17 soovitust koolitus- ja seminariruumi valikuks

Äripäeva Konverentsikeskuse juht Reelika Andresson-Kesa jagas sekretär.ee-le nippe ja soovitusi, millest sisekoolituseks või tööseminariks ruumide valikul lähtuda.

Kõigepealt tasub endale teha kontrollnimekiri ja veenduda, et kõik punktid oleksid põhjalikult läbi mõeldud, siis on õige aeg asuda plaane tegema.

  1. Mõtle läbi ürituse  formaat, sisu ja sihtgrupp. Kirjuta üles eesmärk, mida üritusega tahetakse saavutada, kellele seda tehakse, millistel kellaaegadel, kui palju on osalejaid.

  2. Kaardista, millised lisategevused oleksid seminari juures vajalikud alates toitlustusest kuni lõõgastuse ja meelelahutuseni välja.  

  3. Esmalt mõtle, kas oleks mõistlik korraldada üritus oma kontoris või samas majas. Mõnikord on mõistlik, kas kulude või aja kokkuhoiu või mugavuse mõttes püsida oma kontori piires. Teine kord aga tuleb kasuks viia inimesed teise keskkonda, et neid ei segaks tavapärased kontoriaskeldused ja nad saaksid paremini keskenduda.

  4. Koosta ja jälgi eelarvet. Ja samas hinda oma võimalusi. Pea meeles, et odav ei ole alati parim. Jälgi, et üritus oleks terviklik.

  5. Jälgi, kas ruum on  eraldi tasu eest või koos toiduga. Mõned hotellid ja restoranid pakuvad ruumi tasuta, kui tellid piisavalt toitu.  Ahvatleva pakkumise juures hinda, kas toidutellimuse ootus on mõistlik või maksad üleliia kõrget hinda.

  6. Kaardista ruumi hinna sees olevad teenused. Ruumi hinna sees võivad olla ekraan, projektor, helitehnika, lava, tõlkekabiinid, laual-toolid, tehniline teenindus, kannuvesi, kirjutustarbed jne. Nende teenuste maksumust hinnates saad erinevaid ruumide pakkumisi võrrelda.

  7. Lepi kokku ruumi ülesseadmise ja mahavõtmise ajad, kui ürituse jaoks on vaja midagi kohale vedada või üles ehitada. Mõnikord on ainuvõimalikud ajad öötundidel, see on ebamugav. Samuti uuri järgi, kas ettevalmistuse ja koristustundide eest peab ka renti või tasu maksma.

  8. Enne otsustamist vaata ruum üle jälgides ventilatsiooni ja kliimaseadmete võimekust, valgustust ja seinte läbikostvust. SPA hotellide puhul arvesta vannilõhna ja hommikumantlites sebivate turistide kulgemisteedega.

  9. Ruumi asukohta hinnates vaata, kus asub köök, mida võidakse teha fuajees, kas keegi teeb ehitustöid majas või selle kõrval.

  10. Tee kindlaks, kui suur on garderoob ja kui palju on tualette.

  11. Uuri järgi, kes on ruumi eest vastutaja, et teaksid kellelt nõuda, et WCs oleks paberit, seepi ja prügikast koristatud.

  12. Selgita välja, kuidas koolitusruumi saaks kutsuda teenindaja. Kas selleks peab helistama seinal olevalt telefonilt või saad ruumist vaikselt lahkuda ja helistada mobiilile.

  13. Vaata, kuidas käivad tuled jm valgustus, et sa ei avastaks end olukorrast, kus korraga saab kustutada vaid kolme ruumi tuled.

  14. Tee kindlaks, kus asub heliruum ja kuidas saab suhelda tehnilise teeninduse personaliga.

  15. Uuri, mis toimub samal ajal kõrvalruumides. Et seinad ei kostaks läbi, naaberkoolituse kohvipausid ei satuks samale ajale jms.

  16. Tutvu parkimiskorraldusega. Kas on parkimiskohti maja läheduses, kas parkimine on hinna sees, kuidas on korraldatud maksmine, teavitamine jne.

  17. Mõtle, kas asukoht on sobilik. Kuidas ühistranspordiga inimesed kohale saavad jms.

 Intervjueeris Äripäeva arendusdirektor Mari Kõlli.

JUHIABIDE MEISTRIKLASS

Tule ja osale märtsist juunini toimuvas Sekretär.ee ja Äripäeva Akadeemia
“JUHIABIDE MEISTRIKLASSIS: 6 olulist tööriista juhiabi igapäevatöös”

Meistriklassi programm:

1. moodul (7.03.2017) - Firmaürituste projektijuhtimine
Koolitaja: Äripäeva arendusdirektor Mari Kõlli.

2. moodul (28.03.2017) - Enesekehtestamine juhiabi töös
Koolitaja: suhtlemistreener Kadri Kõiv.

3. moodul (11.04.2017) - Heakeelsus kui juhiabi töövahend
Koolitaja: Eesti Keeletoimetajate Liidu asutajaliige Helika Mäekivi.

4. moodul (12.05.2017) - Arukas ajajuhtimine juhiabi töös
Koolitaja: ajajuhtimise ekspert Kristjan Otsmann.

5. moodul (23.05.2017) - Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine
Koolitajad: Eesti Juhi Abi Ühingu juhatuse esimees Janne Kerdo ja digitaalse asjaajamise ekspert Ingrid Pappel.

6. moodul (9.06.2017) - Enesejuhtimine
Koolitaja: meeskonnatreener ja 2016. aasta koolitaja tiitlivõitja Kaido Pajumaa.

*Meistriklassi saab valida nii tervikpaketina kui ka iga koolituspäeva eraldi.

Loe tervikprogrammist lähemalt siit.

Osale arutelus

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Käsi­raamatud

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine