Milline tehnika on abiks videokoosolekute korraldamisel?

Erinevates linnades või riikides asuva firma kontorite vahelisi koosolekuid ja ka vestlusi värispartneritega peetakse järjest enam reisimisele kuluva aja ja raha kokkuhoiu huvides videolahenduste abil.
Erinevates linnades või riikides asuva firma kontorite vahelisi koosolekuid ja...

Kuigi Eestit peetakse üheks digiajastu lipulaevaks, siis vähemasti videokonverentside puhul eelistavad siinsed ettevõtted pigem lihtsaid ja sissetöötatud lahendusi, näiteks Skype'i.

Kui veel kümmekond aastat tagasi oli distants ettevõtluses probleem, siis rahvusvahelistumine ja kaugtöö populariseerumine on teinud oma töö. Pea kõikides ettevõtetes puututakse vähemal või rohkemal määral kokku ka videokonverentsidega.  

TransferWise usaldab Google'it

Näiteks Eesti viimase aja ühel edukaimal ettevõttel TransferWise'il on viis kontorit neljas riigis. "Kuna kasutame kogu ettevõttega Google Appsi, nende e-posti jms rakendusi, siis on peamiseks videokõnede vahendiks Google Hangouts, aga üks-ühele kõnede puhul või suhtlusel ettevõteväliste kontaktidega kasutame ka Skype'i," rääkis ettevõtte kommunikatsioonijuht Marek Unt.

Firma koosolekuruumid on videokonverentsiks vajaliku tehnikaga varustatud, ka akustika peale on mõeldud. "Suuremad videokõned, näiteks üle-ettevõttelised koosolekud, peetakse suurtes koosolekuruumides ja -aladel, kus ühe televiisori ja kaamera taga istub kümneid inimesi," jätkas Unt. "Need, kes soovivad sellest koosolekust hoopis kodukontorist või oma laua tagant osa võtta ning ei pea ise sõna võtma, lülituvad videokõne ülekande peale - kasutame näiteks Ustreami teenust. Nii saavad nad passiivselt koosolekul osaleda. Ühtlasi oleks sadade osalejatega videokõne administreerimine keerukas." Kui suuremad koosolekud lindistatakse, siis väiksemate puhul selleks põhjust ei nähta.

Danske Banki videokonverentsid pangandusgrupi sisese lahendusega

Danske Banki kommunikatsioonijuht Tõnu Talinurm rääkis, et nende grupp tegutseb 15 riigis ja riikideülene koostöö on ilmselgelt väga tihe. Videokonverentside pidamist toetab pangandusgrupi sisene office communicator lahendus, mille abil saab hõlpsalt saata inimestele sõnumeid üle grupi (chat), jagada arvutiekraani pilti jms. "Kasutame aktiivselt eMeetingu võimalusi, kus saab nii pildi kui hääle abil otse oma arvutist koosolekul osaleda," lisas ta.

Eesti Energia kärbib videokõnede abil kulusid

Eesti Energia äri- ja infotehnoloogia juht Agnes Roos lausus, et nemad kasutavad
videosillana Polycom lahendust (konverentsimikrofonid - toim): seda suuremate koosolekute pidamisel nii ettevõte sees kui ka partneritega suhtlemisel. Üks-ühele või väiksemate koosolekute puhul kasutatakse ka Skype'i teenust.
"Meie suuremad koosolekuruumid on kaetud videokonverentsi võimaldavate seadmetega. Kuna Eesti Energia ettevõtted asuvad üle Eesti väga mitmetes asukohtades, võimaldab videokonverentsi lahendus meil oluliselt optimeerida kulusid, vältides töötajate ringisõitmisest tulenevat ajakulu," jätkas ta. "Samuti hoiame videokonverentside abil kokku hulga ressursse suhtlemisel rahvusvaheliste partneritega. Videokonverentsi lahendus on meie puhul vältimatu ja leiab igapäevaselt üha rohkem kasutust."

Äripäevaga vestelnud IT-valdkonnas töötavad eksperdid nentisid, et üldiselt eelistatakse Eesti firmades lihtsamaid ja sissetöötatud lahendusi, kas või Skype'i. Kallimad videoteenused nagu näiteks InterCall või Citrix GoToMeeting Eestis eriti populaarsed pole.

Mis vahe on tava- ja äriSkype'ile?

Microsofti tehnoloogiastrateegi Magnus Hillermaa sõnul aetakse tulenevalt nime sarnasusest tihti segi Skype ja Skype for Business - tegu on kahe erineva teenusega.  
Skype on tavakliendile suunatud lahendus ning erinevalt Skype For Business'ist kuuluvad sealsed kontod reeglina erakasutajatele, mitte ettevõttele. Skype'il on 300 miljonit aktiivset kasutajat kuus. Microsofti üleilmsest statistikast nähtub, et tööalaseks suhtluseks kasutavad Skype ennekõike mikro- ja väikeettevõtted (kuni 25- töötajaga organisatsioonid).
Tööalasteks suhtluseks suuremates organisatsioonides pakub Microsoft Skype for Business rakendust, mis on osa pilvepõhise Office 365 paketist. "Office 365 pakett on igal neljandal Microsofti ärikliendil üle maailma," lisas Hillermaa.
Skype for Business sisaldab tema sõnutsi näiteks sisujagamise-, salvestamise- ja telefonifunktsioone (koosolekusse sissehelistamine laua- või mobiiltelefonilt) ning asutuse töötajate kontode keskset hallatavust ja ärisuhtluseks vajalikke turvanõudeid.
Skype for Business'is on võimalikud videokõned kuni 250 osalejaga. Uusim täiendus Skype Meeting Broadcast lõi võimaluse videokõnedeks kuni 10 000 osalejaga. Skype for Business'i hinnad algavad 1,70 eurot kuus ühe kasutaja kohta.

Mida pidada silmas videoruumi sisustamisel?

  1. Heal videokoosolekul tekib "kohalolekutunne" - ma näen ja kuulen inimest nii hästi, et mul ei teki tunnet, et pean ikka kohale sõitma. Väikses ruumis on seda palju lihtsam saavutada kui suures. Kui teate, et 95% juhtudel on koosolekutel ühes asukohas 3…4 inimest, siis tehkegi videoruum just sellisele suurusele, mitte ärge pange videotehnikat kõige suuremasse nõupidamissaali.
  2. Hea videoruum on tüüpilisest nõupidamisruumist üsna erinev: videokonverentsiekraan(id) võiks olla külgseinas ja silmade kõrgusel.
  3. Hea videoruumi loomine on pigem haldus- kui IT-osakonna pädevus.
    Allikas: Marko Laurits, Telia tootehaldur

HEA TEADA
Telia videokonverentsiteenust kasutavad nii ministeeriumid kui ülikoolid

Telia tootehaldur Marko Laurits selgitas, et nende vahendusel tehakse umbes poolsada koosolekut nädalas, kuhu on kaasatud üks või mitu videoruumi. Klientidele pakutakse samu lahendusi, mida ise igapäevaselt kasutatakse.
Klientideks on peamiselt asutused ja ettevõtted, kel on palju suhtlemist ja koostööd teiste asukohtade või teiste ettevõtetega. Näiteks tarkvaraarendajad, tootmisettevõtted, ministeeriumid, ülikoolid, eksportivad ettevõtted. Eraisikud või FIEd kasutavad teenust väga harva, eelistatakse tasuta rakendusi.

Kõige enam kasutatavad Telia teenused:

  1. Võimalus ühenduda videokoosolekule veebilehitsejaga. Kõige ehedam ühes ruumis viibimise tunne tekib juhul, kui igal video-osapoolel on hea kvaliteediga videokonverentsiseade.
  2. Videokonverentskõne, et ühel koosolekul saaks osaleda mitu osapoolt. Osalised võivad olla nii videoruumides, kodus arvuti taga, reisida tahvli või nutitelefoniga või ka liituda tavalise telefonikõnega.
  3. Videoruumides toimuvaid koolitusi saab veebiülekandena edastada ja salvestada, et kümned või sajad osalised ei peaks infotunniks ühte kokku sõitma. Üle kantakse nii esineja pilt kui tema näidatavad slaidid ja videod.

Hea pildiga videoruumide hinnad algavad Telias umbes 100 eurot / kuus + käibemaks.

Autor: Karoliina Vasli, kaasautor

* Artikkel ilmus Äripäeva lisalehes Reisileht.

Osale arutelus

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine