Mida jälgida dokumendihaldust korraldades?

Dokumenditöö valdkond on pidevas muutumises. Meil tuleb arvestada digirevolutsiooniga, muudatustega valdkonda reguleerivates õigusaktides ja kasutatavates mõistetes. Dokumendiöö korralduse eest vastutava isiku kohustus on jälgida, et kõik vajalik informatsioon dokumenteeritakse ja liigitatakse kindla skeemi alusel.

Eesti Juhi Abi Ühingu liige Janne Kerdo soovitab dokumendihaldusel järgida reegleid ja teha seda võimalikult lihtsal viisil. Väga oluline on pöörata tähelepanu dokumendi koostamise heale tavale, sest lisaks koostajale peavad dokumendi sisu mõistma ja sealt vajalikku infot leidma ka teised ettevõtte töötajad. Dokument, mis ei ole keeleliselt korrektne või loogiliselt üles ehitatud, võib tekitada probleeme. Lisaks tuleb panna rõhku info süstematiseerimisele, et dokumentide leidmine oleks võimalikult kiire ja lihtne.

Kuidas ja millest alustada?

Dokumendihalduse korraldamise alustamisega on seotud mitmed etapid, kõigepealt tuleks selgeks teha:

  • milliseid tegevusi organisatsioon täidab,
  • millised õigusaktid reguleerivad organisatsiooni tegevusi, millest tuleb lähtuda ja miks,
  • mis dokumendid meil tekivad, millisel teabekandjal,
  • mis on dokumentide (teabe) säilitustähtajad,
  • kuidas dokumendid (info) liiguvad, kas ja mida on vaja registreerida ja kuidas neid menetleda,  
  • kus dokumente hoitakse?

Nende etappide juures ei tohi unustada „kasutajat”. Tuleb kaaluda, kes ja millised dokumente kasutab, kui tihti on vaja dokumentidele ligi pääseda ja kellel on selleks üldse õigused. Otstarbekas on kehtestada töökorralduslikud dokumendid, kuid see vajadus sõltub organisatsiooni suurusest, infohulgast, kasutajate arvust ja tegevusvaldkonda reguleerivatest õigusaktidest. 

Selleks, et dokumenditööd võimalikult lihtsalt ja loogiliselt korraldada, tuleks end kurssi viia valdkonda reguleerivate õigusaktidega, dokumentide loomise hea tavaga ning digitaalarhiveerimise võimaluste ja ohtudega. Kõike, ka dokumenditööd, on võimalik teha lihtsamalt ja kasutajasõbralikumalt!

Osale arutelus

  • Janne Kerdo, Kerdo ja Partnerid OÜ, Eesti Juhi Abi Ühing

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Küsitlus

Kas osaled võistlusel PARIM SEKRETÄR 2018?

  • Osalen ise
    0%
    0%
  • Soovitan kolleegi
    0%
    0%
  • Soovitan tuttavat sekretäri
    0%
    0%
  • Ei osale ega soovita, kuid jälgin võistlust veebis
    40%
    40%
  • Ei osale ega soovita
    50%
    50%
  • Muu
    10%
    10%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima is looking for a MANAGEMENT BOARD ASSISTANT

Maxima Eesti OÜ

22. aprill 2018

Maxima otsib BÜROOJUHTI

Maxima Eesti OÜ

24. aprill 2018

Teabevara