10 kasulikku äppi, mida iga sekretär teadma peaks

Tehnoloogiaportaali Geenius.ee peatoimetaja Hans Lõugas.
Tehnoloogiaportaali Geenius.ee peatoimetaja Hans Lõugas.

Tehnoloogiaportaali Geenius.ee peatoimetaja Hans Lõugas soovitas sekretäride päeva konverentsil kasulikke äppe, mis aitavad kontoritööd efektiivsemalt korraldada, muudavad koosolekute pidamise lihtsamaks ja tavalise lähetuse meeldejäävaks reisielamuseks.

Kui osa äppe on sellised, mida saab individuaalselt kasutada, siis teised on mõeldud kogu kollektiivis kasutamiseks. Nii leiad siit kindlasti ka ideid, mida järgmisel koosolekul välja käia, et veenda oma kolleege või IT-osakonda moodsa ajaga ühte sammu astuma.

Äpid, mis aitavad kontoritööd efektiivsemalt korraldada

  • Scannable

    Väga lihtne äpp, mis elab telefonis, kasutab telefoni kaamerat ja välku selleks, et skaneerida kuludokumente. Tegelikult teeb ära sama töö mis lauaskanner, piisab vaid sellest, kui panna väike bensiinitšekk või mis tahes muu dokument, kas või A4 paber lauale, suunata telefon otse sinna peale ja Scannable leiab skännitava osa ise üles ning teeb sellest automaatselt PDF-i.

    See aga ei jää fotona lihtsalt kuskile kausta, vaid ta töötleb dokumendi ära nii, justkui oleks tegu mustvalge skanneriga. Edasi lendab see automaatselt pilve või ükskõik kuhu mujale. „See on ülimalt lihtne, praktiline ja kasulik asi, ta on väga hästi loetav ja väga hästi arhiveeritav,“ täheldas Lõugas, kelle sõnul on enamik äppidest olemas ka alternatiivid. „Kui leiad, et Scannable ei sobi, sest see on liiga keeruline või midagi on valesti, siis tema alternatiiv on Scanbot, millel on natuke teised asjad küljes, aga mis täidab sama ülesannet.

  • Dashlane

    Paroolid, paroolid, paroolid! Interneti ja arvuti turvalisusest räägitakse harutihti. „See on väga tähtis ja see on mu lemmikteema,“ ütles Lõugas. Ja tõsi see on, sest paroole peame kollektiivis tihti jagama, kirjutame Twitteri, Instagrami ja Facebooki paroolid sageli ettevõtte seinale, et need kõigile kogu aeg näha oleksid. Kuid me ei arvesta sellega, et igaüks, kes kontorisse külla tuleb, näeb seinalt ettevõtte paroole. Vahepeal tehakse isegi pilti ja pannakse need Facebooki üles ning paroolid ongi pahaaimamatult igal pool laiali. See on täitsa tavaline asi, rääkis Lõugas.

    Dashlane on üks programm ja 1Password teine, mille puhul on vaja teada vaid üht väga tarka, keerulist ja raskesti äraarvatavat parooli. „Need programmid hoiavad enda sees lõpmata hulga paroole, millega saab igale poole veebiteenustesse sisse minna. Neid saab kolleegidega jagada ja ühiselt hallata. Kui on kahtlus, et mingi parool on kuskil lekkima läinud, saab selle kiiresti ära vahetada,“ selgitas Lõugas. Mõlemad töötavad nii arvutis kui ka telefonis ning on abiks, kui on jälle vaja teha kuskil uus konto. „See mõtleb välja väga keerulise pika parooli, paneb selle automaatselt kirja ja jätab meelde ning hoiab turvaliselt. Ja garanteerib, et midagi ei juhtu selle parooliga,“ lisas Lõugas.

  • Microsoft Teams / Slack

    Äppe, mis muudavad omavahelise suhtluse hõlpsamakas, on kõige raskem soovitada, sest e-kirjad on justkui tulnud, et jääda. „Tegelikult on e-kirjad kohmakad,“ ütles Lõugas, „neid on väga palju, neile vastamine on aeglane ja need võivad kasvada kilomeetrite pikkuseks. Lõpuks ei saa enam keegi aru, kes mida loeb või kus oma järjega on.“

    Slack on programm, mis tegi revolutsiooni ja oli nii edukas, et suur Microsoft tegi täpselt samasuguse asja, mille nimi on Microsoft Teams. Viimane kasutab Office’i programme, kuid mõlema mõte on see, et ta on justkui jututuba või vestluskeskkond, mis elab telefonis, arvutis – igal pool, ja hoiab hästi koos tööalase jutu. Ja ehkki need kaks on justkui jututoad, on need ometi väga kindlalt orienteeritud tööalastele ülesannetele, märkis tehnoloogiaguru.

    Mõlemas saab teha kanaleid, pidada üldkoosolekuid, arutada turunduse, haldusküsimuste, raamatupidamise või mis iganes küsimuste üle – see on virtuaalne ruum, kus inimesed saavad vestelda ja jagada linke, faile ja dokumente oma maja sees või ka nelja silma all. Ja sa võid kindel olla, et seal on alati olemas viimane jutt, mida kolleegiga rääkisid.

    Lõugase sõnul arutatakse Eestis tööasju nurjatult palju Skype’i teel. „Mina ütlen, et see on tegelikult suur probleem, sest asjad ristuvad. Skype’is on sul tihti vanaema või tuttavad või koolikaaslased.“ Teine, veel hullem on Facebook Messenger, sest Facebookis on inimestel tuhandeid sõpru ja tuhandeid kontakte ja kui töö ja eraasjad lähevad sassi, on tulemus see, et kui õhtul tahad sõpradega rääkida, siis näed hoopis tööteadaannet. Lõugas soovitab hoida töö- ja erasuhtluse eraldi ja mainitud programmid teevad seda tema sõnul väga efektiivselt.

  • Pilveketas Dropbox / OneDrive

    Ehkki pilveketas ei ole midagi uut, ütleb Lõugas, leidub ikka veel inimesi, kes ei ole selle kasulikkuses veendunud. Pilveketas tasub tema sõnul tööle panna mitte ainult isiklikuks hüvanguks, vaid kogu kollektiivi heaks. „Kui ma panen failid ühte kausta, siis ma ei pea mõtlema, et see kaust on seotud vaid selle füüsilise arvutiga, mis on mul ühes konkreetses kontoris, sest see kaust eksisteerib korraga kõikides arvutites. Ja kui ühest arvutist fail kustutada, siis see kustub ka teistes, aga ma saan selle vajadusel taastada. Ja kui ma ühte arvutisse lisan mõne dokumendi, siis see ilmub ka kõikidesse teistesse arvutitesse ja ka alati selle inimese telefoni.“

    Nende puhul on oluline end kurssi viia uue andmekaitse määrusega ja ettevõtte sees enne läbi arutada, kas ettevõttes liigub selliseid dokumente, mille puhul on eraldi vaja järge pidada, kus pilvekettas nad asuvad. „Mõnikord on tegemist konfidentsiaalsete isikuandmetega, kus ei saa lubada, et see pilv, kus see ketas on, asub näiteks väljasool EL-i,“ hoiatas Lõugas, märkides, et need asjad on kõik lahendatavad.

Äpid, mis muudavad koosolekute pidamise lihtsamaks

  • Evernote

    Siin on tegu ideaalse tööriistaga, kui on vaja teha märkmeid või panna kirja või salvestada ükskõik mida muud. „See on jällegi üks programm, mida kasutan juba aastaid,“ ütles Lõugas ja lisas, et see ei ole ainuke omalaadne, samasuguse töö teeb ära ka Onenote.

    Kui on koosolek või mingisugused tööintervjuud, või on vaja midagi muud kirja panna või salvestada, siis see on programm, mis hoiab kõik märkmed enda sees, loeb need läbi ja otsib välja märksõnad. Ta aitab ühe või teise kirjapandu kohta leida seoseid ja otsib üles need kohad, kui varem samal teemal kirjutati. Seda kõike saab ka kollektiivis jagada: nt kui on ühesugused aruanded, kus on läbivalt ühe ja sama kliendi või teenuse või osakonna nimi sees, siis ta oskab luua seoseid.

    Kuid see ei ole ainult kirjutamiseks mõeldud, lisas Lõugas, vaid ka kõiksugu muid formaate saab sellega digitaalselt hoida, nt teha pilti või (heli)salvestusi. Selle saab panna koosoleku ajal diktofoni asemel tööle ja ei ole vaja mõelda, kuhu kohta diktofon faili salvestas või mis programm see oli, kuidas ma selle kätte saan, kus ta asub, millega teda seostada. Evernote teeb info organiseerimise arvutis väga lihtsaks.

    „Ma panen koosolekut alustades kirja ühe märksõna või kuupäeva või pealkirja ja edaspidi võin kindel olla, et ma näen siit kõike, mis ma kirjutasin või diktofoniga salvestasin, võib-olla tegin pildi ka mõnest dokumendist ja kõik on ühes kohas olemas. Ja jällegi – kui tahan, saan seda teise kolleegiga jagada,“ lisas Lõugas.

  • Wunderlist

    Ehkki seda on ennekõike mõnus just individuaalselt kasutada, on sellest ka kollektiivis kasu. See on hästi lihtne, ilus, hõlbus programm, kuhu saab ühe puudutusega kirjutada üles asjad, mida ma täna, homme või ülehomme ära teen. Seejärel saab ka kohe märkida, et kas lükkan edasi või on tehtud või mitte. „Temas ei ole midagi geniaalset või revolutsioonilist nii väga, aga mõnikord on need tarkvarad või äpid kasulikud hoopis sellepärast, et nad teevad asjad nii lihtsalt ja intuitiivselt ära, et mul piisab vaid ühest, kahest puudutusest ja see on valmis.“

    Asana on Lõugase sõnul mõnes mõttes samasugune, aga kui üks on jalgratas, siis teine on rekka. „Mõlemad liiguvad edasi, üks on ülilihtne, teine on hästi paljude võimalustega.“ Asana on mõeldud rohkem kollektiividele projekti juhtimiseks, meeskonna ülesannete määramiseks, et olla kursis, mida teine inimene, kolleegid või osakond teeb. Lõugas ise on seda kasutanud ülevaate tegemiseks. „Omast kogemusest ja paljude teiste inimeste kogemusest võin öelda, et kes on läinud üle digitaalsele järjepidamisele ja hakanud arvestama, kui palju on vaja mida teha, siis töö saab efektiivsemalt tehtud.“

  • WeekDone

    Selle äpi taga on peidus Eesti firma, millel läheb väga hästi. Seda kasutavad suured firmad üle maailma, nt Lufthansa ja suured pangad Ameerikas. Ta teeb ära väga lihtsa töö: küsib, kas sel nädalal jõuti kõik asjad tehtud, mis eesmärgiks seati. „Tundub nagu tühine, et miks selleks on vaja eraldi programmi, aga ometi nad ütlevad, et see on nii mõnus ja efektiivne. Kui sa paned nädala lõpus paika, et järgmisel nädalal on sinu plaanid need ja kolmel-neljal kolleegil need, siis nädala lõpus kulub vaid veerand tundi selleks, et vaadata üle, kas sa jõudsime asjad tehtud. Ja kui ei jõudnud, siis see aitab momentaanselt järge pidada. Aga põhimõtteliselt aitavad need kõik hoida tööülesandeid silme ees,“ rääkis Lõugas.

Äpid, mis muudavad tavalise lähetuse meeldejäävaks reisielamuseks

Reisida on tore, aga tihti on tööalane reisimine seotud väga kindla eelarvega. Väga oluline on võtta sellest eelarvest maksimum ja mitte maksta üle, samas aga organiseerida reis võimalikult mõnusalt, lihtsalt, kiiresti ja tõhusalt nii, et mitte vaadata reisi eelarvet ja võtta kõige soodsam leid, vaid et tegelikult saaks ka kõige mõnusamalt reisitud. Äppe selleks igal juhul on!

  • TripIt

    See on Lõugase enda vaieldamatu lemmik ja on seda enda sõnutsi kasutanud mitu aastat. „Pidin eelmine nädal käima ühel suurel tehnoloogiamessi pressikonverentsil ja lendama teise Euroopa otsa. Aga mul oli see abiks – jube hea asi!“ Tuleb lihtalt registreerida TripIt veebisaidil oma konto, panna oma meiliaadress kirja, et sait seda teaks. Seejärel osta lennukipilet kas reisibüroost või mõne reisifirma kodulehelt, oodata, millal lennupilet postkasti ilmub ja siis vajutada „Forward“-nuppu. Nii edastad oma kirja ja saadad selle TripIti firmasse. Nemad näevad, et see saadeti sinu meiliaadressilt ja teavad, et see läheb sinu kontole. Sina teed TripIti oma telefonis lahti ja näed reisi ajakava: mis kell Tallinnast lend väljub, kus on vahepeatused, kui palju on vahepeatumisteks aega, mis kell kohapeal maandud.

    Samamoodi saab sinna saata hotellibroneeringuid ja näha, kuidas lennujaamast hotelli saab ja missugused transpordi võimalused on. „Kogu reisijuht on ühes äpis sees,“ ütles tehnoloogiaguru rahulolevalt. Äpp loob ka visuaalselt nähtava ülevaate, kust kohast reis pihta hakkab, mis linnad ja lennujaamad sa konkreetsel kellaajal läbid. Ta oskab ka uuendada lennuaega võttes ülemaailmsest lennuinfosüsteemist väljumised, isegi väravad, kust kohast lend väljub. Ta hoiab sind kursis niimoodi, nagu tegelikult ükski reisijuht seda teha ei saaks.

    Parim on selle juures see, et see ei ole mõeldud vaid isiklikuks kasutamiseks, vaid sellega on väga mugav ka organiseerida lähedaste ja kolleegide reise. Äpp organiseerib inimese eest kogu asja ära, tema võtab vaid telefoni ja vaatab, et ahah minu reis on selline. Samuti on seal peal ka muid rakendusi: nt mis vabaaja tegevust ühes või teises sihtkohas teha.

  • SkyScanner + SeatGuru

    Kui lennujaama peale jutt läks, siis alati on tore mõte helistada Estravelisse ja küsida parimat hinda, aga miks mitte kontrollida, et äkki saab kuskilt veel midagi paremat. Üks sellistest äppidest on SkyScanner, kuid neid on tegelikult veel: nt Kayak ja Momondo, kust võib leida selliseid üllatusi, mille peale ei oska ise tullagi.

    SeatGuru paistab aga olevat justkui tühine programm, mis teeb ometi elu nii palju paremaks. Sinna saad sa panna sisse lennufirma nime, lennunumbri ja kuupäeva ning see lööb ette kogu lennuki plaani, et teaksid check-in’i minnes õige istekoht valida. Ta ütleb ära, et ära sinna mine, kus on viimane punane rida, sest seal ei saa istet alla lasta ja sa pead kogu lennu aja piinlema. Või et ära istu kollastele istmetele, sest seal on tualett läheduses ja inimesed käivad sust kogu aeg mööda. Mine istu kindlasti rohelistele istmetele – seal on ekstrajalaruumi, saad pikutada, kas või magada, kuna seal on hädaabi rida. „Väga lihtne, väga väike asi – nad teavad kõiki maailma lennufirmasid, kõiki lennukeid ja teevad tasuta lendamise väga väikse nõksuga mugavamaks.“

  • TripAdvisor / Yelp / WhereChefsEat

    TripAdvisor on üle maailma kõige parem teejuht, mis kogub linna kohta infot, mida ühes või teises linnas teha tasub – see on kõige tähtsam. Ja teine asi – kogub kokku inimeste tagasisidet, mida nad on ühe või teise ettevõtmise kohta öelnud, kas oli äge või mitte. Kui sa võtad TripAdvisor’is mõne kategooria lahti ja vaatad näiteks vabaõhutegevusi mõnes linnas, siis ta näitab nimekirja tipp-pakkumistest. „Võid olla täiesti kindel, et pakkumised, mis on esireas, on tõesti väga head asjad. TripAdvisor’isse ei saa firmad osta reklaami põhimõttel, et pange meid nimekirja algusesse, vaid neid tegevusi on tõesti tuhanded inimesed soovitanud ja elamus on garanteeritud.“

    Yelp on sama asi, kuid on rohkem orienteeritud toidule ja söögikohtadele. Viimased kaks töötavad eri regioonides kas rohkem või vähem. Euroopas on nad mõlemad in, Ameerikas aga on Yelp vähem popim. Seal soovitab Lõugas kasutada Google Mapsi, mis on hakanud neile mõlemale kõige rohkem konkurentsi pakkuma.

    WhereChefsEat ehk kus peakokad söövad on äppide maailmas täiesti veider asi, sest see äpp ise maksab juba 15 eurot. „Ma ei tea ühtegi äppi, mis nii palju maksaks,“ märkis äppidest kõiketeadja Lõugas. Ent kui sa selle lahti teed, ütleb ta selle linna kohta, kus maailma tippkokad on einestanud. Sa võid minna sinna sööma ja olla kindel, et see on maailmaklassi elamus. Äpp näitab sulle ära ka hinnaklassi, mis võib olla nii valgete linadega fine dine kui ka lihtne tänavakohvik. Igal juhul aitab see nutikas ja kaval äpp leida üles kõik maailma kõige paremad söögikohad.

Autor: Merit Pärnpuu, kaasautor

Vaata lisaks:

Osale arutelus

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Blogid

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Ebeta otsib BÜROOJUHTI

M-Partner HR OÜ

24. juuni 2017

Tele2 otsib ÄRIKLIENDI ASSISTENTI

Tele2 Eesti AS

31. mai 2017

Salonplus otsib MÜÜGIKONSULTANTE

Salonplus Baltic OÜ

15. juuni 2017

Uudised

Käsi­raamatud

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine