Uued tuuled bürootöös – virtuaalsekretär ja büroohotell

Competence´i büroohotelli igapäevast asjaajamist juhib Laura Arro, kes büroos on ta ainult paaril päeval nädalas,  ülejäänud aja toimetab ta virtuaalselt.
Competence´i büroohotelli igapäevast asjaajamist juhib Laura Arro, kes büroos...

Palju on räägitud targast tööst. Kuidas see puudutab sekretäritööd? Kes on virtuaalsekretär? Kuidas toimib uut moodi büroo – büroohotell?

Heidi Grenman on mitmekülgne daam, kes täna peab Tammsaare Ärikeskuses büroohotelli. Nagu igas büroos, saab ettevõtja kasutada sekretäriteenust - nimelt virtuaalsekretäri teenust.

Kui rääkida virtuaalsekretäri teenusest, siis Heidi idee oli luua büroohotelli teenuste juurde professionaalsete tugiteenuste võrgustik. Idee oli kokku viia teenuse soovijad ja teenuse pakkujad. Täna ei piirdu Heidi ainult äriklientidega, vaid soovib teenust pakkuda ka eraklientidele. „Me ei ole virtuaalsekretäri teenust väga jõuliselt arendanud, pigem oleme jälginud teenuste arengut kõrvalt ja hoidnud ukse avatud tugiteenuste pakkumiseks,“ sõnab Heidi virtuaalsekretäri praegust arengut kommenteerides.

„Kui aga sekretäri või assistendi rollist rääkida, siis eks see on paljuski muutumas. Sekretär ei ole enam ammu vaid telefoni vastuvõtja ja kõnede "noppija". Kaasaegselt sekretärilt eeldatakse "imeinimeseks" olemist. Ideaalne sekretär peab olema võimeline asendama juhti, olema võimeline kiirelt ja adekvaatselt reageerima olukordadele, lahendama jooksu pealt erinevaid olukordi jne. Olles ise mitmeid ettevõtteid juhtinud, väärtustan ma väga kõrgelt professionaalset assisteerimise võimet, mille üheks võtmekohaks ja ehk ka kõige olulisemaks on just juhi moodi mõtlemine. Kui sekretär mõistab sinu vajadusi, saab aru oma rollist, siis ta suudab oma tööd väga hästi teha. Teisalt, kuna info on tänapäeval väga hästi kättesaadav, siis paljudel juhtudel on sekretäri või assistendi palkamise vajadus hoopis vähenenud. See on mõtlemise koht: kas efektiivsem on delegeerida või ise asi ära teha,“ mõtiskleb Heidi.

Virtuaalsekretär aitab ettevõtjat vaid siis, kui seda on vaja ja teenust tellitakse. Virtuaalsekretär pakub kõiki klassikalisi sekretäritöö teenuseid. Ta tegeleb postiga ja erinevate dokumentidega nende loomisest kuni arhiveerimiseni, protokollib koosolekuid, tellib lähetusteks reisidokumente, teeb ettekandeid ning esitlusi, koostab aruandeid, korraldab erinevaid üritusi, ostab ärikingitusi jms. Teenus aitab ettevõtjal kokku hoida aega ja raha. Virtuaalsekretäri teenus on kiire ja tasuda tuleb üksnes tellitud töö eest.

Competence´i büroohotelli igapäevast asjaajamist juhib Laura Arro.
Competence´i büroohotelli igapäevast asjaajamist juhib Laura Arro.

Heidi juhitava büroohotelli kliendid on ettevõtjad, kellel ei ole eraldi oma kontorit koos infrastrutkuuri ja vajalike tugiteenustega ja kes kasutavad büroohotelli töökeskkonda igapäevaselt või lühiajaliselt. Populaarne on kasutada büroohotelli kohtumiste läbiviimiseks, koolitusteks, seminarideks. Lisaks on üsna populaarne töökoha kasutamine. See tähendab, et ühes ruumis on kuni 6 töökohta, mida kasutavad 5-6 erineva ettevõtte töötajad vastavalt nende vajadusele.

Heidi loodud ärimudelis on algusest peale olnud kõik-hinnas teenusepakkumine. Kokkulepitud hinna sees on kõik teenused, mida üks ettevõte klassikaliselt vajab oma kontori puhul (töökohad, töökeskkond, mööbel, puhkeruumid, vastuvõturuum, tualett, kööginurk, kõik tugiteenused kuni koristusteenuseni välja), sealhulgas näiteks kohvid, teed ja veed oma töötajatele piiramatus koguses.

Büroohotellis on populaarne töökoha kasutamine. See tähendab, et ühes ruumis on kuni 6 töökohta, mida kasutavad ka 5-6 erineva ettevõtte töötajad vastavalt nende vajadusele.
Büroohotellis on populaarne töökoha kasutamine. See tähendab, et ühes ruumis on ...

Tore on tõdeda, et uut moodi büroo on hästi vastu võetud ja juba mõnda aeg on ka ooteleht soovijatest, kui mõni tuba/töökoht peaks vabanema.

Büroohotelli idee veeretas Heidi ette elu ise. Ühelt poolt pikaajaline koostöö Targa töö ühinguga, kes on Eestis kaugtöö teemat teadlikult juba mitmeid aastaid edendanud ja teisalt sobilike ruumide olemasolu Tammsaare Ärikeskuses, põimusid sobivalt kohaks, kuhu luua büroohotell.

Competence´i büroohotelli igapäevast asjaajamist juhib Laura Arro. Laura oskab tööd korraldada nii, et büroohotellis on ta ainult paaril päeval nädalas ja ülejäänud aja toimetab ta kaugtööd tehes Lahemaa kaugtöö- ja koolituskeskuses. Kliendid teavad, et pererahvas on alati telefonikõne või e-kirja kaugusel.

Hea haldjana hoiab Laura büroo ideaalses toimimises ja korras. Mahedates toonides büroohotell meenutab esimesel hetkel väikest ja õdusat hotelli. Laura soe naeratus tervitab sisenejat. Aurava kohvitassi taga juttu ajades saan aimu büroohotelli igapäevaelust.

Competence´i büroohotelli ruume iseloomustab läbimõeldus. Büroo on tehtud kasutajale mugavaks. Töötoad on päikese poole ja helged. Avatud töökohtade puhul räägitakse ikka selle keerulisest planeerinimisest ja pidamisest. See büroo on näide vastupidisest. Paras annus elutervet lähenemist ja juhuslike lahenduste vältimist ning tulemuseks on mõnusad, õdusad, esinduslikud, funktsionaalsed ruumid. Valgust näiteks juhitakse seinal asuvalt paneelilt. Nõupidamiste ruumi suurelt telerilt saab vaadata esitlusi ja pidada virtuaalseid kohtumisi.

Büroohotelli nõupidamiste ruumi suurelt telerilt saab vaadata esitlusi ja pidada virtuaalseid kohtumisi.
Büroohotelli nõupidamiste ruumi suurelt telerilt saab vaadata esitlusi ja...

Laura aitab kõiki büroohotellis tegutsevaid ettevõtteid. Ta on virtuaalsekretär, kes täidab klientide tellimusi. Büroohotelli rahvusvaheline seltskond on Laura igapäevased kliendid. Infohaldus ja -töötlus on sama loomulikud asjad Laura elus, kui hobustega toimetamine, ratsatrenni andmine ja koolisõit või 45-meetrises kasvuhoones tomatite, kurkide ja maitsetaimede kasvatamine. Laura on õppinud Türi tehnika- ja maamajanduskoolis hobumajandust. Tema Lahemaal asuvas kodus on Tori tõugu Handra ja Trakeeni tõugu Elja, kes moodustavad hea paari.

Infohaldus ja -töötlus on sama loomulikud asjad Laura elus, kui hobustega toimetamine, ratsatrenni andmine ja koolisõit või 45-meetrises kasvuhoones tomatite, kurkide ja maitsetaimede kasvatamine.
Infohaldus ja -töötlus on sama loomulikud asjad Laura elus, kui hobustega...

Laura kohta käivad kindlasti Heidi poolt kõikidele sekretäridele öeldud sõnad. Heidi meelest on sekretäri puhul kõige tähtsam suhtumine töösse. Teiseks on tähtis tõsine soov just seda tööd teha. Kolmandaks on oluline, et inimene, kes plaanib sekretärina tööd teha, peaks endalt küsima, kas talle meeldib inimesi aidata. Kui vastus on ei, siis tuleb teine eriala valida. Need kolm käivad ilmselt paljude ametialade kohta.

Heidi ise on hoopiski üle 20 aasta tegutsenud eraettevõtluses finantsjuhi, tegevjuhi ja arendusjuhina, peamisteks tegevusaladeks on olnud teenuste ja ettevõtete strateegiline arendamine. Hetkel on Heidi SEI Tallinna finantsjuhi töö kõrval fookuses eraettevõtjana büroohotelli pidamine, millele ta näeb ka tulevikus nõudlust. Büroohotelli käivitamine võttis aega ca 2 aastat. Heidi loeb väga heaks tulemuseks tänast olukord, kus soovijate järjekord on ukse taga.

Miks tark töö?

Tundub rumal küsida, et "miks tark töö?" - kõik tahavad ju targalt töötada. Paraku on Eestis veel küllalt ametikohti, kus olulised on "tagumiktunnid" ja mitte töö tulemus.
Targa töö all mõistame  töökorraldust, kus on arvestatud mõlema poole – tööandja ja töövõtja – vajadusi, kus töötajatel on suurem vabadus, aga ka vastutus oma töö tulemuste eest. Targa töökorralduse puhul valitakse töö aeg, koht ja viis vastavalt sellele, mis on töö tulemuse seisukohalt kõige otstarbekam. Märksõnad on paindlikkus, partnerite koostöö, iseseisvus ja ettevõtlik suhtumine, samuti  oskuslik kaasaegsete IKT vahendite kasutamine.

Autor: Kersti Sõõrumaa

Galerii

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

V nagu vesi ja vaba aeg

V on veemõnude ja vaba aja veetmise element, mis märgib kõike võrratut ja vajalikku. Hotellist, spaast, restoranist, kohvikust ja konverentsikeskusest koosnev kompleks on koht, kus unustad kõik üleliigse ja pühendud vaevata kõigele, mis elus tegelikult oluline on. Hea tervis. Head inimesed. Hea tuju.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine