7. jaanuar 2015

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

IT-haldusfirmade hinnangul ei pöördu ettevõtted eriti sageli haldusfirmade poole firmasisese suhtluse küsimustes. “Ettevõtted küsivad vähe nõu. Need, kes kasutavad eraisikuna Skype’i, lisavad sinna ka töökaaslased. Skype’i kasutatakse rohkem kas personaalseks või ettevõttesiseseks suhtluseks. Väljaspool ettevõtet klientide või partneritega suhtlemiseks on endiselt levinud klassikalised viisid nagu e-kirjad ja telefonikõned,” rääkis Eesti telekomi ärijuhtimise valdkonna juht Silver Siniavski. Tema sõnul on Eesti veel piisavalt noor turg, et siin oleks laialdasemalt levinud spetsiifilisemad suhtluse vahendid.

Siniavski sõnul kasutatakse Eestis vähe ka spetsiaalseid suhtlustarkvarasid. Seda võibolla ka põhjusel, et enamik Eestis tegutsevaid ettevõtteid on pigem väikesed ja istuvad samades ruumides, seega on lihtsam oma vahel rääkida kui kirjutada. IThaldus.ee OÜ IT-spetsialisti Priit Linnumäe sõnul on eestlased tõesti konservatiivsed. “Peamine probleem on see, et ei osata tahta muid suhtlusvahendeid peale telefoni või e-posti. Suhtlustarkvarast kasutatakse pigem Skype’i,” ütles ta.

Kuidas valida firmasisest suhtluskanalit?

1. Suhtluse viis

Millist ette võttesisest suhtlust vajatakse – kas töötajate omavahelisest suhtlusest peavad märgid maha jääma ehk kas töötajate omavaheline suhtlus peab olema kuidagi kirjalikult dokumenteeritav?

2. Info tundlikkus

Tundliku info all peetakse silmas ettevõtte majandusinfot ja isikuandmeid. Sellistel puhkudel olemasolevaid IT-süsteeme ei soovitata, parem oleks üles ehitada uus suhtluskanal.

3. Töö iseloom

See tuleb määratleda suhtluskanali valikul, eri valdkonna ettevõtted vajavad ka erinevaid lahendusi. Näiteks suurem kliendibaas nõuab kontaktihaldust; agentuurid, kes jagavad suuremaid faile, vajavad pilvefaili lahendusi jne. Igale konkreetsele vajadusele on erinevaid lahendusi.

Allikas: Priit Linnumäe, Silver Sinivask

Valik elektroonilisi suhtlusvõimalusi

Skype. Tasuta tarkvara, mis võimaldab tasuta tekstisuhtlust ning video- ning tavakõnesid kasutajatega. Üsnagi eelistatud.

Fleep. Võimaldab vestlusesse kaasata ka mittekasutajaid (vestluses saab osaleda e-posti abil), erinevalt Skype’ist parem sünkroniseeritus erinevate seadmete vahel. Miinustena tuuakse välja rakenduse iOS-versiooni mõningased viperused. Otsing ei tööta.

Suhtlus.ee. Tegu on keskkonnaga, kus töötamine e-posti ja telefoni kõnedega on seotud kliendi halduse ja sotsiaalmeediaga. Koondab kõik suhtlemiseks vajaliku eelkõige väikeettevõtja huve silmas pidades: e-posti kontod, kontaktid, telefoni sidumine ja kõnelogid ning märkmed. Lihtsalt saab silma peal hoida kõikidel enda või kolleegi saadetud e-kirjadel, samuti saabunud e-kirjadel.

Hea vidin on märkmete tegemise võimalus kõne ajal: nii näed järgmisel korral kliendiga suheldes, millest eelmisel korral räägitud sai. Iga töötaja saab ise otsustada, missuguseid suhtlusvooge või kontakte töökaaslastega jagada või privaatsena hoida.

Asana. Firmasiseseks suhtluseks mõeldud programm, mis võimaldab hoida kõik asjad ühes kohas. Saab kasutada integratsioonifunktsiooni ehk ühendada teiste võimalustega nagu Google Drive ja Dropbox, kasutada kalendersüsteemi jpm.

Yammer. Kasutab enam kui 200 000 ettevõtet üle kogu maailma. Kasutab sarnaselt Asanaga integreeritud võimalusi, näiteks saab kasutada Microsofti teenuseid.

KOMMENTAAR: SEB Grupis suheldakse läbi Lynci

EVELIN ALLAS, SEB kommunikatsioonijuht:

Suhtleme igapäevaselt Lync-i kaudu, teeme videokonverentse, räägime telefontsi või saame kolleegidega füüsiliselt kokku.

SEB Grupi tasandil teeme kiire suhtluse tarvis Lync-kõnesid – läbi arvuti koos pildi ja häälega. Koosolekule saab kutsuda mitu kolleegi, samas on võimalus jälgida ettekannet, kui peaks olema vajadus. Iganädalased telefonikonverentsid ja e-kirjad on võimalus suhelda töökohalt lahkumata.

Püüame oma ökoloogilist jala jälge igal aastal vähendada ehk püüame võimalusel koosolekule teise riiki mitte lennata või sõita.

Meie töötajad on väga aktiivsed intraneti kasutajad, sinna on koondunud kõik töötajate jaoks oluline tööinfo ja uudised organisatsiooni kohta.

Kvartaalselt korraldame kõikidele töötajatele panga majandustulemusest ja eesmärkidest ülevaateid, korraldame töötajatele infohommikuid ja ümarlaudu.

Autor: Tiive Murdoja, Pille Ivask