Autor: Sekretär.ee • 20. oktoober 2015

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Sündmuse korraldamist tuleks alustada kohe, kui tekib idee ja vajadus. Kõige olulisem on paika panna eesmärk ja leida vajadusel sobiv partner ürituse korraldamiseks. "Mida varem partner leitakse, seda rahulikum ja läbimõeldum saab kogu korraldamise protsess olema," selgitas Taavi Puuorg, Acer Events OÜ vabaaja insener. Üldiselt võiks firmapeo planeerimisega alustada kolm kuni kuus kuud enne sündmust.

Varajasel planeerimisel on eelarvele kaudne mõju

Otseselt varane organiseerimine eelarvet ei mõjuta. "Küll aga on sel kaudne mõju - kui jätta planeerimine viimasele minutile, siis on suur tõenäosus, et ei leita soovitud lahendust ning tuleb otsustada kallima alternatiivi kasuks," põhjendas Inara Laan, Creative4 projektijuht.

Enne firmapeo eelarve planeerimist tuleb läbi mõelda sündmuse vajadus ja eesmärk. "Kui kliendil on konkreetne visioon, mida sündmusega soovitakse saavutada, siis on agentuuril lihtsam oma tööd professionaalselt teha," rääkis Puuorg. Suureks abiks on ka orienteeruv eelarve number. Detailide paika panemisel on suureks abiks vajadusel sündmusturundusagentuurid, kelle igapäevatööks on sündmuste planeerimine, lisas Laan - nad oskavad erinevaid kuluartikleid ette näha.

"Väga raske on keskmist hinda (ühe inimese peale kuluvat summat - toim.) öelda. Kõik oleneb nii programmi sisust, sündmuse tüübist, inimeste arvust, toidust kui ka asukohast," selgitas Laan. Mõnusa sündmuse saab korraldada vahemikus 40 kuni 80 eurot, täiendas Puuorg, kuid lisas, et hinda mõjutavaid asjaolusid on palju. "Seetõttu ongi eelpool nimetatud hinnavahemik üpris laiahaardeline," märkis Puuorg.

Ootamatute kulude puhver

Puuoru hinnangul ei tohiks sündmust korraldades ootamatuid kulusid tekkida, sest kõik detailid peaksid eelnevalt olema läbi mõeldud. "Üldjuhul tekitatakse puhver siis, kui pidu on korraldamas ettevõtte enda töötaja, kes paratamatult mõned detailid võib suures tööhoos ära unustada," selgitas ta. Laan aga arvas, et ootamatute kulude puhver võiks laias laastus olla siiski umbes 5% kogu eelarvest. "Meie praktikas ei ole selleks vajadust olnud, kui tellija jääb kokkulepitud detailide juurde ja ei soovi viimasel hetkel muudatusi teha," põhjendas Laan.

Puuorg nimetab kõige levinumaks müüdiks firmaürituse eelarve koostamisel seda, kui arvatakse, et oma töötaja korraldab kõik ära ning selle tulemusena hoitakse kokku ettevõtte kulusid. "Reaalsus on hoopis teine," oli Puuorg veendunud. Ka Laan oli seda meelt, et lõppkokkuvõttes võib siiski agentuuri korraldatud sündmus osutuda mõningatel puhkudel soodsamaks lahenduseks - seda just erinevate detailide läbinägemise osas.

Lisaks nimetab Puuorg suureks veaks hindade alla surumist ning kauplemist. "On loomulik, et kõik read tuleb kriitiliselt üle vaadata, kuid samas tuleb anda aru, et kõik hinnad on välja käidud case-by-case ning on põhjendatult selliselt eelarvesse pandud," nentis ta.

-    Koosta lähteülesanne. Sea eesmärk ning hakka võimalikult vara korraldamisega peale.

-    Pane paika peo toimumise aeg.  

-    Selgita välja külaliste arv.

-    Selgita välja ootused sündmuse toimumise kohale.

-    Milline on peo meelelahutusprogramm?

-    Kuidas on lahendatud toitlustus?

-    Kui vaja, leia endale hea partner, kes suudab hoida kulutused mõistlikes piirides.

Allikas: Inara Laan, Taavi Puuorg

Pidu ei tasu korraldada igalt poolt kokku hoides

Peo külalised tunnetavad suurt kokkuhoidu ning sellisel peol või sündmusel ei ole mõtet. "Õnneks enamus agentuure suudavad oma nõuga ära hoida liigset kokkuhoidu ja eemale kaldumist põhilisest eesmärgist," ütles Puuorg. 

"Valides agentuuri soovitaks hoida mõistlikku joont ning välja valida kolm kuni viis, kellele päring esitada," õpetas Puuorg. Lisaks soovitas Puuorg alustada otsimist Eesti Turunduskommunikatsiooni Agentuuride Liidust (ETKAL). "Astusime liidu alles hiljuti. Püüame ka üritusturunduse valdkonnas tegeleda asjadega, mis meid kõiki ühendab," kirjeldas Puuorg. Loomulikult saab häid soovitusi ka kolleegidelt, partneritelt. Hea on aga alati ettevõtete tausta ka ise üle kontrollida. 

Laan soovitas ka eelnevat teenusepakkujaga kohtuda. "Üks asi on lugeda pakkumist ja eelarvet, kuid hoopis teine on see, kui pakkuja saab selgitada enda nägemust ja kaasnevaid detaile. Kõike ei ole võimalik pakkumisse kirja panna," toonitas Laan.

KOMMENTAAR

Mari Moora, Uusmaa Kinnisvarabüroo personalijuht

Firmapeo planeerimist, olenevalt peo iseloomust, tuleb alustada võimalikult varakult, vahel aasta kuni kaks varem. Tihti on peopaigaks soovitud kohad broneeritud - selleks, et meelepärane koht endale saada, tuleb varakult reageerida. Samuti aitab see kaasa ka soodsamate hindade saamisele, kuna viimase paari aasta jooksul on näiteks toitlustushinnad märgatavalt tõusnud. 

Firmapeo planeerimisel levinuim eksiarvamus on ettekujutus sellest, kui palju võib pidu maksma minna. Tavaline on, et pidu läheb alati rohkem maksma kui planeeritud. 

Alati leidub tutvusringkonnas keegi, kes on varasemalt pidude korraldamisega ja teenusepakkujatega suhtlemisega kokku puutunud. Hea mõte on nende inimestega konsulteerida, sest see teeb lihtsamaks parima valiku leidmise, kuna sõbra soovitus on usaldusväärsem kui ükski foto või kodulehele kirjutatud tutvustav tekst. Kasuks tuleb ka peopaiga varasem külastamine ja teenusepakkujaga näost-näkku suhtlemine. See tagab kindluse, et pakutav vastab kirjeldusele. Oluline on see, et teenuspakkujatega saavutataks ühine mõistmine, mis omakorda on taas abiks peo õnnestumisele.

Autor: Maarja Lega

* Artikkel ilmus Äripäeva erilehes Firmapidu