Kuidas sisekommunikatsioon ettevõttes toimima saada?

Sisekommunikatsiooni ettevõttes arendama asudes tasuks läbi mõelda, mis ettevõttes toimub. Milline info liigub, kas info on kitsalt tööga seotud või lisandub sellele ka organisatsiooni arengut puudutav inimlik aspekt, mis teeb tööelu värvikamaks.

Sisekommunikatsioon on tööriist, mis loob töötaja ja organisatsiooni vahelist suhet. Seetõttu võiks sisekommunikatsioon olla teadlik valik ja ettevõtte strateegilise tegevuse osa.

Sisekommunikatsioon on tegelikult kogu aeg meie ümber, igal pool ja igal ajal – inimesed suhtlevad kohvinurgas, lõunalauas, kolleegidega kabinetis, pärast koosolekut. Nii kujunevad töötajate hoiakud.

Tea, mis ettevõttes toimub

Sisekommunikatsiooni ettevõttes arendama asudes tasuks läbi mõelda, mis ettevõttes toimub. Milline info liigub, kas info on kitsalt tööga seotud või lisandub sellele ka organisatsiooni arengut puudutav inimlik aspekt, mis teeb tööelu värvikamaks.
Kõik töötajad ei taha olla kursis kõigega, mis organisatsioonis aset leiab. Seetõttu on oluline teada, milline on töötajate infovajadus: mida on vaja teada selleks, et teha hästi tööd ja tunda end hästi.
Tasub läbi mõelda, millist infot ja millise regulaarsusega töötajateni viia. Lisaks tasub silmas pidada, kus ettevõtte töötajad viibivad, kas arvuti taga, objektil, klienditeeninduses või mujal, ning seda, mis ajal neil on võimalik infot vastu võtta – millal on lõunapausid ja kus töötajad tööülesannete vahel liiguvad.

Milline on parim kanal?

Seinastende ja plakateid peetakse nõukaaegseteks ja välditakse, aga neid ei maksa alahinnata. Hiljuti hakkasime tootmises neile kanalitele rõhku panema ja kasu on üllatav – see on väga hea võimalus jõuda inimesteni, kes arvutis iga päev pole. Ka siseraadiot kasutatakse Eestis vähe, aga meil on see olemas – see on efektiivne ja elav kanal, mille kaudu töötajad saavad kuulda oma juhti.
Kommunikatsioonivahendina kasutatakse palju Facebooki gruppe. Tasub aga meeles pidada, et nii on väga lihtne infot ettevõttest väljapoole postitada.
Tuleb olla loov ja kasutada info edastamiseks ka mittetraditsioonilisi kanaleid. Näiteks suured vabad pinnad, uksed ja seinad – kasuta need ära ja pane sinna oma teated üles. Või näiteks kui hoovil sõidavad kallurid, siis kui suur masin platsil ringi sõidab, hakkab tema külge kleebitud poster juba kaugelt silma.
Ükskõik kui palju on erinevaid kanaleid, ei tohiks siiski alahinnata inimlikku suhtlust.

Kuidas käituda ajakriitilises situatsioonis?

Vahel on ettevõttel vaja midagi teha, enne kui info jõuab ajakirjandusse. Näiteks Eesti Energia uue juhatuse esimehe valis nõukogu tööpäeva lõpus kell 16.45. Kui panna selle kohta uudis üles siseveebi, siis kes õhtul seda seal ikka loeb. Aga uudisest hakatakse kohe meedias rääkima ja tahtsime seda ennetada. E-kirju õhtul osa loeb, aga mitte kõik. Seega otsustasime saata kõigile SMSid. Nii jõudis õhtul kõigi telefonidesse teade sellest, kes on juhiks valitud. Tasub leida moodus: isegi kui tundub, et olukord on lootusetu ja lahendust pole, on see tegelikult kindlasti olemas.

Kuidas töötajad sisekommunikatsiooni kanaleid jälgima saada?

TEE SÕNUM LIHTSALT ARUSAADAVAKS. Juristide keelekasutus on teine kui personalitöötajatel, IT-inimestel või tööstustöölistel. Lihtsustamisega ei tohi liiale minna, aga liialt keerulisi mõisteid ei tasu kasutada.

STRUKTUEERI INFO. Dokumendid kirjuta ümber uudiseks, tee otsustest kokkuvõte, mitte ära pane üles terveid dokumente. Alapealkirjadega ja graafikutega teksti on lihtsam lugeda. Palju annab juurde, kui tekst on isikustatud – pane kõneisik rääkima ja kasuta tsitaate.

VII KANAL TÖÖTAJATELE VÕIMALIKULT LÄHEDALE. Otsi üles kohad, kus inimesed liiguvad, olgu selleks kas või dušinurk, kus inimene oma järjekorda ootab. Plakatite puhul hakkab inimestele silma ootamatu lahendus või kolleegi pilt sellel. Kasuta ära kogunemiskohad, nt ala kohviaparaadi kõrval.

LOO RUTIIN. Info liikumine peab olema regulaarne, siis tekib töötajatel harjumus seda jälgida. Ükskõik, kas uudiskiri ilmub kord nädalas või kvartalis, avalda seda ühel ja samal ajal.

PÜÜA TÄHELEPANU. Kasuta info edastamisel midagi uut. Ära karda loovat lähenemist, olgu selleks kas või info WC uksel. KASUTA HUUMORIT. Alati ei pea olema väga tõsine. Kui juhtub midagi naljakat, siis jaga seda – ükskõik, kas nägid ise midagi, juhtus midagi või klient andis naljakat tagasisidet.

JAGA PÄRISELT OLULIST INFOT. Väldi ilustamist, töötajad näevad niikuinii, milline on tegelikkus.

PÖÖRA TÄHELEPANU MUUDATUSTE VAHENDAMISELE. Ei piisa teatamisest, et on uus strateegia või suletakse tehas. Inimesi huvitab, miks miski toimub ja neid puudutav praktiline pool – kas töökoht jääb alles, kas peab ümber õppima jne. Järkjärguline teavitamine on parem kui üks suur pauk. Muudatuste pehmendamiseks võib anda ka lubadusi, nt kui sulgeme tehase, mis töötab poolkoormusel ja inimesed hakkavad mujal tööl käima, siis me parandame töötingimusi. Nii saab vastuvõttu pehmendada.

Peamised vead sisesuhtluses:
- suhtlus ja info jagamine on juhuse hooleks jäetud
- ebaregulaarne
- puudub initsiatiiv
- pole ülevaadet tehtust

Erinevad traditsioonilised sisesuhluse kanalid:
SISEVEEB. Arvestab töötaja loogikat.
INFOSTEND. Paigutatud enimkäidavasse kohta.
SISERAADIO. Tehastes eetris töötajate lõunapausil.
SISELEHT. Töötajale võimalikult kättesaadav.
UUDISKIRI. Arvestab töötaja vastuvõtuvõimet.
PLAKATID. Sõnum ja visuaal kõnetab töötajat.
KOHVINURGAD. Kasutab toimuvaid kogunemisi.
INFORINGID, nõupidamised.
ÜHISÜRITUSED
FACEBOOKI GRUPP

Mittetraditsioonilised sisesuhtluse kanalid:
- tsehhi või kontori uksed
- objektil ringi liikuvad autod
- WC-uksed
- pesuruumid
- kalendrid

Kommunikatsioonispetsialisti ülesanded

KAARDISTA OLUKORD. Oluline on teada, millised on inimeste ootused, kellele kommunikatsiooni tehakse.

TAGA JUHTIDE TOETUS. See tagab kommunikatsiooniks vajalikud ressursid, lisaks annavad juhid eeskuju, kujundades üldist arvamust.

KUTSU KOKKU FOOKUSGRUPID. Kui organisatsiooni eri üksustest erinevad inimesed kokku võtta, saab väärtuslikku infot, mis on kommunikatsioonis valesti ja mida võiks veel teha. Kommunikatsioonispetsialist peab olema alati töötaja rollis, mitte vaatama asju näiteks personalijuhi aspektist.

MÕTLE LÄBI PÕHISÕNUMID, FOOKUSTEEMAD JA KÕNEISIKUD. Nendeks võivad olla juhid või spetsialistid. Lisaks kaardista võtmeisikud, kelle käest kolleegid käivad ühe või teise asja kohta arvamust küsimas.

PANE PAIKA REEGLID. Kokku tuleb leppida, kes mille eest vastutab, mis viisil infot edastatakse ning kuidas ja kui tihti tulemusi mõõdetakse.

TEE KOOSTÖÖD. Oluline roll on juhtidel, kellele tasub selgitada, mis kasu ettevõte sisekommunikatsioonist saab. Leia see, mis juhti käivitab, kas siis paranevad tulemused või parem emotsioon. Läbi peaks rääkima juhi rolli ja vastutuse. Oluline on koostöö erinevate osakondadega. Tasub teha aastaplaan, kust on näha, mis on ühes või teises osakonnas toimumas on ning seda paar korda aastas ka kaasajastada. Oluline on ka koostöö abilistega. Üksi ei jõua kõikjale, mistõttu on oluline roll personalitöötajatel ja assistentidel-sekretäridel.

KOGU REGULAARSELT TAGASISIDET. Info saamiseks võib teha nii suuremaid küsitlusi, sidudes sisekommunikatsiooniteemad rahuloluküsitluse või pühendumusuuringuga, aga võimalik on teha ka väiksemaid kanalivõi teemapõhiseid uuringuid.

RÄÄGI OMA TÖÖST. Sageli kiputakse seda unustama, sest võib tunduda, et sisekommunikatsioon on kogu aeg pildis. Korra kvartalis tasub teha ülevaateid juhtidele – kuidas töötajad on muudatusi omaks võtnud, kuidas kommunikatsioon on mõjutanud rahulolu tulemusi jne.

Osale arutelus

  • Margita Tuulik, Tiive Murdoja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Nelja Energia AS otsib BÜROOJUHTI

Manpower OÜ

19. november 2017

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine