Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine kaasaegses kontoris

dokumendid

Kas mäletate veel aega, kui dokumendikäru lükkav assistent oli normaalne nähtus? Täna ja praegu ei kujutaks väga ette, et paberkandjal dokumentide hulk on nii suur, et nende kokku kogumiseks läheks vaja käru. Dokumendihalduse põhieesmärk on siiski muuta ettevõtte tööprotsessid lihtsamaks ja kiiremaks.

Dokumendihalduse eest vastutava isiku kohustus on jälgida, et kõik vajalik informatsioon dokumenteeritakse ja liigitatakse kindla skeemi alusel. Eesti Juhi Abi Ühingu liige Janne Kerdo soovitab dokumendihaldusel järgida reegleid ja teha seda võimalikult lihtsal viisil. Rõhku tuleb panna info süstematiseerimisele, et dokumentide leidmine oleks võimalikult kiire ja lihtne.

Kui esmane vajadus dokumentide kasutamise järele on kadunud, ei tohi neid veel hävitada. Dokumendi säilitustähtaeg pannakse paika kooskõlas õigusaktidega ning lähtudes ettevõtte praktilisest vajadusest. Säilitatavad dokumendid ja andmed peavad olema taasesitatavad kogu säilitustähtaja jooksul.

TTÜ rahvusvahelise õppekava e-riigi tehnoloogiad ja teenused juht ja dotsent Ingrid Pappel tuletab meelde, et kuigi digitaalse informatsiooni heaks omaduseks on kerge andmete kopeerimine ja muutmine, siis on neid andmeid sama kerge ka rikkuda või hävitada. Ingrid ütleb, et digitaaldokumentide pikaajalisel säilitamisel tuleb valida õige platvorm, arvestada selle riskidega ja koolitada vastutavat personali.

Meelespea!

  • Dokumendid peavad olema kooskõlas dokumenditööd reguleerivate õigusaktidega.
  • Dokument peab olema keelelt ja stiililt korrektne ning üheselt arusaadav.
  • Dokumendi loomisel tuleb aluseks võtta dokumendi liik ja säilitustähtaeg.
  • Arhiveeritud dokumendid ja andmed peavad olema taasesitatavad kogu säilitustähtaja jooksul.
  • Digitaaldokumentide säilitamisel on oluline õige platvormi valik ja riskide ning ohtudega arvestamine!

Selleks, et dokumenditööd võimalikult lihtsalt ja loogiliselt korraldada, tuleks end kurssi viia valdkonda reguleerivate õigusaktidega, dokumentide loomise heatavaga ning digitaalarhiveerimise võimaluste ja ohtudega.

22. veebruaril toimub taas suurepärast tagasisidet saanud koolitus "Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine“. Koolitust viivad läbi Janne Kerdo ja Ingrid Pappel, kelle dokumenditöö alased nõuanded on sekretäride seas kõrgelt hinnatud! Tutvuge koolituse programmiga!

Koolitus "Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine" on valminud Äripäeva Akadeemia ja Sekretär.ee koostöös.

 

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara