Konverentsikool: kuidas teha head konverentsi? I osa: korraldustiim

Suure osa Eestis toimuvatest konverentsidest korraldavad oma klientidele, töötajatele ja partneritele ettevõtted-asutused ise. Konverentsikool on mõeldud eeskätt neile tublidele inimestele, kes korraldavad konverentse oma põhitöö kõrvalt. Conventi juht Endrik Randoja jagab oma 15 aasta jooksul saadud kogemusi, et kõigi konverentsitiimide aega, raha ja närve kokku hoida.
Konverentsikooli esimene osa räägib korraldustiimi loomisest.

Teeme ise konverentsi

Korraldustiimi on vaja laias laastus kolme liiki oskustega tegijaid. Esiteks sisu eest vastutajat. Ta ei pea teadma absoluutselt kõike, vaid looma pigem võrgustiku, mille liikmed aitavad valdkonna kuumad teemad ja kõneisikud välja sõeluda. Teiseks on vaja müüjat-turundajat, kui konverentsi müüakse majast välja, näiteks klientidele. Ja kolmandaks peab keegi suutma plaanid ellu viia ehk tagada tehnilise teostuse. Üks neist kolmest peaks võtma ka projekti juhtimise vastutuse.

Kui konverentsitiim on paigas, peaks juhtkond laskma sel rahulikult tegutseda, sest hilisemad ülesõitmised demotiveerivad tegijaid ja ei tule sündmusele kasuks. Oma töötajatele või klientidele mõeldud konverents on nii tähtis sündmus küll, et vähemalt üks tippjuhtkonna liige võiks sellega algusest peale lähemalt seotud olla.

Oht tekib siis, kui korraldustiimis soovib kaasa lüüa ehk isegi liiga palju huvilisi. Kui tekib väga palju arvamusi, siis võivad ettevalmistused venida ja konverentsi fookust hajutada – lõpptulemus on nii hambutu, et ei häiri kedagi, aga ei vaimusta samuti kedagi.

Ostame teenuse sisse

Kui tellida konverentsi korraldus mõnelt konverentsikorraldajalt, tähendab see sisuliselt oma tiimi laiendamist väljast sisse ostetavate oskuste ja tööjõuga. Seega tasub tegija leidmisel järgida samu kriteeriume mis värbamisel:

1) tegija varasem kogemus,

2) soovitused senistelt klientidelt,

3) ideed sündmuse läbiviimiseks,

4) võime ideed ellu viia.

Konverentsiteenuse pakkujast saab ideaalis mõneks ajaks tellija meeskonna liige, kes töötab samas rütmis tema tiimiga. 

Muidugi maksab korraldusteenuse sisseostmine raha. Ning kuigi projekti otsekulud võrreldes ise tegemisega suurenevad, jäävad lõpuks kogukulud mõlemal juhul üsna sarnaseks: tööjõukulu asub lihtsalt teises kohas.

Hanke korras proffide kaasamisel ei tohiks kasutada vaid hinnapõhiseid hindamiskriteeriume. Turult kuuleb tihti nurinat sedasi sõlmitud koostöösuhte aadressil, nii tellijate kui täitjate poolt. Viimasel ajal liigub hangetes hindamiskriteeriumite osakaal hinnalt sisule ning see võimaldab kaasata sobivama professionaali.

Kaasame kliendid ja partnerid

Partnerite ja tarnijate kaasamine konverentsitiimi aitab paremini aru saada, milline sisu kliendile korda läheb, ning ühtlasi kasvatada korralduslikku ja finantsilist musklit. Edu võtmeks on selgelt määratletud ajaperioodid, millal toimub ideede genereerimine, tegevusplaanide koostamine ja elluviimine. Samuti on kohe protsessi alguses ära otsustatud, kes millises etapis ja mil määral panustab.

Näiteid ja nõuandeid saad lugeda Confent.com veebilehelt. 

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Viljandi Pärimusmuusika Ait

Viljandi Pärimusmuusika Ait on mõnus koht, kuhu tulla kontserdile, loengusse, seminarile, konverentsile, tähtpäevi pidama ning vaadet ja õhkkonda nautima. Asume Viljandi südames, Viljandi Lossimägedes ja 360-kraadine postkaardivaade on hinna sees.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara