PERSOON: Külli Laanepõld - asjaajajaks sündinud

Tartu Ülikooli Pärnu kolledži sekretär Külli Laanepõld.
Tartu Ülikooli Pärnu kolledži sekretär Külli Laanepõld.

Külli Laanepõld (47) on Tartu Ülikooli Pärnu kolledžis töötanud sekretärina 18 aastat. Sellesse aega on mahtunud koostöö nelja erineva juhiga. Külli huvi uute väljakutsete vastu ja juhtidepoolne usaldus on staažika sekretäri esialgse üheleheküljelise ametijuhendi aastatega kasvatanud mahukaks neljaleheküljeliseks tööülesennete loeteluks, millest Küllil jõud mängleva kergusega üle käib.

Külli tööstaaž sekretärina on tegelikult veelgi pikem. 1987 lõpetas ta Sindi Keskkooli, misjärel pakuti võimalust asuda tööle kooli sekretärina. Külli võttis pakkumise vastu. „Kuna mul oli sellel ajal vene keel väga hästi suus, siis samaaegselt pakuti mulle ka võimalust õpetada kohalikus koolis vene õppekeelega 3. klassi lastele eesti keelt.“
Külli armus õpetaja töösse, kuna lapsed olid hästi vahetud ja õpetaja roll talle meeldis. Tal oli tunne, et on leidnud oma kutsumuse ning viis paberid sisse Tallinna Ülikooli (tol ajal Tallinna Pedagoogiline Instituut – toim). Pedagoogi temast siiski ei saanud. Mingil seletamatul põhjusel võttis ta koolist paberid välja ja sõitis tagasi Pärnusse. „Tagantjärele olen mõelnud, et ju mul selline korraldaja ja asjaajamise veri on maast madalast soontes voolanud, minust pidigi saame sekretär mitte õpetaja.“
Külli läks hoopis õppima tolleaegsesse Tallina Kergetööstustehnikumi asjaajamist ja arhiivindust. Tema õppejõuks ja suureks eeskujuks oli tol ajal ning on siiani Tiiu-Reet Kõrven, kellelt ta on enda sõnul pärinud korrektsuse ja täpsuse asjaajamises. „Mulle see eriala kohe väga istus ja meeldis ning meeldib siiani,“ kiidab Külli tarka otsust erialavalikul.

Ajas muutunud tööspetsiifika

Enne kolledžisse tööle asumist ja Sindi Keskkooli sekretäri ametiaja järele mahtus veel kaks aastat ametiaega Sindi Linna RSN Täitevkomitee sekretärina, kus ta jõudis töötada kahe erineva linnapea vahetuses.
Samal ajal andis ta Sindi Keskkoolis gümnasistidele masinakirja (pimekirjas trükkimise)  tunde. „See on jällegi tore aeg, mida meenutada. Olin ju ise väga noor ja see oli suur väljakutse.“ Endiste aegade meenutamine paneb Külli muigama, kuna tol ajal käis ju kogu sekretäritöö vanade kirjutusmasinatega.
Praeguseks on tema sõnul kogu töö spetsiifika ajas niivõrd palju muutunud. „Alustasin sekretäritööd mehhaanilisel kirjutusmasinal ja suur edasiminek oli linnavalituse aegadel see, kui uutele trükimasinatele tuli automaatne kelguvahetus, st vajutasid nuppu ja said automaatselt järgmisel kirjareal trükkima hakata. Algsetel masinatel tuli ju seda käsitsi teha. Ja kui veel tulid esimesed arvutid, siis oli edasiminek eriti suur.“

Kogemused, usaldus ja enesekindlus

Külli on oma elus töötanud koos kaheksa juhiga, kaks neist jääb Sindi Keskkoolis töötatud ametiaega, kaks linnavalitsuse aega ja nüüd viimased neli juhti Tartu Ülikooli Pärnu kolledži aega.
Ta hindab väga nende aastate jooksul erinevate juhtidega koos töötatud ajast saadud kogemusi. Kogemustega koos on tulnud ka enesekindlus. „Usalduse kasvades julgesin vastu võtta järjest suuremaid ja vastutust nõudvamaid ülesandeid. Ma ise olen õppinud ennast usaldama ja kolleegid usaldavad, et saan uute ülesannetega hakkama.“
Nii on näiteks ametijuhend, mis kolledžisse tööle asudes mahtus ühe A4 peale, nüüd umbes neljaleheküljeline.
Kui alguses olid Külli põhilisteks tööülesanneteks trükkimine, koopiate tegemine, sissetulevate  ja väljaminevate kirjade registreerimine, siis nüüd on töös rohkem koordineerimist, korraldamist ja info vahendust,“ selgitab Külli.
Uurin Küllilt, et kas aastatega suurenenud usaldus ei maksa kurjasti kätte, et kui jälle on vaja midagi teha või korraldada, siis kolleegid mõtlevad, et anname Küllile teha, ta saab kindlasti hakkama. „Kindlasti on ka seda, aga olen õppinud julgema öelda ka „ei“ kui vaja, et töökoormus ei kasvaks üle pea.“
Külli sõnul ta muidugi tööd ei karda. Kui on mõni asi, mis vajab suuremat pühendumist ja pikemaid tööpäevi, siis ta risti ette ei löö, peab tähtaegadest kinni. „Kui millegagi on kiire ja asjad on vaja ära teha, siis tuleb need ära teha.“

Pärnu kolledži direktori Henn Vallimäe sõnul pole probleemi, millele Külli ei leiaks vastust või lahendust.
Pärnu kolledži direktori Henn Vallimäe sõnul pole probleemi, millele Külli ei...

Mis motiveerib?

Hea koostöö. Külli töös tuleb palju ette suhtlemist ning nõu küsimist kolleegidega Tartu Ülikooli teistest struktuuriüksustest ja osakondadest.
„Ma võib olla olen mõne inimesega aastaid ainult kirja-  või telefoni  teel suhelnud ja pole teda elus mitte kordagi näinud, aga suhtlus on olnud nii positiivne ja teineteist toetav, et tunne on, nagu oleks tegu vana tuttavaga. Koostöö kolleegidega on hästi ehe ja toob alati sära silma“. Seega on Külli üks motivatsiooniallikaid toredad ja abivalmid kolleegid.

Vahetu tagasiside ja hea sõna. Külli töös on väga palju ürituste korraldamist ja tema sõnul on see parim tunne, kui mõni kolleegidest tuleb vahetult peale ürituse toimumist ja annab tagasiside, et vot see oli hästi tehtud. „Sellest täiesti piisab, et minu silmad säraksid ka järgmist üritust planeerides ning tehes“. Ja Külli sõnul ei ole kolleegid nii Pärnus kui Tartus kiitmisega kitsid. Loomulikult pole tal ka kriitika vastu midagi, sest see on samuti edasiviivaks jõuks.

Kolleegide osavõtlikkus

Kolleege on Küllil kolledžis ligi kuuskümmend. Tunnen huvi, et kui koostööaltid on Külli kolleegid tema organiseeritud majasiseste üritustega kaasa minejad. Kui on vaja näiteks jõulupeol etenduseks selga panna jänese kostüüm, kas siis pannakse? „Kui Külli ütleb, et tuleb panna, siis loomulikult kõik panevad,“ naerab ta ja kiidab kolleegide osavõtlikkust. 
Väga hästi õnnestunud ja suuremat ettevalmistust nõudnud üritustest meenuvad Küllile esimese hooga kolledži aastapäevad, sh 15. ja 20. juubeliaastapäev, rahvusülikooli aastapäev korraldamine, väljasõiduseminarid, laste jõulupidud.
„Meil on olnud väga hea koostöö tudengiteatri projektijuhiga, kellega oleme teinud lavastusi nii jõuludeks kui teisteks üritusteks. Näiteks, 15. aastapäev oli korraldatud gala peona. Lihtsate vahenditega sai ruumidesse loodud sära ja glamuuri, et koolikeskkonda luua pidulikum ja erilisem ilme ning meeleolu.“ Sellest üritusest sai Külli külalistelt, kolleegidelt ja tudengitelt palju positiivset tagasisidet.
Intervjuu tegemise hetkel oli Küllil käsil kooli avaaktuse korraldamine.

Motivatsiooni sekretärina jätkata mul jagub ja kolledžis töötan nii kaua, kuni mind siin vajatakse, ütleb Külli.
Motivatsiooni sekretärina jätkata mul jagub ja kolledžis töötan nii kaua, kuni...

Positiivse tööõhkkonna looja

Kui küsin, et milline on sekretäri roll tööõhkkonna positiivsena hoidmisel, siis Külli soovitus on lihtne, tuleb alati naeratada ja oma lahke oleku ning hea sõnaga kolleegidele toeks olla.
„Kui mul on juhtumisi tuju paha, siis teised ei pea seda märkama. Ei tohi kolleege sellega koormata. Kui pinged on õhus, tuleb suhelda  ja omavahel asjad selgeks rääkida. Mul endal on head eeskujud olnud. Kui tulin kolledžisse tööle, siis Tartu Ülikoolist oli minu heaks abiliseks kolleeg Sirje Mark, kes teadis asjaajamisest kõike ja juhendas ka mind. Üldse on mul kolleegidega väga vedanud, koostöö on olnud suurepärane ja üksteisega ollakse väga abivalmid,“ ei ole Külli kolleegide kiitmisega kitsi.
Veel toob Külli ühe olulise asjana välja, et inimesele endale peab kõigepealt oma töö väga meeldima. „Vaatan alati kõiki teenindajaid selles mõttes hindava pilguga, et ma olen ju ka teenindaja - teenindan oma juhti, kolleege, tudengeid. Kui ma lähen kusagile ja näen, et teenindaja on tõrges, siis mõtlen, et talle vist ei meeldi töö, mis ta teeb. Ei saa olla hea teenindaja, kui ei tee seda särasilmil. Kui töö ei meeldi, siis võid ju pingutada päeva-kaks, aga sel juhul on oht, et pinged kasvavad üle pea.“

Tööalane enesetäiendus

Külli tunnistab, et talle väga meeldib käia sekretäridele korraldatud konverentsidel. „See oleks justkui minu teine sünnipäev. Mulle meeldib seal valitsev õhkkond ja meeleolu. Ja samas on väga hea suhelda teiste ametikaaslastega. Lisaks on tore kuulata erinevaid esinejaid ja saada kinnitust paljudele asjadele, et ohoo, ma teen ju samamoodi, järelikult ajan õiget asja. Samas kuuleb uudseid ideid ja saab inspiratsiooni, kuidas midagi teistmoodi teha.  Ei pea hakkama ise jalgratast leiutama. Tore, et mu juht võimaldab konverentsidel käimist, tean, et paljudele ei võimaldata.“
Tartu Ülikoolis on olemas koolitamiseks/täiendamiseks kõik võimalused, kust Külli saab valida, mida ja milles ennast täiendada. Neid võimalusi kasutab ta usinalt. Samuti käis ta ennast eelmisel aastal täiendamas Tiiu-Reet Kõrveni dokumendihalduse koolitusel Tallinnas.
Esitan Küllile provokatiivse küsimuse, kaua ta plaanib jätkata veel sekretärina? Järgneb pikk mõttepaus. Külli tunnistab ausalt, et eks ikka tuleb tööelus vahepeal see tunne peale, et on tekkinud rutiin ja sellega koos ka tüdimus. „Aga motivatsiooni mul jagub ja kolledžis töötan nii kaua, kuni mind siin vajatakse.“

Pere- ja tööelu ühildamine

Küllil on kolm tütart, vanem 26-, keskmine 24- ja pesamuna 10aastane. Arvestades, et sekretäritöö on selline, kus pidev büroos kohalolek on oluline, siis tunnen huvi, et kui lihtne on sekretäritöö kõrvalt olnud laste kasvatamine. Külli vastus tuleb kiiresti: „Väga lihtne! Nad on head ning iseseisvad lapsed olnud, samuti on vanaemad abiks olnud. Lapsi tööle ma pole kaasa võtma pidanud.“
Külli meenutab, et kui ta oli alles algaja sekretär, siis ta ei osanud veel nii lihtsalt eristada olulist ebaolulisest, kiiremat vähem kiiremast ja võttis tööd tihti koju kaasa. „Panin paberid kotti, läksin koju ja tegin seal tööd edasi. Ühel hetkel aga hakkasin tajuma, et peab olema piir töö ja eraelu vahel. Kui tööl ukse sulged, siis kõik töömõtted ja tegemised jäävad ikkagi siia maha, keskendun iseenda tegemistele ja perele.“
Erinevalt kahest esimesest lapsest, sai Külli väiksema pesamunaga kolm aastat kodus olla. See kolm aastat läks tema sõnul väga kiiresti. „Väga sümpaatne oli muidugi, et direktor helistas mulle sel perioodil kahel korral ja ikka uuris, kas ma kuidagi ei saaks juba varem tööle tagasi naasta. Mul aga ei olnud lapsele lasteaiakohta ja nii see läks.“ Nüüd tagant järgi on Külli selle lapsega koos veedetud kvaliteetaja üle väga õnnelik, sest seda aega ei kingi enam keegi tagantjärele.

Kui ei oleks sekretär?

Palun Küllil fantaseerida, et mis ametit ta peaks siis, kui ta poleks sekretär. „Läbi huumoriprisma vaadates, siis ma hakkaks diskoriks. Olen saanud seda juhuse tahtel proovida ja mulle väga meeldis“. Külli armastab muusikat. Kui on pingeline olukord, siis muusika rahustab. Ta toob näiteks, et kui on olnud pikk ja keeruline tööpäev, siis ta autos koju sõites paneb mängima oma lemmikmuusika ning keerab volüümi põhja. „See on väga vabastav ja pingeid maandav.“
DJ rollis on ta saanud kolledži erinevatel üritustel juba kolmel korral kätt proovida. „Näiteks eelmisel aastal, kui oli saabumas rahvusvaheline muusikapäev, pakkus turundusspetsialist, kas ma ei tahaks kaasa lüüa ja temaga koos sel puhul õpilastele pauside ajal pakkuda muusikalist meelelahutust. Muidugi olin nõus. Mina valisin omaealiste, turundusspetsialist omaealiste lood ja miksisime neid vahvalt vaheldumisi. Tegime ägeda show.“ Kuigi ettepanekut kaaludes tekitas see Küllis pisut hirmu ja ebakindlust, siis tagantjärele kiidab ta enda otsust taas üks uus ja vahva väljakutse vastu võtta.

Aktiivne ka väljaspool tööd

Küllil on väga palju sõpru, kellega koos talle meeldib igasugu hullusi korraldada, kanuumatkast kuni sütelkõndimiseni, risti ette ei löö ta millegi ees. Lisaks on Külli juba aastaid tegutsenud üle Eestilises noorte naiste klubis Ladies' Circle Estonia (LCE), kus ta on olnud nii kogu LCE liikumise juht kui ka Pärnu klubi juht ning sekretär, st tegelenud kogu organisatoorse poolega.  „See on naiste liikumine, mis veab erinevaid heategevusprojekte, aitab sisustada vaba aega. Meie Pärnu klubil on olnud väga põnevaid suuri projekte, kuid kõige suurem projekt oli viimati vaimupuudega laste suvelaagri kaasfinantseerimine, kuhu kogusime suurema hulga raha, et laagri toimumisele kaasa aidata.“
Külli ise ei nimetagi seda enam niivõrd klubiks kui sõpruskonnaks. „Need naised, kellega me siin Pärnus klubis koos käime, meist on ajapikku kujunenud sõpruskond. Saame väga tihti kokku, teeme plaane, käime koos reisimas. Samas oleme tegelikult kõik väga erinevate valdkondade inimesed.“
Küllil jagub aega käia ka trennis. „Hetkel käin naiste rühmvõimlemises. Jälle selline tore ja vahva naistega koostegemine.“ Külli harrastab ka Shindod, et ennast maandada. See Jaapanist pärit ravi -ja kehaharjutamise viis aitab saavutada keha ja meele tasakaalu, tänu millele ka loovus, elurõõm ja inspiratsioon pulbitsevad vabalt. „See on õpetanud mind rohkem enda sisse vaatama, et kes ma olen ja mida ma tahan. Olen saanud paljud asjad enda sees selgemaks. See on aidanud mind ka tööalaselt, et osata paremini kuulata teisi, mitte suruda peale enda arvamust ja anda enneaegseid hinnanguid inimestele või olukordadele. Mõjub väga tasakaalustavalt.“
Külli armastab vabal ajal hoolitseda ka majapidamise ja koduaia eest. Ja toob võrdluseks, et kui ta noorema tahtis vabal ajal pigem võimalikult palju kodunt ära, siis vanusega on tulnud soov rahu ja vaikuse järele. „Hea on olla oma kodus ja teha argiseid toimetusi“.

KOLLEEGI KOMMENTAAR

Mõistame teineteist ilma pikema sissejuhatuseta
Henn Vallimäe, Tartu Ülikooli Pärnu kolledži direktor

Olen töötanud Külliga koos alates 2009. aastast, see on üle 7 aasta. Detaile ma esimesest kohtumisest enam ei mäleta, kuid mind üllatas, et personali ja asjaajamise andmed olid väga korrektsed ja süsteemsed.
Koostöö on muutunud samm-sammult usalduslikumaks ja omavaheline direktori-sekretäri tööjaotus on oluliselt täpsustunud. Mõistame teineteist ilma pikema sissejuhatuseta. Teame, mis on oluline ja mis vähem, millega kiire ja millega mitte niiväga.
Külli orienteerub hästi oma vastutusalas, planeerib enamasti ette nii pika- kui lühiajalised tegemised, mis võimaldab töökoormuse ühtlast jaotust. Küllil on väga hea stressitaluvus, optimism ja huumorimeel, säilitades samas respekti nii enese kui kolleegide suhtes. Oma töös lähtub ta olulistest positiivsetest väärtustest nagu meeskonnatöö, üksteise austamine, privaatse info hoidmine, kolledži kuvandi arendamine.
Pole küsimust ega probleemi, millele ta ei leiaks vastust. Vajadusel konsulteerib spetsialistidega, et leida kvaliteetne ja vettpidav lahendus. Vähe sellest, pea enamus kolledži avalikest ametlikest ja mitteametlikest üritustest on lavastatud Külli taktikepi all.
Külli suhtub töösse kolledžis ja kolledži arengusse ülikõrge vastutusega. Tihtipeale ta täidab tööülesandeid, mida peaks tegema eemalviibiv või puhkusel olev kolleeg, tegemata sellest probleemi. Külli tunnetab väga hästi piiri, mida kooskõlastada direktoriga ning mida mitte, kus on tema „mängumaa“. Selles osas pole komistamisi olnud ning see on ka üha süveneva usalduse põhjuseks. Kõrge töövõime ja huvi uute väljakutsete vastu on võimaldanud järk-järgult Külli tegemiste ja vastutusala laienemist arhiivist kuni täienduskoolituseni.
On juhtunud, et mõned tähtpäevaüritused on lavastatud positiivsete üllatustega, mida isegi direktor ei teadnud. Mõned meened on kavandatud-kujundatud ja üllatusena valmiski. Näiteks kolledži kodulehe pildigalerii, mis Külli visaduse ja jonni abil sai tehtud.

* Lugu ilmus ajakirja „Sekretär.ee“ sügisnumbris. Lae alla ajakirja pdf-versioon siit.

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

V nagu vesi ja vaba aeg

V on veemõnude ja vaba aja veetmise element, mis märgib kõike võrratut ja vajalikku. Hotellist, spaast, restoranist, kohvikust ja konverentsikeskusest koosnev kompleks on koht, kus unustad kõik üleliigse ja pühendud vaevata kõigele, mis elus tegelikult oluline on. Hea tervis. Head inimesed. Hea tuju.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine