesse, millesse võib-olla alati juhiabisid ei kaasata. Olen sellise usalduse eest väga tänulik ning seetõttu ka paremini motiveeritud ja valmis enda juhi heaolu nimel rohkem pingutama. Kindlasti on mõnes muus asutuses sekretäri roll ja töö hoopis teine, seega ma ei saaks siinkohal üldistusi teha.

Mis on kõige raskem?

Ma ei ütleks, et midagi on raske. Vahel nõuavad teatud probleemid lihtsalt pikemat lahenduskäiku või võimalike lahenduste välja mõtlemist. Olen seisukohal, et ma ei pea teadma KÕIKE, kuid pean teadma, kust leida vastuseid. Seega vahel võib minna google’s pikemalt ;)

Kas ja kus Sa oled täiendanud teadmisi sekretäritöös?

Täna hommikul näiteks osalesin Tallinna Majanduskoolis Janne Kerdo koolitusel dokumenditöö korraldus organisatsioonis. Lisaks pean oluliseks mitte ainult täiendada enda teadmisi sekretäritöös (sest seda katsun ma teha igapäevaselt, tööülesannete käigus), vaid üleüldisi teadmisi ja silmaringi avardamist.

Mis on Sinu arvates oluline, et sekretäri ja juhi omavaheline koostöö sujuks?

Olen kuulnud väljendit, et juhil on asutuses ainult kaks kambajõmmi ehk inimest, keda saab usaldada - sekretär ja finantsjuht. Sekretär on juhi parem käsi, ta peaks mõtlema juhiga sarnaselt ja nad peavad liikuma samade eesmärkide suunas. Sellest tulenevalt on sekretäri valimisel ka oluline hinnata lisaks tööalasele kvalifikatsioonile ka iseloomuomaduste kokkusobivust.

Millega Sa tegeled tööst vabal ajal? Mis on see, mis paneb silmad särama?

Minu silmad paneb särama kõik mu ümber. Suhtun maailmasse austuse ja positiivsusega, ning maailm naeratab mulle vastu! Suured abimehed silmade säramise hoidmisel on minu jaoks trenn ja harrastusteater Salme Teater, kus aktiivselt toimetan juba varsti 15 aastat.

Kelleks Sa unistasid lapsena saada?

Näitlejaks. Pikalt unistasin. Kui ma peale mitmendat proovimist lavakasse sisse ei saanud, siis otsustasin teiste elualade kasuks.

Kust tuli idee osaleda Parim sekretär 2014 konkursil?

See tuli, nagu head mõtted ikka, täiesti juhuslikult.

Mis oli konkursi jooksul kõige huvitavam ja mis valmistas raskusi?

Terve see protsess oli huvitav. Raskusi valmistas üldine arvamus, et ei ole normaalne, kui facebooki hääletuse põhjal parim sekretär selgitatakse. Kuna tegelikult pandi meid ka reaalselt proovile erinevate ülesannetega, siis oli üsna tüütu inimestele, kes ei viitsinud ise süveneda,  kogu aeg tegelikku võistlusprotsessi selgitada. See on ju väga tavaline, et kõigepealt avaldatakse arvamust ning seejärel võib-olla uuritakse tegelikke tagamaid.

Mida arvasid Sinu kolleegid ja juht konkursi võidust?

Nad olid väga positiivselt meelestatud. Minu juht oli näiteks kümne finalisti omadest ainuke, kes oli ka lõppvõistlusel kohal. Peale võistlust oleme muidugi kõvasti naljatanud, et „oh miks ma osalesin“ , sest neid tegevusi, mis võiduga kaasnes, on üsna arvukalt olnud.

Mis Sinu elus on muutunud pärast nii auväärse tiitli võitmist?

Saan rohkem kallistusi ja kätt surutakse ülikooli peal endiselt tihedamini, kui varem.

Kas suhtled siiani teiste konkursil osalenud sekretäridega?

Ma arvan, et see oli üks positiivsemaid asju, mis selle konkursiga kaasnes. Ma olen leidnud väga toredaid inimesi, kellega koos on juba kõvasti nalja saanud. Oleme suhelnud siiani ja kindlasti teeme seda ka edaspidi!

Kas julged soovitada konkursil osalemist ka teistele sekretäridele?

Loomulikult soovitan osaleda! Esiteks võiks endalt küsida küsimuse: kas sekretär on ainult kohvikeetja ja telefonile vastaja? Kui vastus on „EI“, siis tasub kindlasti osaleda, et tõsta üleüldist arvamust sekretäridest, juhiabidest, büroojuhtidest ja assistentidest. Aga ma hoiatan, konkurents on kõrge ja ainult sõbralikust ja toredast olekust ei piisa;)

Ja kõikidele teistele soovitan ma enda asutuse sekretäre rohkem tähele panna ja hinnata nende tööd veidi rohkem.

KOLLEEGID HEIDIST

Mariane

Olen Heidiga esimest korda ja tihedamalt kokku puutunud viimase paari kuu jooksul, kui olen emapuhkuselt osalise ajaga tööl tagasi. Selle aja jooksul on Heidi mind mitmel korral väga positiivselt üllatanud, kui on pakkunud mulle lahendust või enda initsiatiivi asjaajamiste ja tööülesannete tegemiseks ja lihtsustamiseks. Suures organisatsioonis töötades ja mõnda aega töölt eemal olles on mitmed asjad segadust tekitavad, eriti kui igapäevaselt kõigega kokku ei puutu ja kogemust ei ole. Heidi on aidanud mul minu segadused väga meeldivalt lahti harutada. Mul on Heidiga väga suur rõõm koos töötada ja usun, et seda tunneb terve meie osakond.

Kui sõnadega välja tuua, siis iseloomustab Heidit initsiatiivikus ja huvi kolleegide töökäigu vastu osakonna töö paremaks toimimiseks.

Katre

Heidi on parim, sest:

- ta suudab meeles pidada KÕIK asjad ja seda vajalikul hetkel vajalikule inimesele meelde tuletada;

- ta on väga organiseeritud, nii asjaajamises kui sündmuste korraldamisel;

- ta kasvatab kõiki kolleege nii, et neis sirguksid eeskujulikud kolleegid meile kõigile;

- tal on alati midagi positiivset varuks (kommi, kooki, musta huumorit);

- ta on nagu Šveitsi nuga, kes suudab parandada tehnikat, lahendada IT probleeme, otsida ülesse kadunud asjad, lahendada võimatuna tunduvaid olukordi ja süstida positiivset energiat kõigisse (isegi lilledesse!).

Kadri-Ann

Lisaks sellele, et Heidi on sõbralik ja alati abivalmis, on ta väga loominguline ja kiire rekatsiooniga lahendamaks jooksvaid probleeme. Samas on ta vajadusel konkreetne ja isegi veidike karm, mis tähendab, et temaga arvestatakse ja tema arvamus on meeskonnas hinnatud. Kui keegi teine ei tea, siis Heidi ikka teab!

Keit

Heidi on super tore töökaaslane, raske on tõesti detaile välja tuua, aga mõned mõtted siiski:

- ta on alati heatujuline ja rõõmsameelne ning särav;

- temaga on lihtne rääkida, on avatud ja soe inimene;

- saab hästi läbi erinevate inimtüüpidega: nii noorte välistudengite kui vanemate akadeemikute kui ka bürokraatidega - Heidi seltskonnas tunnevad kõik ennast hästi ja vabalt;

- on alati olemas ja leiab aega, et kuulata;

- ta on organiseeritud ja süsteemne

- tal on alati olemas info, kuidas toimida, kelle poole pöörduda ja kust abi saada

- Heidi poolt organiseeritud sündmused on alati hästi korraldatud, huvitavad ja toredad ning toimivad hästi.

Kindlasti on neid asju veel palju, palju!

Kerti

Heidi on väga hea suhtleja ja meeldiv inimene. Mäletan, et meile rõhutati seda, et sekretär peab alati olema tagaplaanil ja märkamatu, ennast mitte peale suruma.

Kuigi Heidi on silmapaistev isiksus, siis tööd teeb ta sel viisil, et see on märkamatu, kuna kõik laabub ja on alati korras. Hoiab asju kontrolli all.