17. november 2014

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Bigbank Grupi personalivaldkonna juht Estel Pukk on välismaal firmaüritusi korraldanud mitmeid – Bigbankil on nimelt töötajad kuues ning kliendid üheksas riigis üle kogu Euroopa. “Suuremaid ja väiksemaid üritusi nii oma töötajatele kui ka klientidele korraldame kogu aeg. Näiteks oleme tutvustanud hispaanlastele suvepäevade traditsiooni, viinud läbi kogu grupi töötajatele ühise aastaseminari Riias, samuti toimuvad pidevalt osakondade tasandil üritused,” rääkis ta.

Maanda riske vastutuse delegeerimisega

Puki hinnangul algab mõttetöö uue ürituse väljatöötamiseks tavaliselt kohe, kui eelmine üritus on läbi ning osalejate tagasiside käes. “Traditsiooniliste, kord aastas toimuvate ettevõtmiste puhul kestab ettevalmistusperiood läbi aasta.

Olulised kuupäevad ning võtmeküsimused – eelarve, toimumiskoht, peaesineja – tuleb suurte ürituste puhul paika panna vähemalt kolm kuud enne ürituse toimumist,” tõdes Pukk. Ideaalis peavad kutsed osalejatele võimalikult varakult välja minema. Seevastu detailne programm, esinejad, menüü jm detailid jäävad viimase kuu tööks, rääkis ta enda kogemusest.

“Siiski on elu näidanud, et tegelikult saab üritus tehtud ka paari nädalase ettevalmistusega, ainult et närvikulu ja maksumus kujuneb sel juhul kõrgemaks,”

sõnas ta kerge muigega.

Olukorras, kus ürituse toimumiskoht on ühes ja korraldusmeeskond teises riigis, on Puki hinnangul kõige suurem peavalu partnerite usaldusväärsus ning kokkulepetest kinni pidamine. “Isegi kui tundub, et e-kirja ja telefoni teel on kõik detailselt kokku lepitud, selgub kohapeal ikka, et keegi sai millestki teistmoodi aru, oluline ressurss on vales kohas valepidi või on midagi jäänud ülepea tegemata. Enim on nalja saanud meie ettevõtte maskoti – ülisuure sinise täispuhutava elevandi – ülespanekuga,” meenutas Pukk.

Kohapealse korraldusega seotud riske aitab maandada vastutuse delegeerimine kohalikele Bigbanki töötajale. “Distantsilt toimub eelkõige ürituse eesmärgi, kontseptsiooni ja programmi kokkupanek.”

Arvesta kultuuriliste erinevustega

Üks teema, mis Puki hinnangul alati üllatusi pakub, on maksud. “Igas riigis on meie mõistes erisoodustusmaksu või muude lisanduvate kulude põhimõtted erinevad, mistõttu esimesel korral võib planeeritud ja tegelik eelarve üsna erinevaks kujuneda,” toonitas ta aspekti, mida tasub kindlasti silmas pidada.

Lisaks on firmal kujunenud tavaks teha partneritega põhjalikud lepingud. “Näiteks lepime me kokku garantiid ja/või trahvid juhuks, kui koostööpartner oma kohustusi ei täida,” selgitas ta. Samas on tema sõnul selge, et tagantjärele lepingust näpuga järge ajades ning probleeme lappides ürituse kvaliteeti enam ei paranda. Seetõttu on Puki sõnutsi parim garantii ikkagi professionaalne projektijuhtimine nii nende endi kui partnerite poolt.

Samuti tuleb arvestada kultuurierinevustega. Sellest küll räägitakse palju, kuid sageli kipume me Puki sõnul eestlastena eeldama, et kui meile meeldib või Eestis on midagi kombeks, siis sama lähenemisviis sobib ka mujal. “Tegelikult see nii ei ole, mistõttu esimest korda teises riigis meelelahutusüritust korraldades tasub alati kohalik kogenud inimene appi võtta!”

Üritusturundusfirma Event Masters OÜ loovjuhi Valdo Jahilo sõnul tasuks välismaal toimuva ürituse korraldamiseks arvestada vähemasti neli kuni kuus kuud ettevalmistusaega.

Jahilo hinnangul ei ole meie ettevõtete seas välismaal ürituste korraldamine just kuigi sage. “Suur osa väljaspool Eestit toimuvatest üritustest kujutavad endast messidel osalemist. Levinud on ka seminaride ühe osana meeskondlike võistluste või meelelahutuse korraldamine, mis on põimitud üldjuhul õhtuste vastuvõttudega,” kirjeldas Jahilo.

Käi varem toimumiskohas

Kui sellise ürituse idee tekkib, siis tasuks selle korraldamist alustada vähemalt neli kuni kuus kuud varem, sõnas Jahilo. Ka soovitab ta kasutada kohalikku partnerit, kes teab kultuurilist tausta.

“Sellistel puhkudel peab mõistagi jälgima kohapealsete koostööpartnerite tausta ja usaldusväärsust – allhankijate tausta, maksusüsteemi jms,” hoiatas ta. Jahilo sõnul on tulnud neil ette olukordi, kus allhankijate pool on suures osas tulnud Eestist kaasa. “Seda siis juhul, kui on olnud tegu erilahendustega ja kus peab tulemuses sajaprotsendiliselt kindel olema.”

Kindlasti soovitab ta võimalusel käia sündmuse toimumiskohas varem üks kuni kaks korda kohtumas ja üle vaatamas, et olla kindel, et kõik toimib ootuspäraselt. “Eelkõige võivad erisused avalduda kultuurilisel pinnal, samuti võib üllatusi tulla kasvõi infrastruktuuri vms puhul. Kui oled ise oma silmaga kõik üle vaadanud, võid juba veidi rahulikumalt magada,” märkis ta.

Millegipärast kiputakse meil Jahilo sõnul aga eeldama, et kui tegu on Eesti partneriga, siis on kõik odavam. Teisisõnu planeeritakse üritusele vähem ressursse kui mõnes teises välisriigis analoogset ettevõtmist korraldades. “Samuti on kujunenud eelarvamus, et alati saadakse hakkama inglise keelega. Nii võib olla, kuid mitte alati – igal juhul peaks olemas olema backup-variant.”

Arvesta tavadega

PANE olulised kuupäevad ning võtmeküsimused – eelarve, toimumiskoht, peaesineja sõltuvalt ürituse suurusest paika vähemalt kuus kuni kolm kuud enne ürituse toimumist.

SAADA kutsed laiali paar kuud enne ürituse toimumist, et inimesed jõuaksid enda töid-tegemisi ning reisiga seonduvat planeerida.

UURI ja arvesta üritust korraldades kohalike kultuuriliste eripäradega.

OTSI endale koostööpartnerid ürituse toimumise riigis. Delegeeri võimalusel kohapealse detailse korralduse vastutus lepinguliselt.

JÄLGI, et saad ürituse toimumise asukohas kehtivatest maksudest õigesti aru – muul juhul võivad kulud kujuneda kavandatust suuremateks.

JÄLGI, et kõikide töötajate dokumendid oleksid korras.

USALDA, aga kontrolli alati! Ikka võib leiduda keegi, kes sai millestki valesti aru.

Autor: Tiive Murdoja, Kairi Oja