8 tähelepanekut üritusele toitlustuse ja ruumikujunduse valikul

Parimaks reklaamiks on rõõmus ja rahulolev osaleja, seega on mõistlik toitude pakkumine ning sobiva miljöö loomine varakult läbi mõelda.
Parimaks reklaamiks on rõõmus ja rahulolev osaleja, seega on mõistlik toitude...

Hubane atmosfäär ja maitsvad söögid on õnnestunud ürituse olulised osad. Kui osalejad tunnevad ennast mugavalt, löövad nad tegevustes aktiivselt kaasa ning ürituse sisu jääb neile paremini meelde. Parimaks reklaamiks on rõõmus ja rahulolev osaleja, seega on mõistlik toitude pakkumine ning sobiva miljöö loomine varakult läbi mõelda.

Alljärgnevad küsimused on sulle abiks sobivaima toitlustuse ja ruumikujunduse valikul, et korraldatav konverents, firmapidu või muu üritus oleks meeldejääv ja nauditav.

1. Miks ja millal võiksid mõelda toitlustuse peale?

Kui üritus kestab üle mõne tunni, vajavad osalejad vahepeal puhkust ja kehakinnitust. Tühi kõht väsitab, muudab rahulolematuks ning raskendab sündmuse nautimist. Selline ürituse korraldus võib rikkuda kogu sündmuse meeleolu, ei kutsu taasosalema, vähendab positiivset tagasisidet ning halvemal juhul võite kaotada potentsiaalseid kliente.

Kas üritusel on mõtet pakkuda toitlustust, sõltub tavaliselt ürituse pikkusest. Pooletunnisel üritusel pole toit oluline, kuid joomise võimalus võiks olemas olla. Konverentsidel, seminaridel ja muudel pikematel üritustel on söögi pakkumine kindlasti vajalik. Hommikust õhtuni toimuval üritusel oleks mõistlik pakkuda vähemalt korra sooja sööki ning teha kaks kohvipausi. Kui korraldaja seminari lõunal toitu ei paku, peaks paus piisavalt pikk olema, et osalejad jõuaksid ümberkaudsetesse toidukohtadesse sööma minna.

2. Kuidas valida sobiv catering firma?

Head cateringi teenust pakkuvad ettevõtted lähtuvad klientide vajadustest ja soovidest, järgides seejuures toiduohutuse nõudeid. Suurtel catering firmadel on vahendid, kogemused ja vilumus erinevate ürituste ja ootamatustega toime tulekuks, väiksemate ettevõtete pakutavad teenused võivad aga piisava inventari ja tööjõu puudumise tõttu piiratud olla. Viimast tasub silmas pidada suursündmust organiseerides, väiksemaarvulise või lihtsama ürituse jaoks võivad aga sobida ka teenusepakkujad, kelle jaoks catering pole põhitegevus (näiteks kohalikud kohvikud ja restoranid).

Soovitused sobivaima teenusepakkuja valikuks:

  • Eelarve enne hinnapäringute saatmist mõtle läbi toitlustuse eelarve. See lihtsustab sul hilisemaid läbirääkimisi, menüü ja personali planeerimist.
  • Soovitused ja taustauuring küsi tuttavatelt soovitusi catering firma valikul, uuri teenust pakkuvate ettevõtete kogemusi ja saada päringud mitmele ettevõttele.
  • Pakutav teenuste hulk ja kvaliteet veendu, et ettevõtted pakuksid kõiki sinu soovitud teenuseid või leia võimalus lisateenuseid tellida. Näiteks osad cateringi teenuseid pakkuvad ettevõtted valmistavad ja toovad toidu kohale, kuid selle serveerimiseks ja koristamiseks tuleb korraldajal eraldi personal palgata. Kui soovid tellida ka teenindust, küsi teenindajate väljaõppe ja kogemuse kohta.
  • Testi proovimenüüd ja uuri koguste kohta võimalusel proovi cateringi firma poolt pakutava menüü toite. Seejuures arvesta, et toidukvaliteedil võib olla suur vahe olenevalt sellest, kas sööki on valmistatud proovimiseks 2 või külaliste jaoks 500 portsjonit. Toidu testimine annab sulle võimaluse ka kokaga kohtuda, näha tema tööstiili ja paindlikkust. Uuri toorainete kohta kas toit valmistatakse sügavkülmutatud valmistoodetest või tehakse värsketest koostisosadest. Lõpetuseks küsi kindlasti võimalikult konkreetset toitude kogust – olukord, kus toit enne järjekorra lõppemist otsa saab, jätaks kogu üritusest halva mulje.
  • Erivajadused ja ootamatused uuri, kuidas tuleb cateringi teenust pakkuv ettevõte toime erivajaduste ja ootamatustega näiteks võib ürituse algus pool tundi edasi lükkuda või külaliste seas leiduda toiduallergiaga inimesi.
  • Hinda suhtlust läbirääkimiste ajal kaua läks toitlustajal aega su päringule vastamiseks, kui sujuvad olid läbirääkimised ning kui professionaalse mulje teenusepakkuja jättis sulle kõik see annab hea eelaimduse, milliseks kujuneb koostöö ürituse ajal.

3. Kui palju maksab catering teenus?

Üldiselt peab paika reegel mida kallim hind, seda kvaliteetsem teenus ja toit. Keskmised toitlustamise kulud ühe inimese kohta on järgmised:

  • seminaril 16-18€,
  • vastuvõttudel koos alkohoolsete jookidega 20-30€,
  • buffet sünnipäevadel ja üritustel 33-40€,
  • galaüritustel 40-55€.

Hinnakujundusel mängivad rolli osalejate arv, ürituse pikkus, toidu ja teenuse kvaliteet ning muud tegurid. Uuri catering firma hinnapakkumist hoolikalt mis lõpphinnas sisaldub, kui suured kogused ja mitu teenindajat on ürituse jaoks arvestatud et pärast ei tuleks ootamatut juurdemaksmise kohustust.

4. Millist informatsiooni ootab toitlustaja ürituse korraldajalt?

Ürituse edukaks läbiviimiseks tuleb korraldajal ja catering ettevõttel korduvalt omavahel suhelda. Toitlustajal on vaja ürituse läbiviijalt järgmist informatsiooni:

  • sündmuse kirjeldus, toimumiskoht, kava ja täpsed kellaajad;
  • soovitud teenused ja tooted (toidu ja jookide eelistused, sööginõude, lauakatete, laudade-toolide ning teeninduse vajadus);
  • võimalikult palju konkreetset ja täiendavat infot (söögisaali ja abiruumide suurus, asukoht ja neile ligipääsetavus, osalejate vanus, rahvus ja teadaolevad erivajadused).

5. Mida on catering ettevõttel ürituse edukaks toitlustamiseks vaja?

Catering firma tasemest hoolimata, ei saa üritus õnnestuda, kui toitlustamiseks vajalikud tingimused on täitmata. Catering firmal on vaja alljärgnevat:

  • mõistlikku läbirääkimiste perioodi menüü, detailide ja söögilaudade asetuse paika panekuks (need peaksid paigas olema hiljemalt 1 nädal enne ürituse algust);
  • abiruume, kuhu toitlustaja mahub ladustama toitu, sööginõusid ja kus kokad ning teenindajad saaksid toimetada;
  • piisavalt aega laudade ja toidu ettevalmistuseks, ülespanekuks ja koristamiseks.

6. Toitlustus on üks esimestest asjadest, millele pikemat üritust korraldades mõeldakse. Mis kasu saab korraldaja aga ruumikujundusest?

Keskkond, kus me elame, töötame, peame koosolekuid, konverentse ja pidusid on väga oluline.

Meeldiva atmosfääri loomisele tasub rõhku panna mis tahes iseloomuga üritustel see loob hea meeleolu, laseb inimestel ennast  mugavalt tunda ning aitab kaasa sündmuse õnnestumisele.

Kui üritus toimub elutus, kõledas ja määrdunud ruumis, muudab see osalejad morniks ja ürituse sisu osas ükskõiksemaks vaevalt et sa sellist kogemust soovid külalistele pakkuda. Samal ajal kaunis ruum, ilusad dekoratsioonid, hea lõhn, sobiv valgustus, värvivalikud ja taustamuusika muudavad sündmuse üldmulje rõõmsamaks ja osalejad erksamaks. Osalejad ei kiirusta äraminekuga ja saavad rahulikult pidu või muud sündmust nautida.

Sobiva ruumikujundusega saame panustada enda ja külaliste heaolule. Rahulolev osaleja annab positiivset tagasisidet ja soovib üritusel teinekordki osaleda saame soojendada kliendisuhteid või valmistada rõõmu lähedastele ja sõpradele.

7. Mida ootab kujunduspartner korraldajalt?

Kui oled otsustanud ruumide kaunistamiseks kujundusteenuseid pakkuvat firmat kasutada, on korduv omavaheline suhtlus soovitud tulemuse saavutamiseks väga oluline. Sujuvaks koostööks on kujunduspartneril vaja teada:

  • ürituse toimumisaega ja iseloomu;
  • ruumi võimalikult täpseid mõõte ja kõrguseid;
  • toidulaudade, baarileti ning muu mööbli paigutust.

Paku kujunduspartnerile välja oma ideed, värvi eelistused ning võimalusel too ka konkreetseid näiteid piltide või joonistega. Sel viisil saab ruumikujundaja kõige paremini ülevaate sinu stiilist ja soovidest. See võimaldab tal sinu head ideed harmooniliseks tervikuks siduda ja teostada.

Nagu ka toitlustuse puhul, on vaja ettevalmistusteks ja ruumikujunduseks enne peo algust piisavalt aega planeerida.

8. Mida võiks ürituse korraldaja veel silmas pidada toitlustust ja ruumikujundust planeerides?

  • Ürituse korraldamisele tuleb aegsasti mõelda. Sobiva catering firma ja ruumikujunduse partneri otsinguid alusta juba mitu kuud enne ürituse toimumisaega.
  • Aja säästmiseks on mugavam tellida kõik võimalikud teenused ühest kohast.
  • Arvesta osalejate erivajaduste ja -soovidega. Menüü koostamisel pea meeles taimetoitlaseid ja allergikuid. Näiteks lisa toidulauale toorsalateid, aurutatud köögivilju, kartuleid või riisi nii saavad kõhu täis ka taime- ja toortoitlased ning gluteeni- ja laktoositalumatusega külalised. Kui üritusele on oodata liikumisraskustega inimesi, arvesta sellega ruumide rentimisel ja kujundamisel.
  • Kui üritusele on oodata lapsi, võid organiseerida neile eraldi menüü ja söögilaua. Samuti tuleb saali dekoreerimisel laste ohutusele rohkem tähelepanu pöörata.
  • Kui üritus toimub väljas, ole valmis ilmamuutuseks ning mõtle läbi ka teised mustad stsenaariumid.
  • Ruumikujundusel on oluline osa ka valgustusel. Efektvalgustusega saad kujundust esile tuua ja värve lisada.

Kokkuvõte

Hästi valitud toitlustus ja ruumikujundus muudavad su ürituse meeldejäävaks ja nauditavaks, olgu sündmuseks konverents, pulm, firma- või sünnipäevapidu. Et kõik õnnestuks, alusta catering firma ja kujunduspartneri otsinguid juba mitu kuud enne ürituse toimumist. Ülesanded ei lõpe aga sobiva partneri välja valimisega ning pidev kommunikatsioon toitlustaja, kujundaja ning korraldaja vahel on õnnestumise võtmeks. Mida rohkem detaile enne sündmuse algust kokku lepite, seda rahulikumalt saad üritusel muudele kohustustele keskenduda või pidupäeva nautida.

Allikas: Tallinna Lauluväljaku blogi
Loe lisaks siit.

Osale arutelus

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine