Kuidas koostada korrektset automaatvastust?

Automaatvastuse näidis.
Automaatvastuse näidis.

Kui mingil põhjusel ollakse võrgust eemal ja meile ei loeta, siis on viisakas sellest teada anda automaatvastusega.

Keeletoimetaja Helika Mäekivi jagab Päevakera tekstibüroo blogis nõuandeid, millele tähelepanu pöörata automaatvastust koostades.

Automaatvastus algab tervitusega. Kuna adressaat pole tavaliselt teada, võiks see olla võimalikult neutraalne sõna, nt tere. Meeldetuletuseks tasub öelda, et tere taga on hüüumärk või ei lisata sellele üldse mingit märki. Koma tere taha ei passi.
Meeles tasub pidada, et automaatvastuses pole tavaliselt vaja vabandada. See, et inimene puhkab, käib lähetuses või vahetab töökohta, on üks tööelu protsessidest ja selle eest ei ole tarvis andestust paluda. Selle asemel oleks viisakas kirja eest hoopis tänada.

Pärast tänu avaldamist tuleks kirja panna põhiteave. Kirja saatjale antakse teada, et kirja saaja on ära. Ametikirjas võib ka põhjendada, mis on äraoleku põhjus, kuid see ei ole kirja saatja seisukohalt kõige tähtsam info ja seepärast võiks põhjendus olla väga põgus. Kõige tähtsam on teada anda, millal otsitav tagasi tuleb. Hea oleks nimetada kas äraoleku ajavahemik (kuigi automaatvastuse saaja jaoks pole alguskuupäev ehk kõige vajalikum teave) või naasmispäev. Kui on vahetatud on töökohta ja tööandjaga saab kokkuleppele, võib teada anda oma äraminekust.

Olen puhkusel 8.-28. juulini.
Viibin kontorist eemal ja saan kirjadele vastata alates 5. juulist.
Olen välismaal ja tulen tagasi 20. augustil.
Olen täna, 8. juulil, ametiasjus kontorist väljas ega saa Teie kirjale vastata.
Olen 13. juulini lähetuses ja saan e-kirju vaadata vaid korra päevas.
Alates 3. juulist ei tööta ma enam OÜs Metsataim.

Kirja saatja küsimus võib olla vahel nii kiire, et tal ei ole võimalik adressaadi naasmist ära oodata. Seepärast tasub automaatvastusesse lisada ka teave selle kohta, kes teda aidata võiks. Peale nime peab see teave sisaldama abiandja kontaktandmeid.
Kui äramineja peab oma tööülesanded ära jagama mitme inimese vahel, võiks ta anda kõikide asendajate kontaktandmed. Mõnikord jäetakse eriti kiirete küsimuste lahendamiseks ka oma telefoninumber, kuid seda ei tasu kuritarvitada. Töökoha vahetamisel tasub anda oma uued kontaktandmed.

Kiiretes küsimustes võtke ühendust Tiit Nõgesega (tiit.noges@metsataim.ee, 632 5467).
Pakilistes asjades saatke mulle SMS telefonil 5637 8954. Küsimustes, millega kannatab nädala jagu oodata, pöörduge palun Tiit Nõgese poole (tiit.noges@metsataim.ee, 632 5467).
Reklaamiküsimustes aitab Teid Tiit Nõges (tiit.noges@metsataim.ee, 632 5467), õigusseminari korraldamise teemal Siiri Sirel (siiri.sirel@metsataim.ee, 632 5468).
Asusin tööle OÜsse Lillerõõm ja minu uued kontaktandmed on järgmised: teet@lilleroom.ee, tel 742 2589, Skype teet.oblikas.

Tekstiosa järele lisatakse viisakas lõputervitus: tervitades, lugupidamisega vms. Unustada ei tasu, et lõputervitussõna taha ei panda ühtegi märki (praegu väga levinud koma kuulub hoopis teise keele lausesüsteemi). Kui automaatvastus lõpeb soovlausega, pannakse selle järele hüüumärk: Kõike head! Tänan!

Viimasena tuleb allkirjavormel, mis võiks sisaldada nime ja ametinimetust, vajaduse korral ka asutuse nime, telefoninumbrit vm.

Teet Oblikas
müügijuht
OÜ Metsataim
tel 5637 8954

Kui kõik see eelnev jutt nüüd kokku panna, siis võiks üks informatiivne ja keeleliselt meeldiv automaatvastus välja näha selline:

Tere!
Tänan kirja eest! Olen puhkusel 12. augustini. Kiiretes küsimustes võtke palun ühendust Tiit Nõgesega (tiit.noges@metsataim.ee, tel 632 5467).
Tervitades
Teet Oblikas
müügijuht

Autor: Helika Mäekivi, keeletoimetaja

Allikas: Päevakera tekstibüroo blogi

Osale arutelus

  • Tekstibüroo Päevakera

    Tekstibüroo Päevakera

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine