Merlin Kadak: 19 aastat advokaadibüroo sekretariaadi juhtimist

Merlin Kadak on advokaadibüroo Tark Grunte Sutkiene kantselei tööd juhtinud juba 19 aastat. Tema hallata on kogu büroo ja kolme sekretäri tööd ning asjaajamised.
Merlin Kadak on advokaadibüroo Tark Grunte Sutkiene kantselei tööd juhtinud...

Merlin Kadak (38) on advokaadibüroo Tark Grunte Sutkiene kantselei tööd juhtinud juba 19 aastat. Tema hallata on kogu büroo ja kolme sekretäri tööd ning asjaajamised. Kolleegid kiidavad Merlinit kui suurepärast ideede algatajat ja organiseerijat, hindavad tema rõõmsameelsust, head suhtlemisoskust ja korrektsust.

Uurisime, milline on Merlini lugu.

Advokaadibüroosse sattus Merlin tööle otse koolipingist. Ta õppis omal ajal Tallinna Sidekoolis sekretäri erialal. Pärast pool aastat kestnud õpinguid tuli kursusejuhendajalt info, et advokaadibüroo Tark & Co (täna Tark Grunte Sutkiene) otsib sekretäri ja et Merlin kui kursusevanem, valiks välja mõned grupikaaslased, kellega töövestlusele ja katsetele minna. Advokaadibüroo väljavalituks osutus Merlin ise. See aga tähendas, et tööle tuli kooli kõrvalt asuda päevapealt.
Oma päris esimese töökogemuse sai Merlin aga hoopis peale keskkooli EV Sotsiaalministeeriumi välissuhete osakonna protokollibüroo spetsialistina töötades. Seal kogetust on Merlinile tänaseni sissejuurdunud korrektsus asjaajamises ja nõudlikkus dokumentides, mida ta ka oma sekretäridelt ootab.

Esimene õppetund

Esimest tööpäeva advokaadibüroos Merlin enam pärast nii pikki aastaid meenutada ei suuda. Küll aga on tal meeles üks seik büroos alustamise ajast. „Minu kolleegiks oli üks väga sümpaatne vandeadvokaadist vanahärra ja ma mõtlesin, et kuidas tema poole oleks korrektne pöörduda. Kõik büroo töötajad sinatasid omavahel. Tema sinatas mind, aga mulle tundus tema sinatamine mitte sobiv. Ühel päeval võtsin julguse kokku ja küsisin otse, et kas võin ka tema poole pöörduda sina kasutades. Eakat kolleegi ajas see naerma, sest talle tuli see küsimus suure üllatusena ja loomulikult oli ta nõus, et teda sinataksin.“ Seda seika meenutab Merlin kui õpetlikku kogemust, et kui milleski ikka kahtled, siis küsi üle, ei pea ise nuputama, kuidas on õige või mitte. Ja pigem näitab see küsijat positiivses valguses.

Büroo toimimine on tiimitöö

Kui Merlin üheksa paiku kontorisse jõuab, on sekretärid juba büroosse hommikuse elu sissepuhunud - kohvimasin toimib ja on kõige vajalikuga varustatud, ruumid valgustatud, printer sisselülitatud jne. Merlini hallata on kahel korrusel asuv büroo ja kolme sekretäri töö. Esimese asjana vaatab Merlin alati üle sissesaabunud mailid, et kas seal on midagi kiiret, millega tuleks esmajärjekorras tegeleda. „Sageli on vaja mõnel advokaadil minna näiteks kliendi soolaleivapeole või sünnipäevale, siis minu organiseerida on lilled ja originaalne kingitus, mis teinekord võib ette tuua näiteks ehituspoe külastuse,“ toob Merlin näite. Samuti on Merlini organiseerida kolleegide lähetustega seonduv.

Et tööd olulisuse järjekorras tehtud saaks ja midagi kahe silma vahele ei jääks, siis selleks on sekretariaadis ühine meililist, kuhu advokaadid oma päringud ja soovid saadavad. Sekretäridest reageerib kõigile osapooltele kiirelt see, kellel võimalik. Merlin hoiab aga kätt pulsil saadetud palvetel, et kõik tehtud saaks. Sinna listi kuuluvad näiteks tõlketööde tellimine, dokumentide sobivasse formaati kohandamine, asjaajamised väljaspool bürood jpm.
Üheks tööülesandeks on ka Outlookis koosolekutekalendri jälgimine, vajadusel tuleb tellida nõupidamislauale sobivad suupisted ja joogid. Kuna palju asjaajamisi on büroost väljaspool, siis on oluline jälgida, et kummalgi korrusel oleks alati üks sekretäridest kohapeal, kes võtab vastu saabuvaid kliente ja on alati olemas kolleegide kiireteks abipalveteks.

Ajas muutunud bürootöö

Kui palun Merlinil võrrelda bürootööd ajaga, mil tema alustas sekretärina ja tänast päeva, tõdeb ta, et on väga palju toimunud muutusi ja edasi arenguid. Näiteks tehnika osas. Kui algusaastatel oli faksiaparaat igapäevane töövahend, siis täna on kirjavahetus kolinud arvutisse ja pilve. See on toonud kaasa märkimisväärse kaustade ja paberihulga vähenemise. Merlin toob välja ka mobiilsuse, kus kolleeg on kättesaadav ühe telefonikõnega või mailile saab vastata kõikjal. Digiajastu plussina toob Merlin välja veel ka aja kokkuhoiu. Puudub vajadus näiteks Äriregistris järjekorras seista dokumentide sisseandmiseks, seda saab teha nüüd arvuti taga olles paari hiireklikiga. Samas sõnab Merlin, et ega sekretäritöö pole seetõttu kergemaks muutunud. „Mobiilsus ja digiajastu on kaasa toonud selle, et sekretärilt oodatakse väga kiiret reageerimis- ja mitme asjaga korraga tegelemisoskust. Oskust toime tulla suure infohulga, mida tuleb osata õigest kohast leida ja kiirelt läbi töötada,“ toob ta mõningad näited.

Motivatsioonist

Ma ei saa vastu kiusatusele küsida Merlinilt, et kui oled niivõrd pikalt töötanud ühes ettevõttes, kas mõnikord ei tundu naabri muru rohelisem ja tekib soov töökohta vahetada. Merlin on aus ja ei salga, et eks selliseid mõtteid tuleb ilmselt kõigil oma tööelus ette, kus lained löövad pea kohal kokku ja tekib tunne, et tahaks koha ja inimeste vahetust. „Sellistel hetkedel ma siiski saan aru, et hindan oma tööd ja kolleege ning tegelikult on mu töö väga vaheldusrikas.
Oma töös pole mul igav hakanud, tihti tuleb ette üllatusi ja ootamatusi. Samuti on vaheldust pakkunud seoses lapsevanemaks saamisega mõneks ajaks töölt eemal olek. Kuigi pean tunnistama, et olen pärast vanemapuhkust väga kiirelt, umbes aasta ja mõne kuu möödudes, tööle tagasi naasnud.“
Erialaselt on Merlin ennast täiendanud erinevatel kursustel ja koolitustel. Traditsiooniks on saanud ka igal aastal käia sekretäride päeva konverentsil, kus saab kohtuda teiste ametikaaslastega ja ammutada energiat ning motivatsiooni. Uusi teadmisi ja tööks olulist infot loeb Merlin ka internetist, üheks allikaks on kindlasti veebileht sekretar.ee.

Pere ja töö ühildamine

Kõigi nende tööaastate jooksul on Merlin viibinud vanemapuhkusel kahel korral. Peres kasvavad 16-aastane tütar ja 9-aastane poeg. Suvehakul sünnib perre kolmas laps. Uurin, et kui lihtne on olnud töö kõrvalt laste kasvatamine ja kui keeruline on töölt eemale jäämine. „Ühe korra oleme mulle asendaja otsinud selleks ajaks, teisel korral mitte. Sel korral pole samuti esialgu plaanis asendajat otsima hakata, sest töö saab tublide sekretäride vahel ära jagatud. Vajadusel võetakse üks sekretär lisaks. Usun, et olen tööl tagasi ka seekord üsna pea - mõned kuud pärast lapse aastaseks saamist. Eneseteostus ja teiste jaoks vajalik olemine, ka väljaspool kodust keskkonda, on mulle oluline“ tunnistab Merlin. Lapsehoidmisel on tal alati abiks olnud laste vanaemad, tänu kelledele ei ole tööle naasmine saanud lapse kõrvalt takistuseks. Esimese lapse puhul oli abiks ka lapsehoidja.

Juhiga koostöö

Kui oled nii palju aastaid koos töötanud oma juhiga, siis Merlini sõnul teab ta juba päris hästi ette, kuidas juht võib millelegi reageerida. Nende vahel valitseb peaaegu sajaprotsendiline teineteisemõistmine, kus teinekord saadakse üksteisest aru juba poolelt sõnalt. Oma juhis ja büroo asutajas, Aare Tarkis hindab Merlin eelkõige inimlikkust ja vastutulelikkust. Büroo sekretäride tööd juhtides on ta oma juhilt üle võtnud kaks juhtimispõhimõtet, esiteks „ela ise ja lase teistel elada“ ning teisena „usalda, usalda, usalda aga kontrolli“.

Merlini juht ja Tark Grunte Sutkiene vanempartner Aare Tark: "Merlin on suutnud nende aastate jooksul omandada praktiliselt kõik vajalikud omadused, mis on tarvis professionaalseks tööks nii klientide kui ka advokaatidega. Samas on ta suutnud jääda alati rõõmsameelseks ja optimistlikuks kolleegiks, kelle hommikusest naeratusest saavad kõik osa. Need on omadused, miks me teda hindame."
Merlini juht ja Tark Grunte Sutkiene vanempartner Aare Tark: "Merlin on suutnud ...

Kolleegide tunnustus

Eelmisel aastal tuli sekretäridel idee teha büroos küsitlus ja selgitada välja aasta tegijad. Merlinile langes au pälvida aasta kõige säravama naiskolleegi (TGS´i Queeni) tunnustus. „Küsitluse vastustest selgus, et kolleegide sõnul ma rikastan oma kohalolekuga bürood. Üks kolleegidest mainis, et ma olen büroo Perenaine suure P-tähega. Selline tunnustus ja positiivne tagasiside oli meeldiv üllatus,“ rõõmustab Merlin.

Samas jääb ta tunnustuse ootamise osas tagasihoidlikuks ja sõnab, et igapäevane teineteise tänamine tehtud töö eest on elementaarne ning ta ei ole kunagi oodanudki midagi rohkemat. Ta leiab, et pigem väärivad tunnustust kolleegidest advokaadid, kes oluliste case´ide lahendamisega on hakkama saanud ja büroo sekretärid, kellega ta läheks luurele iga kell.

Nõudlik riietuse suhtes

Merlinil oli juba ammu idanenud mõte, et büroo sekretäridel võiks olla vormiriietus, mis oleks korrektne ja ühtses stiilis. Ta leiab, et kui klient tuleb nende büroosse saama teenust, mis ei ole odav ja millelt oodatakse kvaliteeti, siis kvaliteet peab kliendi jaoks algama juba esimesest silmapilgust büroosse sisenedes. Vormiriietuse idee oli koheselt meeldinud ka kõigile sekretäridele. Noore disaineri Julia Läheb abiga valmis igale sekretärile komplekt, kus valikus on seelik, kleit, jakk ja pluus. Neid omavahel kombineerides saab igaks päevaks valida uue look´i.

Nii nagu Merlin on nõudlik büroo sekretäride suhtes, ei tee ta allahindlust ka enda osas. Ta ei lähe iial kontorisse meikimata, sobiva riietusevalik võib teinekord hommikusest ajast võtta lõviosa. Pükstele eelistab Merlin kindlasti pigem seelikut või kleiti, riietusele panevad nagu i-le täpi sobivad ehted.

Merlin disaineri Julia Läheb poolt valminud kleidis.
Merlin disaineri Julia Läheb poolt valminud kleidis.

Kollektiivi liidavad ühised üritused

Merlin on kolleegide sõnul väga hea ideede generaator, ürituste algataja ja organiseerija. Näiteks on ta korraldanud büroos pannkoogi-, pudru- ja isegi õlle- ning oahommikuid. Vastlapäeval ei puudu laualt kuklid ja hernesupp.
Enne jõule võtab Merlin enda kanda päkapikurolli ja poetab mõnel hommikul enne kolleegide saabumist igaühele maiustamiseks midagi.
Esmaspäevahommikusel nõupidamisel peale esimest adventi on traditsiooniks lähenevaid jõule tervitada ühise hõõgveini mekkimise ja mandariinide söömisega. Sel puhul kolleegid saavad eelneval vahvalt kujundatud kutse mailile. Samal hommikul saavad kõik ka paberkandjal personaalse kutse jõulupeole, mille toimumiskoht on selle ajani alati saladuses hoitud.
Merlini sõnul sünnivad paljud üllatuste ja ürituste ideed spontaanselt ja kõik sekretärid tulevad heal meelel tema ideedega kaasa ning on organiseerimisel abiks. Ta toob näite, et kui veebruaris algas ahviaasta, siis hommikul tööle jõudes leidsid kolleegid oma toolilt kirjakese, kus oli tervitus ja kirjeldus, mida alanud ahviaasta endaga kaasa toob ning maiustamiseks ahviaastat sümboliseeriv banaan.
Nalja ja vimkasid on Merlin koos sekretäridega korraldanud kolleegidele ka 1.aprilli puhul. Ühel aastal said kabineti ustel olevad nimesildid ära vahetatud. „Näiteks kui kolleegi perenimi on Mäe, siis 1.aprilli puhul sai kolleeg nimeks hoopis Org. Tekitasime igast nimest naljaka vastandsõna“. Naistepäev on samuti au sees. Kui esimestel aastatel oli Merlin meeskolleegidele koogi ja lillede tellimisel abiks, siis tänaseks on mehed juba nii vilunud sel päeval naiskolleege meeles pidama, et Merlin saab ka ise naistepäeva nautida.

Suurem ettevõtmine on neljas riigis asuvate Läti, Leedu, Valgevene ja Eesti büroode ühiste suvepäevade korraldamine. Ühiselt saadakse kokku üle aasta. Ühel suvel toimuvad suvepäevad vaid Eestis asuvate Tallinna ja Tartu kolleegidega koos. Teisel suvel saadakse kokku riikidevaheliselt. Alati on need kolmepäevased meeldejäävad ettevõtmised. Vahele ei ole kunagi jäänud ka jõulupidu. See on tavaliselt pidulikum koosviibimine kusagil Tallinnas. Alati erinevas kohas, et oleks põnev ja uudne.
Vahepeal oli periood, kus kõigi lapsed olid suureks kasvanud ja eraldi laste jõulupidu ei olnud mõtet korraldada. Nüüd, kus kolleegide hulgas on jälle palju väikeseid lapsi, siis on Merlin jõulupeo korraldanud taas ka töötajate pisiperele.

Hobid ja vaba aeg

Merlini jaoks on esmatähtis pere ja sõbrad ning nendega koos veedetud aeg. Nii nagu ta armastab üritusi ja üllatusi organiseerida büroos, meeldib talle koosviibimisi ja väljasõite korraldada ka pere- ja sõpraderingis.
Alates esimesest klassist alates tantsis Merlin tantsuansamblis „Sõprus“, kuhu ta kutsus ka oma abikaasa. Sai professionaalsel tasemel trennis käidud ja palju esinetud. Abikaasaga on jagatud ühiseid rõõme-muresid-ettevõtmisi juba 22 aastat. Aga umbes aasta tagasi jõudsid nad koos abikaasaga tõdemuseni, et on õige hetk rahvatantsuga lõpparve teha, kuna tekkis tunne, et see aeg sai lihtsalt nende jaoks ümber.
Merlinile meeldib ka reisida, mis paneb silmad särama ja kust ammutada lisaenergiat.

Alates esimesest klassist alates tantsis Merlin tantsuansamblis „Sõprus“, kuhu ta kutsus ka oma abikaasa.
Alates esimesest klassist alates tantsis Merlin tantsuansamblis „Sõprus“, kuhu...

KOLLEEGID MERLINIST

Hea eeskuju kolleegidele oma lahke ja abivalmi olekuga
Aare Tark, Tark Grunte Sutkiene vanempartner

Merlin tuli meile advokaadibüroosse tööle väga ammu ja väga noore inimesena. Ta on kasvanud ja arenenud koos bürooga ning omandanud kantselei juhi parimad omadused pikkade aastate jooksul.
Advokaadibüroo kantseleid juhtida ei ole lihtne, kuivõrd see on nagu kruiisilaeva köök, mis peab olema valmis igal hetkel reageerima ka kõige nõudlikuma kliendi soovidele. See ei sisalda ainult laitmatu vormistusega dokumentide ettevalmistamist vaid ka parimate tee, kohvi ja suupistete valikute oskust, arvestades klientide erinevaid eelistusi. Lisaks muidugi meeskonna juhtimise kogemust ja advokaatide iseloomude ning kapriisidega arvestamist.
Need oskused ei ole aga õpitavad lühiajalise praktika jooksul vaid omandatavad pikaajalise tööga. Merlin on suutnud nende aastate jooksul omandada praktiliselt kõik vajalikud omadused, mis on tarvis professionaalseks tööks nii klientide kui ka advokaatidega. Samas on ta suutnud jääda alati rõõmsameelseks ja optimistlikuks kolleegiks, kelle hommikusest naeratusest saavad kõik osa. Need on omadused, miks me teda hindame.
Merlin on paljudele kolleegidele heaks eeskujuks oma lahke ja abivalmi olekuga. Minu meelest pole olemas küsimust, mida ta pole suuteline ise lahendama või siis delegeerima küsimuse lahendamise parimale teadjale oma meeskonnast.
Merlini väga heaks omaduseks on oskus inimestega hästi läbi saada ja kanda positiivset meeleolu edasi ka kolleegidele. Oma noorematele kolleegidele on ta sellega kindlasti heaks eeskujuks. Eriliselt valmistab head meelt asjaolu, et Merlin on väga tore ja tubli ema oma kahele lapsele, kellele varsti sünnib juurde üks pisike tüdrukutirts.

Ühendab kollektiivi ja nakatab energiaga
Tark Grunte Sutkiene sekretärid Ann Võsu, Kert Kuiv ja Darja Senjuta

Merlin on täpne, konkreetne, emalik, aktiivne, hea suhtleja ja multitasker. Ta on inimene, kes ühendab kollektiivi ja nakatab meid kõiki oma motivatsiooni ja teotahtega. Keerulisematel päevadel on ta lisaks nõu ja jõuga toeks ka emotsionaalselt. Merlinilt oleme õppinud tähelepanelikkust, täpsust, konkreetsust ja oskust näha ka keerulisematel aegadel olukorra helgemat poolt. Suureks eeskujuks on tema nakatav energia ja särav suhtumine töösse. Oskus hakkama saada kõigega, mis on tema õlul töö juures. Eriliselt hea on Merlin ürituste organiseerimises ja kiirete olukordade lahendamises. Lisaks on Merlin suurepärane naine, ema ja sõber.

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara