JOEL VOLKOV: sekretäri töö on olla asendamatu

Joel Volkov
"Sekretärile võib tööülesandeid kirjutada lõpmatult. Kui taandada aga tema...

Ligi 20 tegutsemisaasta jooksul on reklaamibüroos Tank töötanud 12 sekretäri, kellest 7 on jätkanud tööd keskastme juhi või tippspetsialistina. Tanki juht Joel Volkov jagas sekretäride päeva konverentsil põnevaid fakte oma ettevõtte sekretäride kohta.

Tankis töötab ligi 20 inimest, kõik väga loomingulised isiksused. Sekretäri ülesanne on firmas kogu seda seltskonda ohjes hoida, sõnas Joel Volkov 21. aprillil toimunud sekretäride päeva konverentsil. „Loovkollektiivi sekretär on selle nähtamatu keskpunkt,“ toonitas ta.

Ligi 20 tegutsemisaasta jooksul on firmas töötanud 12 sekretäri, kellest 7 on jätkanud tööd keskastme juhi või tippspetsialistina. Joel Volkovi sõnul ühendab neid kõiki:

Kohusetunne. „Kui ettevõtte juht, kes vastutab mingi protsessi eest, lööb juba käega, siis nemad on need, kes võtavad üle ja teevad edasi. Neil on tohutu võime kontsentreeruda ja teha asju, mida nad ehk isegi ei tea, kuidas tegema peavad. Nad on valmis pidevalt õppima,“ toonitas ta.

Hea huumorimeel. Sekretäril  peab olema Volkovi sõnul väga hea huumorimeel, et suure hulga tööülesannete juures mitte hulluks minna.

Initsiatiiv. „On perioode, kus sekretäril ei ole loovagentuuris midagi teha. Mitte et tööd ei oleks, vaid kui disainerid või kirjutajad loovad  midagi, ja nad teevad seda tihti koos, siis see on selline introvertne pusimine. See on hetk, kus büroojuht või sekretär peab leidma endale tegevusi, sest järgmisel hetkel, kui sellest letargiast ärgatakse, selgub, et kõik on tegemata,“ toonitas ta. Hea sekretär on selline, kes suudab heas mõttes välja nuhkida tegevused, mida on vaja teha ja ennetada olukorda, kus kõik tööd korraga tulevad ja kuhjuvad.

Algatusvõime. See on seotud arendustegevustega - olgu see näiteks kollektiivile mõne ürituse korraldamine vms. Volkovi sõnul on oluline, et sekretär tuleks ise ettepanekutega midagi teha, mitte ei ootaks suuniseid kelleltki teiselt.

Kiire taip. Kui tema ideele ei tulnud head tagasisidet, siis pakub ta kohe teise variandi välja.

Süsteemsus. „Ei ole hullemaid tegelasi, kui need, kes viskavad oma asjad sinna, kuhu juhtub, jätavad ripakile dokumendid, pastakad jm. Kui ei oleks kedagi, kes saaks aru, mis asi kuhu käib, siis tõenäoliselt meie ettevõte ei oleks 20 aastat vana,“ mainis Volkov.

Oskus mõtteid lugeda, olla loominguline. Sekretär peab suutma lugeda inimeste mõtteid, kes on keskendunud võib-olla hoopis mingile teisele ülesandele. Sekretäri loovus seisneb võimes mõista, millist tuge on (loovatel) inimestel tegelikult vaja. „Ta peab suutma nende koe sisse pugeda. Samas peab ta arvestama, et loovad inimesed palju ennast ei ava, nad on üsna kinnised. Ka ei mõtle nad lineaarset liini pidi.“

Miljöö loomine. Sekretärile võib tööülesandeid kirjutada lõpmatult. „Kui taandada aga tema töökirjeldus üheks mõtteks, siis see on miljöö loomine – see on olulisem, kui mistahes tehnilised tegevused,“ sõnas Volkov. Sekretäri ülesanne on rahulikku ja positiivset miljööd hoida, kui asjad ei ole korras ja olla ka see, kes hüsteeriliselt lõbusale peole punkti paneb, kui on vaja. „Kokkuvõttes on sekretäri töö olla asendamatu,“ võttis Volkov teema kokku.

SOOVITUSED
Millega loovkollektiivi tööle minnes arvestada?

Tuleb kasuks
Kannatlikkus. Sekretäritöös tuleb olla väga kannatlik, samas on oluline ka positiivsus.

Hea vältida

Kõige tüüpilisem viga, mida sekretärid kipuvad tegema, on loomingulisse kollektiivi tööle asumine eriliselt loominguliste ootustega. „See oleks justkui panna tordile veel tort peale. Midagi läägemat olla ei saa,“ sõnas Volkov ja selgitas, et see ei tööta, kui loovkollektiivis on kamp nö loomingulisi hulle ja üks hull sekretär. „Ma olen pidanud palkama ligi 100 inimest erineval tasemel. Kõige hullemad tüübid on need, kes ütlevad, et nad on väga loomingulised. Looming ei ole aga statement, see on state of mind. Kui ma seda ei taju, siis on asi kahtlane.

TAUST
Põnevaid fakte ettevõtte Tank sekretäride kohta

• Joel Volkov hindab ettevõtte vanust selle järgi, mil ta võttis tööle esimeses töötaja – sekretäri. See oli 20 aastat tagasi.
• 20 tegutsemisaasta jooksul on reklaamiagentuuris Tank töötanud 12 sekretäri.
• Kõige kauem on kestnud firmas töösuhe sekretäriga 3 aastat ja 4 kuud, kõige vähem 2 kuud. „See 3 aastat ja 4 kuud on minu jaoks teadaolevalt reklaamibüroos töötava sekretäri jaoks absoluutne maailmarekord,“ sõnas Joel Volkov rõõmsal häälel.
• 7 sekretäri 12st on liikunud edasi projektijuhtimise ameti peale, nad on saanud tööd keskastmejuhi või tippspetsialistina. Kõik nad töötasid enne sekretäriametis vähemalt 1,5 aastat.
• 3 sekretäri 12st on leidnud endale firmast pere. „Ei saa pattu salata, ka minu abikaasa alustas Tankis sekretärina ja liikus edasi projektijuhiks,“ sõnas Volkov naerulsui.
• Ettevõttes ei kasutata ametinimetusena väga sõna sekretär, pigem büroojuht.

ÜKS KÜSIMUS
Kuidas treenida loovust? 

Joel Volkov, reklaamibüroo Tank juht
Standardit ei ole. Mina pendeldan mitme maailma vahel - üks on disaini-, teine muusikamaailm. Loovust ei saa seal aga treenida. Saab harjutada seda, mida sa teed, iga päev, kogu aeg – näiteks 10 000 tundi, et saada algajaks professionaaliks. See tähendab siis 10 aasta jooksul 7 tundi päevas.
Kui tahad saada näiteks väga heaks pillimängijaks ja harjutad selle nimel iga päev, siis ühel hetkel avanevad sul mingid väravad - see ongi loovus. Ühel hetkel hakkad aru saama, mida sa mängid, sa hakkad nägema seoseid, ruumilist pilti. Muutud üheks sellega, mida teed. Loovus on võime vaadata seda, mida kõik teised vaatavad, aga näha midagi hoopis muud.

* Joel Volkov esines ettekandega "Sekretär loovas keskkonnas" 21.aprillil, sekretäride päeva konverentsil Tallinna Loomaaias.

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara