Dokumendihalduri kutsestandard on uuenenud

Möödunud aasta detsembris kinnitas Kutsekoda uuenenud dokumendihalduri kutsestandardi. Muudatustest kirjutab dokumendihalduri kutsestandardi töörühma liige Veiko Berendsen.

Põhjusi kutsestandardi ülevaatamiseks oli kolm:
1. muutus üldse kutsete süsteem;
2. muutunud on valdkond;
3. muutused on läbi teinud seotud ja lähedased kutsestandardid.

Dokumendihalduri uuenenud kutsestandardi leiab Kutsekoja kodulehelt.
 
Dokumendihalduri kutse kutsesüsteemis
 
Eestis kehtiv kutseseadus (Vastu võetud 22.05.2008, RT I 2008, 24, 156) kehtestab 8-tasemelise Eesti kvalifikatsiooniraamistiku (EKR). Dokumendihalduri kutsestandard oli kahetasemeline: tase IV ja tase V ning töörühm alustas samuti uue kutsestandardi koostamist kahetasemelisena, tasemed 6 ja 7.
 
Tasemetelt eeldatavad teadmised, oskused ja vastutuse ulatus on järgmine:

Tasemete eristamine osutus aga keeruliseks, sageli lihtsalt otsituks ning arvestades saadud tagasisidet, 7. taset ei tehtudki. See ei tähenda, et dokumendihalduses poleks taset 7 vaja. Vajadust tunnetatakse, kuid ei osata veel täpsemalt sõnastada. Märksõnaks on siin infohaldus ning sellega seonduvast kirjutan artikli lõpus eraldi. Seni eristas taset IV ja V muuhulgas ka töökogemus. Selle arvestamine nii kvalifikatsiooni omistamisel kui taastõendamisel on toonud kaasa arutelusid, mis tagasi vaadates on nagu endale ise tekitatud probleemid. Näiteks väikese asutuse dokumendihalduse korraldamine, ütleme kooli sekretäri töö, kes on loonud koolis kogu süsteemi, kel on kogemus – siis arutelu selle üle, kas see on ikka piisav V taseme jaoks ja mida sel juhul tasemete eristamine nii töötajale kui ka üldisemalt üldse annab. Teiseks 7. taseme eristava tööosa all mõtles töörühm alguses juhtimisega seonduvat. Siin on aga praktiline probleem, sest dokumendihalduse juhid, kes on asutustes ametis, ei ole sageli üldse dokumendihaldust õppinud, vaid on omandanud teadmised ja oskused praktika käigus ning nähtavasti saanud juhiks vastavate isikuomaduste tõttu. Nende motivatsioon kutset omandada on madal. Samas on juhid silmitsi valdkonna arengu proovikividega, mis on järjest tehnilisemad. Meil puudub praegu selge ettekujutus, millised peaksid olema terviklikku infohaldust organisatsioonis juurutava töötaja – infohalduri  täpsed tööülesanded. Me ei saa ka kirjeldada, kuidas ta peaks need omandama, kui täpselt pole teadagi, mida omandada ning kes peaks neid õpetama. Üldsõnaliselt võib muidugi öelda, et on vaja infohaldureid, nimetada dokumendihalduse spetsialistid ümber infohalduriteks, kuid selles oleks väga palju näivust, wannabelikkust.
 
Kõige olulisem on minu arvates kutse toimimine üldse ehk see, et kutset taotletakse, sellele vastavalt koolitatakse ning sellest lähtutakse tööjõu otsingutel. Dokumendihaldureid otsitakse. Kutseseadusest tuleneb ka see, et esmataseme kutse andmine on ühitatud õppeasutuse lõpetamisega. Dokumendihalduri kutset on ka selliselt antud.
 
Dokumendihalduri kutse on tasemete ja sisulises osas seotud järgmiste kutsetega:
• Arhivaar, tase 7 (kehtib kuni 06.06.2017)
• Arhivaar, tase 6 (kehtib kuni 06.06.2017)
• Juhiabi, tase 6 (kehtib kuni 06.06.2017)
• Sekretär, tase 5 (kehtib kuni 06.06.2017)
• Raamatukoguhoidja, tase 6
• Raamatukoguhoidja, tase 7
• Raamatukoguhoidja, tase 8

Arhivaari, juhiabi ja sekretäri tööga on sisuline seos, raamatukoguhoidjaga on seos õppekavade kaudu nii Tallinna kui Tartu ülikoolis. Kõrgkoolide ja õpetamise vaates võib tinglikult öelda, et tase 6 vastab rakenduskõrghariduse ja bakalaureuse tasemele, tase 7 magistritasemele ja tase 8 doktoritasemele. Ma pean tasemel 8 kutsestandardi tegemist intellektuaalselt huvitavaks, kuid selle toimimisse ma ei usu. Aeg näitab, kuidas 7. ja 8. tase tööle hakkavad.
 
Dokumendihalduri kutsestandard on praegu tasemel 6 ning näib, et üldiselt valitseb arvamus, et edasi tuleb liikuda infohalduri kutsega, mis peaks töö osade tasandil lõimima seotud kutsed veel paremini, näiteks lahendama lisaoskuste küsimuse ning lisama tehnoloogia muutustega toimetulekust vajalikud osad n-ö e-riigi tehnoloogiad.
 
Tehnoloogiliste ja arvutikasutusoskuste osa kirjeldamine kutsestandardis osutus arvatavast palju keerulisemaks. Praegu on kõigis kutsestandardites arvutikasutusoskuse nõue. Seda aga üldjuhul ei kontrollita. Arvutikasutusoskusi kirjeldatakse arvutikasutaja oskustunnistuse ehk AO kaudu (ECDL/ICDL – The European Computer Driving Licence/The International Computer Driving Licence) http://www.ecdl.ee/.

Dokumendihalduritele pole võimalik kutse omistada nende arvutikasutusoskusi kontrollimata. Varasemas kutsestandardis oli aluseks AO 1-7, mis vastas ECDL / ICDL Advanced (versioon 4) sisule ja kehtestati aastal 2003. Aastal 2007 kehtestati AO versioon 5.0. Selle sisu on muutunud, lisandunud on moodul 12 „IT turvalisus“. Kuid praeguseks on ka sellest loobutud ning mindud üle moodulipõhisele vaatele, milles on (1) põhi-, (2) standard- ja (3) edasijõudnute moodulid.

Põhimoodulid on:
1. arvuti põhioskused
2. veebikasutuse põhioskused
3. tekstitöötlus
4. tabelarvutus

Standardmoodulid on:
1. esitlused
2. andmebaaside kasutamine
3. ühistöö veebis
4. IT turvalisus
5. pilditöötlus
6. veebitoimetamine
7. projektitöö
8. 2D graafika
9. terviseinfosüsteemide kasutamine

Edasijõudnute moodulid on:
1. tekstitöötlus
2. tabelarvutus
3. andmebaasid
4. esitlused

On ilmne, et dokumendihaldur peab olema IT valdkonnas edasijõudnud kasutaja või enamatki. Kutsestandardis on arvutikasutusoskused toodud AO moodulite kaupa, kuid tõenäoliselt tuleb eksamiprogrammis seda osa täpsemalt lahti kirjutada. Igal juhul on selge, et tehnoloogia areng – eelkõige dokumentide ühisloome pilveteenused – toovad siin kaasa muutusi.
 
Kutsestandardi sisu ja muutused
 
Dokumendihalduri kutsekirjeldus (2003) ja töö kirjeldus (2014)  nende mõistete erinevus tuleneb kutsestandardi struktuuri muutusest) erinevad mõningal määral. Olulisim on infotöö ja infohalduse osa lisandumine ning see, et uues kutsestandardis on toodud, millistes tööosades puutub dokumendihaldur kokku teiste spetsialistidega.

Uue sõnastuse sai ka dokumendihalduri põhiülesanne, milleks on: luua ja kindlustada organisatsioonis toimiv info- ja dokumendihaldus. Rõhutatud on, et dokumendihalduri töö on lõimitud üldisesse organisatsiooni infotöösse. Tee infohalduse korraldamisele on avatud.
 
Kutsete kirjeldused on võrdlevalt järgmised:

Kutsekirjeldus (2003)
Dokumendihaldureid vajatakse nii avalikus kui erasektoris. Dokumendihalduril peab olema täielik ülevaade organisatsiooni tegevusest ja eesmärkidest, et koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamise ning säilimise tagamine.
Selleks peavad tal olema dokumendihaldus- ja arhiivindusalased teadmised ning oskused. Seoses üleminekuga elektroonilisele dokumendihaldusele on dokumendihaldurile vajalikud teadmised ja oskused infotöötluse ning infotehnoloogia kohta.
Dokumendihalduri põhilised ülesanded on dokumendihalduse korraldamine, riskihaldus, arhiivihalduse korraldamine, töötajatele dokumendihaldusalase koolituse korraldamine ja erialane nõustamine.
Dokumendihalduri tööülesannete mitmekesisus nõuab paindlikku ja kiiret tegutsemist, korrektsust, täpsust, püsivust ja kohusetundlikkust, süstemaatilist mõtlemist ning oskust planeerida oma tööd ja aega. Töö on seotud inimeste juhtimise ning teenindamisega, mis eeldab suhtlemisvalmidust, kehtestavust, koostöö-, otsustus- ja vastutusvõimet ning head suulist ja kirjalikku väljendusoskust. Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, mis seab talle kõrged eetilised nõudmised.
 
Töö kirjeldus (2014)
Dokumendihalduri ülesandeks on luua ja kindlustada organisatsioonis toimiv info- ja dokumendihaldus. Dokumendihalduri töö toetab teiste organisatsiooni põhi- ja tugifunktsioonide täitmist. Dokumendihalduri töö sisuks on info ja dokumentidega seotud töö korraldamine ja tööülesannete täitmine. Dokumendihaldur võib töötada nii era- kui avaliku sektori organisatsioonis.
Dokumendihaldur on spetsialist, kes loob, edastab, võtab vastu ja saadab välja dokumente, organiseerib dokumendisüsteemi, jälgib info- ja dokumendihalduse toimimist, korraldab dokumentidele juurdepääsu ning tagab nende alalhoiu ja säilitamise. Dokumendihaldur töötab ise ja korraldab organisatsiooni tööd erinevate infosüsteemide ja tarkvararakendustega, millest keskne on elektroonilise dokumendihalduse rakendus.
Dokumendihalduri töö on integreeritud üldisesse organisatsiooni infotöösse ja tema tööülesanded võivad kas osaliselt kattuda teiste infoga tegelevate kutsealade töötajate tööülesannetega ja ta täidab neid tööülesandeid või ta teeb lähedaste kutsealade töötajatega koostööd.
Osaledes infohalduse korraldamisel organisatsioonis, töötab dokumendihaldur koostöös juhtkonnaga ja teeb koostööd kommunikatsioonispetsialistiga. Infotehnoloogiliste süsteemide toimimise tagamisel teeb dokumendihaldur koostööd infotehnoloogia spetsialistiga, sest info- ja dokumendihalduse süsteem koosneb nii sisu- kui ka tehnoloogilisest poolest. Dokumendihaldur osaleb organisatsiooni protsesside korraldamisel ja muutmisel, tehes seda koostöös kvaliteedijuhtide ja teiste spetsialistidega. Dokumendi- ja arhiivihaldus on omavahel tihedalt seotud. Dokumendihaldur osaleb arhiivihalduse korraldamisel, tehes seda koostöös arhivaariga.
Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, sageli korraldades sellele juurdepääsu. Töö isikuandmete, ärisaladuse ja muu konfidentsiaalse informatsiooniga seab dokumendihaldurile kõrged eetilised nõudmised.
 
Kutsestandard jagab töö osadeks

Juhiabil on neid 6, arhivaaril 8, raamatukoguhoidjal 5, kuid raamatupidajal ainult 3. Juhiabil ja arhivaaril on lisaks valitavad tööosad. Dokumendihalduril oli varasemas kutsestandardis valitavaid osasid, kuid uues neid pole. Nende järele ei leitud enam vajadust. Mõistagi tehakse praktikas veel muid töid, kuid leiti, et välja toodud 9 osa kirjeldavad kutset just õige süstemaatikaga. Üldiselt näitab see, kas kutse on jagatud ainult paariks või rohkemaks tööosaks. Silmas ei ole peetud niivõrd töö lihtsust või keerukust, vaid kategoriseerimist.
Dokumendihalduri 9 tööosa sees on nimetatud 37 tööd. Seda on päris palju! Kuid selge on see, et suurt osa neist tehakse harva – kord aastas või paari tagant. Kogu aeg iga päev ju arendustööd ei tehta, mitmed tööd, nagu koolitus või väärtuse hindamine, tehakse tsükliliselt.
 
Dokumendihalduri kutsel on 9 tööosa:
1. Info korraldamine
2. Dokumendihalduse juhtimine ja arendamine
3. Organisatsiooni tegevuste analüüs, dokumenteerimise ja dokumendisüsteemi organiseerimine
4. Infole ja dokumentidele juurdepääsu korraldamine
5. Info- ja dokumendihaldussüsteemide haldamine
6. Dokumentide loomise, hõlmamise ja kasutatavuse tagamine
7. Infokorraldus tööprotsessides
8. Arhiivihalduse korraldamine
9. Koolitamine ja nõustamine
 
Tööosade rühmitamisest ja sõnastustest on näha, et arvestatud on viimastel aastatel toimunud arenguid ning muutusi arusaamades ja ootustes.
 
Üheks probleemiks kutsestandardis töö osade all tegevusnäitajate kirjeldamisel oli nende üksikasjalikkus. Kohati on tõesti lahti kirjutatud n-ö tehnilised tööd (näiteks lisade olemasolu kontrollimine dokumentide registreerimisel). Siin leiti, et detailsus on üldsõnalisusest parem. Detailsuse tingis see, et tegevusnäitajates oli vaja lahti kirjutada, kuidas üht või teist tööd tehakse. See omakorda võimaldab kontrollimist.
 
Teine – vist küll igipõline – probleem on terminoloogia. Arhivaari, juhiabi ja sekretäri kutse on juba olemas ning nende koostajad küsisid, miks dokumendihalduri kutsestandard ei võta üle nende sõnastusi. See on igati põhjendatud küsimus! Vastus on, et teistes kutsetes esitatu tuli sõnastada üldistatult.
Näiteks arhivaari kutsestandardis on paber- ja digitaalarhiivi tööd eraldi töö osad, dokumendihalduri kutsestandardis sellist jaotust pole. Teine samalaadne küsimus puudutas infohalduse valdkonda, mille mõisted tundusid paljudele uued ning öeldi, et me ei saa aru, mis need on, ning sellega dokumendihaldur ei tegele. See on nüüd küll aga paratamatu, et infohalduse korraldamisega seoses ei lisandu ainult tehnoloogiline aspekt, vaid ka sisuline osa, infoteaduse valdkond. Standardile on lisatud terminite nimekiri koos selgitustega, sest see oli paljude soov. Loodetavasti soovib Dokumendihaldurite ühing taas saada kutset omistavaks organiks!
 
Infohaldur
 
Kutsestandardi koostamise käigus oli arutusel, kas ei peaks üldse loobuma senistest ametinimetustest ning võtta suund üldisemale infohalduri kutsele. Avalikus sektoris on eriti need ametnikud, kes iga päev puutuvad kokku infohalduse arendamisega, rõhutanud, et nad vajavad selliseid spetsialiste, kel oleks rohkem tehnoloogiaalaseid teadmisi. Nagu ma eespool kirjutasin, pole praegu päris selge, mis teadmistest ja oskustest konkreetselt jutt käib. Lõpuks on ikkagi küsimus selles, kes millist tööülesannet täidab ehk kui ma haldan infot, siis mida ma teen? Sellest aru saamata oleks aga seniste kutsete muutmine ettevaatamatu. Olles dokumendihalduri kutse kujunemise juures olnud selle algusest peale, arvan, et see võtab mitu aastat aega.
 
Infohalduri kutse eeskujudeks võiks olla USA professionaalsete ühingute ARMA (Association of Records Managers and Administrators; http://www.arma.org) ja AIIMi (The Global Community of Information Professionals, http://www.aiim.org) seisukohad. Need mõlemad on modulaarsed. ARMA on määratlenud 7 tegevusvaldkonda (domain), mis on esitatud 4 tasemel algajast tipuni. AIIM on välja tulnud sertifitseeritud infotöötaja (Certified Information Professional –CIP) kontseptsiooniga, milles on eraldi sertifitseeritavad tegevusvaldkonnad (domain). Minu arvates võiks selline tegevusvaldkondade või meie standardimise terminiga öelduna töö osade kaupa modulaarne vaatenurk olla infohalduri kutse kirjeldamisel hea võimalus.
 
ARMA tegevusvaldkonnad on:
1. Tegevus, äriprotsessid (Business Functions)
2. Info- ja dokumendihalduse igapäevatöö (RIM Practicies)
3. Riskihaldus (Risk Management)
4. Kommunikatsioon ja müügitöö (Communication and Marketing)
5. Infotehnoloogia (Information Technology)
6. Eestvedamine, juhtimine (Leadership)
 
AIIM teadmiste valdkonnad on:
1. Juurdepääs / Kasutamine (Access / Use)
2. Hõlmamine / Korraldamine (Capture / Manage)
3. Ühistöö / Edastamine (Collaborate / Deliver)
4. Turvalisus / Säilitamine (Secure / Preserve)
5. Arhitektuur / Süsteemid (Architecture / Systems)
6. Planeerimine / Juurutamine (Plan / Implement)
 
Infohalduri kutse teemaga edasiminek võiks olla üks osa dokumendihalduri kutse edasiarendamisest.
 
Töörühma liikmena loodan, et dokumendihalduri kutsestandard sai eelmisest parem. See võimaldab valdkonna töötajatel järele vaadata, mida nad teavad ja oskavad, mida peavad ning soovivad juurde õppida. See võimaldab tööandjatel personali värvates küsida dokumendihaldurilt, kas nad seda või teist oskavad. Tööandjad saavad ka selle alusel planeerida täiendkoolitusi.
 
Põhiline on aga see, et dokumendihaldurile saaks loota kui töötajale, kes oskab luua ja kindlustada organisatsioonis toimiva info- ja dokumendihalduse. Seda organisatsioonid vajavad praegu rohkem kui kümnend tagasi. Dokumendihalduritel on tulevikuski, mida teha.

Praegu küsivad paljud, nagu president, kas see, mis tõi meid siia, viib meid ka edasi? Kui president vastas sellele pigem eitavalt, siis dokumendihaldurite osas olen ma optimistlikum. Dokumendihalduri süsteemne töö jätkub, sellelt pinnalt saab edasi minna.

* Artikkel ilmus Dokumendihaldurite Ühingu uudiskirjas

Osale arutelus

  • Tiive Murdoja, Veiko Berendsen

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Peppersack – tee ajalooliste maitsenaudinguteni

Tallinna vanalinna südames, ajaloolise Raekoja ligidal asuv restoran Peppersack pakub meeldejäävaid maitseelamusi. Lisaks saab nautida mõõgavõitlejate igaõhtust efektset etendust.

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara