IVO SUURSOO: Juhi ootused sekretärile sõltuvad juhi arengutasemest

Columbus Eesti tegevjuht Ivo Suursoo
Columbus Eesti tegevjuht Ivo Suursoo

Sekretäride päeva konverentsi avaakordi Tallinna Kultuurikatlas tegi tarkvarakonsultatsioonifirma Columbus Eesti tegevjuht Ivo Suursoo, kes iseloomustas erineval tasemel olevaid juhte ja pani laudkondadele ülesandeks oma juht ära tunda. Kuid enne veel, kui Suursoo juhtide kõige suuremad saladused välja rääkis, nimetas ta ära neli omadust, mida juhid oma sekretäride juures kõige enam väärtustavad.

Sekretäride neli kõige hindamatut väärtust

  1. Esimene omadus, mida iga juht oma sekretärilt ootab, on terav tähelepanuvõime. Sekretär peab olema see inimene, kes paneb tähele, mis näoga kolleegid tööle tulevad ja mis näoga nad päeva lõpus ära lähevad. Ta märkab ka, mis näoga kliendid sisse astuvad ja mis näoga lahkuvad. See on Suursoo sõnul üks hindamatu väärtus.
    „Kuna meie ettevõte töötab infotehnoloogia vallas, siis oleme teinud spetsiaalsed rakendused, mis kontrollivad, kas kliendid lähevad ära õnneliku näoga,“ märkis ta, lisades, et tegelikult on see sekretäride pärusmaa, sest nad tõesti saavad olla juhi silmad.

  2. Teiseks peab sekretäril olema sama hea kuulmine nagu nahkhiirel. Sest ainult nemad saavad kuulda, mida inimesed tegelikult mõtlevad ja seda suunavalt juhile edasi anda, leidis Suursoo.
    Ta selgitas, et juhtide üks patoloogilisi probleeme on see, et nad ei saa ausat tagasisidet. Tavaliselt annavad tagasisidet vaid väga staažikad töötajad. Loomulikult saab ka juht ise palju ära teha, näiteks luues organisatsioonikultuuri, mis toetab ausat tagasiside andmist. Kuid Suursoo sõnul jääb alati veidike kõhklust õhku, et kas ikka sobib seda või teist öelda, sest äkki lastakse selle peale homme lahti. Ja nii on väike distants juhiga paratamatult kogu aeg olemas.

  3. Kolmas asi, mida juhid oma sekretäridelt ootavad, on tegutsemine ja väledad näpud. See on hindamatu tunne, kui sa oled millestki vaevu rääkinud, kuid see on juba tehtud, nentis Suursoo.

Peale mainitud kolme võtmeväärtuse, ootavad juhid veel ühte asja – ja see on usalduslik suhe. Kui juhi ja sekretäri vahel on hea suhe, siis on kõiki asju palju lihtsam korraldada. „Ei ole ju mingi saladus, et kui head suhet ei ole, siis meelte osa – nii nägemine kui ka kuulmine – võib jääda paraku tagaplaanile,“ rääkis Suursoo.

Slaid Ivo Suursoo ettekandest.
Slaid Ivo Suursoo ettekandest.

Juhi viis arengutaset

Nüüd pööras Suursoo pildi tagurpidi ja püstitas hüpoteesi: kui jätta kõik need tõsiasjad – et juhid tahavad olla usalduslikus suhtes ja läbi selle tunnetada, mis ettevõttes tegelikult toimub jms – kõrvale, siis millest need juhi ootused ikkagi sõltuvad.

Ja väidab, et suurel määral sõltuvad need sellest, kuidas juht on arenenud. Ja tõi sisse täiesti uue dimensiooni – juhi viis arengutaset.

Esimese taseme juht. Neid juhte tunnustatakse tavaliselt tulemuste ehk individuaalsete oskuste eest. „Nad on väga tugevad individuaalsed sooritajad ja sellepärast neid tavaliselt ka edutatakse. Kogu nende juhtimine põhineb faktil, et neile on antud positsioon ja neil on positsiooni jõud,“ rääkis Suursoo, kelle sõnul teevad esimese taseme juhid väga palju tööd just ise ära.

Mis on nende puhul kõige positiivsem? Nad on pidevalt eesliinil ja teevad seda sama, mida kõik teised ümberringi. Nad annavad väga suure isikliku panuse.

Teise taseme juht. Siin tulevad mängu suhted. „Kui juhid on mõned aastad kõvasti oma isiklike võimete peal siblinud ja pääsenud heal juhul läbipõlemisest, siis nad jõuavad arusaamisele, et üksi ei ole võimalik.“ Siis hakatakse Suursoo sõnul suhteid ehitama, nad saavad aru, et selleks, et organisatsioon tööle läheks, peab organisatsioonis looma head suhted.

Need juhid mõistavad, et nende isiklik panus saab olla vaid kuhugi maani ja sealt edasi on organisatsioonil lagi ees, sest nende isiklik areng takistab organisatsiooni kasvamast. Nad peavad hakkama delegeerima, keskendudes mitte isiklikele, vaid meeskonna eesmärkidele. Nad on juhid, kes on loonud organisatsioonis mõistliku suhtevõrgustiku ja panustavad organisatsiooni läbi meeskonna eesmärkide. Tegemist on meeskonna juhtidega, kelle tase on täiesti märkimisväärt ja kes on tublid juhid.

Kolmanda taseme juht. See on viimane juhtimise tase, sest edasi tulevad liidri tasemed. Need juhid on tulemusjuhid, kes on oma valdkonnas väga kompetentsed ja kes hoolitsevad selle eest, et inimeste vahelised suhted oleksid head. Oma respekti teenivad nad läbi tulemuste. Inimesed hindavad neid mitte enam isiklike oskustele, vaid organisatsiooni arendamise pärast. Nad on väga head tulemusjuhid, kuid siit on veel võimalik minna edasi.

Neljanda taseme juht. Nemad on saanud aru, et selleks, et arengus veel edasi minna, tuleb arendada oma inimesi ja pöörata tähelepanu mitte ainult protsessidele ning inimeste heaolule ja organisatsioonikultuurile, vaid ka inimeste arengule. Nemad hakkavad arendama oma alluvaid. Nad saavad aru, et organisatsiooni laiendamine või ka vastutuse jagamine sõltub sellest, kes ja kui head on need inimesed, kes tulevad nende järel. Nad on liidrid, kes arendavad inimesi.

Viienda taseme juht. Nemad on unistuste juhid, kes on huviorbiidis selle tõttu, kes nad on ja mis ideid ja väärtusi nad kannavad. Nad on juhid, kes panustavad jäägitult oma organisatsiooni ja ideedesse, aga ei ole selle juures need inimesed, kes löövad käega vastu rinda ja ütlevad, et nemad tegid seda.

Slaid Ivo Suursoo ettekandest.
Slaid Ivo Suursoo ettekandest.

Mida ootavad need viis juhti oma sekretäridelt?

  • Kuna esimese taseme juhid delegeerida hästi ei oska, ootavad nad oma sekretäridelt lihtsaid asju: telefonile vastamist, kirjade saatmist, võib-olla veel midagi, kuid päris täpselt ta seda sõnastada ei oska.

  • Teise taseme juhid, kes on organisatsiooni üles ehitanud, ootavad sekretäridelt head õhkkonna tunnetust. Nad mõtlevad, et ahaa, personalijuht teeb n-ö personalipoliitikat, aga kes tegelikult näeb ja kes tegelikult tunnetab. See on sekretär! Nad soovivad, et sekretär kujundaks organisatsiooni õhkkonna selliselt, nagu inimesed tahavad, alustades väga väikestest asjadest.

  • Mida aga ootab tugev tegevjuht ehk tulemusjuht juhiabilt? Igal juhul ei taha nad enam mõelda selle peale, kas nad usaldavad ikka mõnda asja oma sekretärile anda. Ta vajab täielikku kindlustunnet, et ükskõik, millega tegu poleks, sekretär leiab lahenduse.

  • Neljanda taseme juht tegeleb oma meeskonna arenguga ja ootab tõenäoliselt sekretärilt juhtkonna abistamist ja osalemist juhtkonna arengu protsessides.

  • Viienda taseme juht eeldab, et sekretär on täisväärtuslik juhtkonna liige ja osaleb kõikides tegevustes, mis aitavad ellu viia ettevõtte visiooni.
Slaid Ivo Suursoo ettekandest.
Slaid Ivo Suursoo ettekandest.

Sekretäri päeva tähistama tulnud nobenäpud hindavad oma juhte kõrgelt

Kõik viis juhi taset peensusteni läbi arutatud, tegi Suursoo konverentsi publiku seas eksprompt uuringu, mis näitas, et sekretärid hindavad oma juhte pigem kõrgelt. Võiks öelda, et 2/3 vastanutest hindas oma ettevõtte juhti tugevaks tulemusjuhiks või visiooniga liidriks – ja seda oli rõõm kuulda.

Autor: Merit Pärnpuu, kaasautor

*Columbus Eesti tegevjuht Ivo Suursoo esines 25.aprillil Tallinna Kultuurikatlas, Äripäeva ja Sekretar.ee poolt korraldatud sekretäride päeva konverentsil, teemal „Mida kõik maailma juhid ootavad oma abilt?“.

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine