Tarkvarafirma korraldas maitseka juubelipeo džässmuusikutega

Tarkvarafirma Aktors juubelipidu džässmuusikutega.
Tarkvarafirma Aktors juubelipidu džässmuusikutega.

Tarkvarafirma Aktors korraldas juubelipeo, kus kõike oli parajalt: väljapeetust, stiili, tralli, networkingu võimalust, nauditav kontsert, võimalus tantsida, hea seltskond, maitsev köök, hästi doseeritud tegevuste vaheldumine. Peost ja ettevalmistustöödest räägib peo hing ja korraldaja, Aktorsi personali- ja kommunikatsioonijuht Kedi Välba.

Hästi läbimõeldud peole on seatud eelnevalt selge eesmärk, mille nimel tegutseda. Mille seadsite Aktorsi peo peamiseks eesmärgiks?
Peo peamine eesmärk oli ettevõtte sünnipäeva tähistades tuua inimesed kokku ning veeta ühiselt üks tore õhtu meeldivas õhkkonnas. Kui tavaliselt toimuvad meil üritused peamiselt ettevõtte töötajatele, siis seekord olid kaasatud nii töötajad, kui ka koostööpartnerid ja kliendid. Pidu oli ka hea võimalus vabamas vormis klientide ja töötajate vaheliseks suhtlemiseks ning üksteise paremaks tundma õppimiseks.

Peol esinesid Eesti silmapaistvaimad džässmuusikud. Kuidas tegite just sellise esinejate valiku?
Me soovisime korraldada sõbraliku ja hubase meeleoluga õhtu, kuid samas ei soovinud esinema kutsuda tuntud poppartiste, keda igapäevaselt raadiost niikuinii kuulda võib. Tahtsime teha midagi, mis ka endale meeldib ja südamelähedane.
Aktors andis kümnendaks juubeliks koostöös Eesti džässmuusikutega välja albumi „Estonian Jazz Meets Opera“, kus on maailma ooperilugude arranžeeringud džässivõtmes ja ka paar lugu kodumaistest operettidest. Selle eriprojektiga soovisime meeles pidada oma häid sõpru ja koostööpartnereid, et kutsuda üles korraks kiire elutempo juures aega maha võtma ja kvaliteetset muusikat nautima. Loogilise jätkuna kaasasime sünnipäevale esinema samad Eesti džässmuusikud, kes plaadil kaasa tegid ning õhtujuhtimise ja tantsumuusika programmi usaldasime võluvale Teele Viirale.

Õhtujuhtimise ja tantsumuusika eest hoolitses võluv laulja Teele Viira.
Õhtujuhtimise ja tantsumuusika eest hoolitses võluv laulja Teele Viira.

Pidu sujus tähelepanuväärselt hästi, kui varakult hakkasite peoks ettevalmistusi tegema? Palju aega kulus?
Mõtteid oli juba varem, kuid peo ettevalmistustega hakkasime tegelema umbes pool aastat enne sündmuse toimumist. Kui kuupäev oli enam-vähem selge, siis tuli hakata otsima sobivat toimumispaika, tegema kokkuleppeid esinejatega jne.

Palju inimesi kaasasite oma ettevõttest korraldamisse ja ettevalmistamisse?
Korraldasime peo algusest lõpuni ise. Peamiselt võtsin sünnipäeva korraldamise enda kanda. Muidugi tuli suuremad otsused ning üldine kava läbi rääkida ettevõtte juhatusega, siiski olid nad väga avatud ning andsid suures osas sünnipäeva planeerimisel vabad käed. Ettevalmistusliku poole pealt oli palju abi sekretäridest, kes suhtlesid vajadusel koostööpartneritega ning samuti raamatupidajast, kellega arutasin läbi peaaegu kõik peo pisidetailid ning üheskoos käisime ka peo menüüd degusteerimas.

Milliseid teenuseid ostsite sisse, millised asjad lahendasite ise?
Seekord korraldasime ise ja sündmusturundusettevõtte abi ei kasutanud. Lilleseaded tellisime, kuid seadsime ise üles. Toitlustamine, heli- ja valgustehnika, vajalike kujunduste loomine ning fotograaf jäid siiski professionaalide tööks, kuid terviku planeerisime meie.

Paremal peo hing ja korraldaja, Aktorsi personali- ja kommunikatsioonijuht Kedi Välba koos õhtujuht Teele Viiraga.
Paremal peo hing ja korraldaja, Aktorsi personali- ja kommunikatsioonijuht Kedi ...

Peoliste hulgas oli nii vanemaid kui nooremaid inimesi, kelle huvid ja maitse võivad olla üsna erinevad, kuidas leidsite peo formaadiks ja sisuks idee?
Formaadile aitas palju kaasa 2016. aasta plaadikoostöö ning selge visioon peo olemusest ja sellest, millist õhtut soovime.

Kui põhjaliku eelarve tegite ja kas tulite esialgu planeeritud kulutustega toime?
Planeerisime kulutusteks maksimaalselt 100 eurot inimese kohta. Jäime eelarve piiridesse ning tulime isegi vähemaga toime, samas millegi pealt kokku hoidmata. Eesmärk oli siiski organiseerida kvaliteetne üritus, aga saime kõik oma kulutused tehtud planeeritud eelarve raames.

Mis oli kõige keerulisem planeerimise juures?
Sobiva koha leidmine, sest sellest algab kogu detailsem planeerimine. Teine samm on leida sobiv toitlustaja, arvestades, et pidu toimub pika tööpäeva lõpus. Inimesed tõttavad pärast tööpäeva lõppu koju riideid vahetama, kes veel juuksurisse ning süüa ei jõuta. Siis ei saa tekkida olukorda, et meel on morn, sest kõht on tühi.

Juubelipeo toimumiskohaks valiti Tallinna Vaba Lava teatrikeskus, kuhu mahtus kenasti ca 180 kutsutud külalist. Toitlustuse eest hoolitses Event Catering.
Juubelipeo toimumiskohaks valiti Tallinna Vaba Lava teatrikeskus, kuhu mahtus...

Mis oli kõige keerulisem ülesanne toimumispäeval?
Kindlasti aja planeerimine. Ise kõike organiseerides tuleb terve päeva mööda linna ringi sõita, et erinevaid peoks vajalikke tarvikuid kokku korjata ja sündmuspaika transportida ning seejärel need ka üles panna. Lisaks peab jääma ka aega enda peoks valmis sättimiseks ning võib juhtuda, et ka muude jooksvate tööasjade organiseerimiseks. Nii tuligi seekord ette, et mitme peatuse vahel tuli autos istudes rahvusvaheliste koostööpartneritega Skype’i kõnes osaleda ja ka muid jooksvaid küsimusi lahendada.

Mida järgmine kord teisiti teeksite?
Kuna olen harjunud organiseerimisel juhtivat rolli haarama ja ma ei ole väga aldis vastutust teistele delegeerima, siis proovin tulevikus jagada rohkem vastutusvaldkondi, luua nö usaldusmeeskond ja jagada organiseerimise kogemust ka teistele töötajatele, kes alles selles valdkonnas esimesi samme teevad.

Mida järgmisel korral kindlasti kordate?
Keeruline on öelda, mida kindlasti kordaks, sest iga sündmus on eri nägu ja täpselt sama asja ei oleks ju põnev uuesti teha. Tants ja muusika on alati see, mis peo käima tõmbab, kuid alati oleme proovinud pakkuda ka midagi lisaks lõbusale poolele, olgu see siis kontsert, mõni publikut kaasav tegevus või muu etteaste.

Kuidas olete oma ettevõttes peokorraldamisel toiminud, millal teete ise, millal ja milleks ostate teenuseid sisse?
Kui vähegi aega ja võimalusi, siis korraldame ise. Ühest küljest võtab ise korraldamine küll palju aega, teisest küljest säästab seda, sest saame teha peo just vastavalt enda soovidele. Üritussturundusettevõttega suhtlemine nõuab üpris palju aega ja sisendiks vajatakse samuti ettevõttepoolseid ideid ja mõtteid. Kõige rohkem oleme teinud koostööd suvepäevade korraldamisel. Paljud suvepäevade toimumiskohad pakuvad juba ise nii palju erinevaid teenuseid ja võimalusi, et üritusturundajate kaasamine polegi enam vajalik. Projektijuhtimistasu kellelegi teisele maksmise asemel saame endale hoopis lahedama sündmuse korraldada.

Milliseid soovitusi jagate teistele ettevõtetele firmaürituse (ise) korraldamiseks?
Proovige kindlasti midagi ise korraldada! Ettevõtte töötaja korraldajana tunneb ettevõtet, selle väärtusi ja töötajaid kõige paremini. Kõige olulisem on lihtsalt kuskilt otsast pihta hakata. Ärge kartke küsida ka teiste kolleegide arvamust või paluda teinekord abi kogenumalt kolleegilt.
Kui te ei ole mitte kunagi ühtegi üritust ise otsast lõpuni korraldanud tasuks panna esialgsed mõtted paberile ning jagada seda näiteks mõne kolleegiga, kes on ka varem erinevaid sündmusi organiseerinud. Mitu pead on ikka mitu pead.
Kindlasti leiab palju infot ka internetist, kus on hulganisti suvepäevade ning muude pidude korraldamisest artikleid ja soovitusi.
Peamine on, et osalejatel oleks tore olla ja alati tasub korraldades silmas pidada, et seda tehtaks hingega ja nii, et ka endale meeldib.
Kuna meil toimuvad suvepäevad koos peredega, siis suvepäevade korraldamisel olen lähtunud põhimõttest, et „peo kuningas“ on laps. Kui lapsed on õnnelikud ja rahul, siis saavad ka vanemad päeva nautida. Seetõttu tuleb põhjalikult läbi mõelda ka kõige pisemate programm ja tegevused.

Intervjueeris: Mari Kõlli, Äripäeva arendusdirektor

JUHIABIDE MEISTRIKLASS
Tule ja osale märtsist juunini toimuvas Sekretär.ee ja Äripäeva Akadeemia “JUHIABIDE MEISTRIKLASSIS: 6 olulist tööriista juhiabi igapäevatöös ”

Meistriklassi programm:

1. moodul (7.03.2017) - Firmaürituste projektijuhtimine
Koolitaja: Äripäeva arendusdirektor Mari Kõlli.
2. moodul (28.03.2017) - Enesekehtestamine juhiabi töös
Koolitaja: suhtlemistreener Kadri Kõiv.
3. moodul (11.04.2017) - Heakeelsus kui juhiabi töövahend
Koolitaja: Eesti Keeletoimetajate Liidu asutajaliige Helika Mäekivi.
4. moodul (12.05.2017) - Arukas ajajuhtimine juhiabi töös
Koolitaja: ajajuhtimise ekspert Kristjan Otsmann.
5. moodul (23.05.2017) - Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine
Koolitajad: Eesti Juhi Abi Ühingu juhatuse esimees Janne Kerdo ja digitaalse asjaajamise ekspert Ingrid Pappel.
6. moodul (9.06.2017) - Enesejuhtimine
Koolitaja: meeskonnatreener ja 2016. aasta koolitaja tiitlivõitja Kaido Pajumaa.

*Meistriklassi saab valida nii tervikpaketina kui ka iga koolituspäeva eraldi.

Loe tervikprogrammist lähemalt siit.

Osale arutelus

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Blogid

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Ebeta otsib BÜROOJUHTI

M-Partner HR OÜ

24. juuni 2017

Tele2 otsib ÄRIKLIENDI ASSISTENTI

Tele2 Eesti AS

31. mai 2017

Salonplus otsib MÜÜGIKONSULTANTE

Salonplus Baltic OÜ

15. juuni 2017

Uudised

Käsi­raamatud

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine