4 soovitust, kuidas sekretär saab aidata sisekommunikatsioonile elu sisse puhuda?

Eestis on mitmeid ettevõtteid, kus igapäevase sisekommunikatsiooni eest vastutavad töötajad, kelle jaoks see ei ole põhiülesanne. Sageli täidavad seda vastutusrikast rolli ettevõtetes sekretärid või juhatuse assistendid. Sisekommunikatsiooni eest tuleb neil hoolt kanda muude tööülesannete kõrvalt. Ning sageli ka ilma erialast väljaõpet või varasemat kogemust omamata.

Selleks, et igapäevases virvarris mõjusalt ja tõhusalt toime tulla, tasub teada põhitõdesid ning lihtsamaid nippe, millega sisekommunikatsioonile elu sisse puhuda, kirjutab Kommunikatsioonibüroo Callisto Group OÜ partner ja koolitaja Margita Tuulik.
 
Sisekommunikatsioon loob suhteid
 
Sageli arvatakse, et sisekommunikatsioon on vaid sisemine infovahetus. Tegelikkuses on sisekommunikatsiooni tähendus palju laiem. See on vahend, et aidata luua töötajate ja ettevõtte vahelist suhet ja usaldust. See suhe ja usaldus põhinevad väga mitmetel detailidel. Üks neist on kindlasti ettevõttes toimuv infovahetus ehk teisisõnu, kas liigub info või liiguvad vaid kuulujutud.

Teisalt on kindlasti oluline ka stiil, millega ettevõte oma töötajatega suhtleb. Nii läbi loodud sisekanalite, aga ka läbi kirjastiili ning läbi vahetu suhtluse. Ääretult oluline on mõista, et töötajate vahetud kogemused ning koordineeritud sisekommunikatsioon peavad teineteist toetama. Juhul kui töötajate enda kogemused räägivad midagi muud kui sisekanalites jagatav info ütleb, kaotavad töötajad usalduse. Samuti mängib olulist rolli usalduse kujunemisel see, kust ja millal töötaja info ettevõttes toimuva kohta saab. Kas ta loeb seda ajalehest, kuuleb suitsunurgas kuulujutuna või loeb sellest kõige esimesena ettevõtte sisemisest infokirjast või mis veelgi parem, kuuleb sellest oma otseselt juhilt. Samaväärselt oluline on infoedastamise stiil: kas info toimuva kohta edastatakse napisõnaliselt ilma ühegi selgituseta, või jagatakse töötajatele ka tausta ning aidatakse toimuvat mõista. Esmapilgul võivad detailid tunduda ebaolulised, kuid tegelikkuses mängivad just detailid kõige olulisemat rolli. Seetõttu on oluline nii sisemine avatus ja ausus, info liikumise kiirus ning samuti viis, kuidas infot edastatakse.
 
Kuidas igapäevane sisekommunikatsioon jooksma saada?
 
Mida saab sisekommunikatsiooni toimimise heaks teha siis, kui selle eest vastutab inimene oma põhitöö kõrvalt ning puudub sisekanalite võrgustik? Sekretäride ja assistentide kanda on enamasti kõik kiirreageerimist vajavad ülesanded. Nende vahele peab aga mahtuma ka läbimõeldud sisekommunikatsioon.

Jagan mõned lihtsamad nipid, mis aitavad igapäevast sisekommunikatsiooni järje peal hoida.

  1. Mõtle läbi, millist infot on oluline jagada

    Sekretäri või assistendina oled enamasti ettevõttes toimuvaga kursis. Tead erinevate nõupidamiste toimumisi, ilmselt koostad ka nõupidamiste protokolle, oled kursis juhi päevakavadega jne. Sa ei ole küll sama informeeritud kui ettevõtte juht, kuid tead üsna palju. Kui vastutad sisekommunikatsiooni eest, vaata igat Sinu käes olevat infokildu küsiva pilguga:
    - Kas seda on oluline teada kõikidel töötajatel?
    - Mida sellest on teistel oluline teada?
    - Kui kiiresti see info edastamist vajab?
    - Mida saab sellest juba täna rääkida ja mis peab ootama sobivamat aega?
    - Kas piisab, kui edastada info kirjalikult või vajab see küsimuste-vastuste vooru? Jne

    Arvesta kindlasti sellega, et osa infost vajab töötajatele edastamiseks ettevõtte juhi heakskiitu.

  2. Loo lihtsad infojagamise rutiinid

    Nii iseenda kui kogu ettevõtte jaoks on lihtsam, kui lood infojagamiseks lihtsad rutiinid. Nii on Sul endal teada, et näiteks igal teisipäeval on vaja saata uudiskiri ettevõtte meililisti kui seda teavad oodata ka töötajad. Sel viisil on Sinu töölaud oluliselt rohkem planeeritud ja töötajatel on välja kujunenud harjumus.

    Kuidas infot jagada ja milliseid kanaleid kasutada? Tegelikult siin ühest ja kõigile võrdselt sobivat lahendust ei ole, seetõttu toon välja mõned võimalused. Arvestama peab oma ettevõtte eripära ning seda, milliste kanalitega on võimalik töötajateni jõuda.

    Infoedastus e-kirjaga
    Kui kõik või suurem enamus ettevõtte töötajatest on arvutiga töötajad, on infoedastust kõige lihtsam. Jälgima peab aga seda, et see ei muutuks „spämmimiseks“. Teiseks on oluline teada, et ettevõtte sõnumeid sisaldavad e-kirjad peaksid olema ära tuntavad ning hiljem postkastist ka kergelt leitavad. Siin saab kasutada väga lihtsaid nippe. Üheks võimaluseks on kirjutada alati subject-reale enne kirja sisule viitavat pealkirja ka „Uudiskiri“. Näiteks: „Uudiskiri: suvepäevad toimuvad 3.-4. juunini Lemmerannas“. Kolmandaks loo regulaarsed uudiskirjad, mida saadad välja igal nädalal (või kuul) samal päeval. Neljandaks tasub mõelda ka sõnumite kujundamise peale. Pikk ja tihedalt teksti täis e-kiri ei võlu kedagi. Võib kihla vedada, et enamus kirjasaajatest jätab selle lõpuni lugemata. Kui aga kiri on hästi liigendatud, vahepealkirjadega eraldatud, tekstid on lühikesed ja lisatud ka fotomaterjal tõuseb läbilugejate arv hüppeliselt.

    Infostend kohvinurka
    Tore viis sisesuhtluse elavdamiseks on kasutada ära ruumid, kus töötajad sageli käivad ja kus neil on põhjust pikemalt viibida. Üheks selliseks ruumiks on kindlasti kohvinurk. Sinna saab ülesse panna infostendi, mille sisu teatud regulaarsusega uuendada tuleks: kuu sünnipäevad, ettevõtte ürituste info, lühiteated, fotod üritustelt jms.

    Hommikused kogunemised kohvinurgas
    Väiksemates ettevõtetes on võimalik sisekommunikatsiooni elavamaks muuta läbi regulaarsete „hommikukohvide“. Sisuliselt on võimalik näiteks kas igal hommikul või mõnel kindlal päeval koguneda kokkulepitud kellaajal kohvinurka, kus töötajad ja juhid vahetavad infot informaalsemas õhkkonnas. Saab rääkida sellest, mis nädala jooksul olulisemat toimumas on ning võtta kokku see, mida olulisemat ära tehtud sai. Ükski kirjalik kanal, kui tahes hea kvaliteediga see on, ei asenda vahetut suhtlust oma juhtidega.

    Jaga nõupidamiste protokolle
    Lihtne moodus aidata kaasa info liikumisele, on jagada nõupidamiste protokolle või kokkuvõtteid. Need saab ülesse laadida kõigile ligipääsetavasse võrgukausta või edastada iganädalase e-kirjaga. Oluline on jälgida, kas kõik protokollis olev info kannatab avalikustamist.

    Jaga ürituste fotosid
    Lihtne moodus anda edasi koostegemise rõõme ja emotsioone, on jagada ettevõtte sündmuste fotosid. Fotosid saab jagada nii virtuaalselt läbi võrgukaustade kui printida kohvinurka infostendile. See on lihtne viis luua mõnusat õhkkonda.

    Rikasta siseüritusi ettevõtte infoga
    Tasub ära kasutada neid hetki, mil suurem osa töötajaskonnast on ühes kohas koos. Seetõttu on mõistlik suvepäevadele või jõulupeole lisada ka lühike sisuline osa. Kindlasti ei ole mõtet teha pikka ja detailset ülevaadet ettevõtte strateegiast, pigem pean siin silmas juhi lühikest tervituskõnet. See on võimalus edastada kõikidele olulisi sõnumeid vahetult ja juhi suu kaudu.

    Küsi töötajatelt ettepanekuid
    Loo võimalusi kolleegidel sisekommunikatsioonis kaasa lüüa. Aegajalt tasub teha mõni callup ja uurida, millised küsimused töötajatel on või mis teemadel pikemalt rääkima peaks. Või millist bändi suvepäevadele oodatakse?

    Vahenda küsimusi ja infot
    Igas ettevõttes liigub infot koridorides ja suitsunurkades. Üldjuhul kooruvad sellistes vestlustes välja murekohad ja see, milliseid küsimusi toimuv tekitab. See on Sinu võimalus need teemad kaardistada ja juhiga läbi arutada, kas ja kuidas nendele vastuseid anda.

    Kas siseveeb või siseajaleht?
    Kui ettevõte on suurem ja mitmekesisemate töötajatega (arvutiga töötajad, ilma arvutita töötajad, erinevatel objektidel laiali olevad töötajad jne), tasub mõelda siseveebi või ajalehe avaldamise peale. See laiendab märkimisväärselt võimalust jõuda oluliste sõnumitega kõikide töötajateni. Selleks on aga omad reeglid ja põhimõtted, millest täna pikemalt ei kirjuta.

  3. Süsteemsus ja järjepidevus

    Et töötajatel tekiks harjumus edastatavat infot jälgida on oluline edastada seda järjepidevalt ja süsteemselt. Kindlal ajal ja aasta läbi regulaarselt ilmuv uudiskiri, juhi sõnumid strateegia selgitamiseks, fookussõnumid ettevõtte eesmärkide ellu viimise toetamiseks, majandustulemuste ülevaade nii kord aastas kui lisaks poolaasta tulemuste vahekokkuvõte, ühisürituste eelteavitus ning hilisem järelkommunikatsioon koos fotodega nii suvepäevade kui jõuluürituse järgselt. Ja nii edasi.

    Süsteemsus ja järjepidevus on olulised, et töötajatel kujuneks arusaam infoedastamise loogikast ning ka ootus infot saada.

  4. Kaasa kolleege ja vabatahtlikke

    Kuna osa ettevõtte sisesest infost on üsna spetsiifiline, kasuta kolleegide abi, kes konkreetse teema eest vastutavad. Näiteks majandustulemuste kokkuvõtet ei saa edastada vaid slaididega, numbritele annavad tähenduse selgitused ja tausta lahti mõtestamine. Majandustulemused on vajalik töötajateni viia, kas läbi regulaarse inforingi või läbi kirjaliku uudise. Siin saab kasutada majandustulemuste valdkonna eest vastutava kolleegi abi.

    Lisaks uuri maja pealt, kellel Sinu töökaaslastest on varjatud andeid ning kes on valmis vabatahtlikult kaasa lööma. Näiteks erinevate uudiste või artiklite kirjutamisel, siseürituste korraldamise abistamisel, fotode pildistamises, naljarubriigi loomises jms. Kui julged abi küsida saad positiivse üllatuse osaliseks, kui paljud on valmis abistama.


Kõige halvem sisekommunikatsioon on tegemata sisekommunikatsioon

Seega alusta samm-sammult. Kõike korraga ei peagi jõudma. Abiks on kindlasti see, kui kasutad asjatundja abi ja nõu, et just teie ettevõttele sobiv ja vajalik sisekommunikatsiooni süsteem ellu puhuda. Sisekommunikatsiooni vajaduste analüüs kõlab ehk liiga hirmutavalt, kuid tegelikkuses on see väga praktiline tööriist, mis aitab igal ettevõttel oma sisesuhtlus toimima saada. Küsimused, nagu “Millist infot on vaja edastada?”, “Milliseid kanaleid kasutame?”, “Milliseid kanaleid meie töötajad üldse jälgiksid ja kuidas inimesed neid kanaleid jälgima panna?”, “Mis on meie kanalite sisu?”, “Kes vastutab mille eest?”, “Kes on kõneisikud?” jne, saavad vastused. Kui süsteem on loodud, on hiljem seda elus hoida ja arendada juba lihtsam. Ehk on ka siin toodud soovitused abiks.

Autor: Margita Tuulik, Kommunikatsioonibüroo Callisto Group OÜ partner ja koolitaja

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine