Mida jälgida dokumendihaldust korraldades?

Dokumenditöö valdkond on pidevas muutumises. Meil tuleb arvestada digirevolutsiooniga, muudatustega valdkonda reguleerivates õigusaktides ja kasutatavates mõistetes. Dokumendiöö korralduse eest vastutava isiku kohustus on jälgida, et kõik vajalik informatsioon dokumenteeritakse ja liigitatakse kindla skeemi alusel.

Eesti Juhi Abi Ühingu liige Janne Kerdo soovitab dokumendihaldusel järgida reegleid ja teha seda võimalikult lihtsal viisil. Väga oluline on pöörata tähelepanu dokumendi koostamise heale tavale, sest lisaks koostajale peavad dokumendi sisu mõistma ja sealt vajalikku infot leidma ka teised ettevõtte töötajad. Dokument, mis ei ole keeleliselt korrektne või loogiliselt üles ehitatud, võib tekitada probleeme. Lisaks tuleb panna rõhku info süstematiseerimisele, et dokumentide leidmine oleks võimalikult kiire ja lihtne.

Kuidas ja millest alustada?

Dokumendihalduse korraldamise alustamisega on seotud mitmed etapid, kõigepealt tuleks selgeks teha:

  • milliseid tegevusi organisatsioon täidab,
  • millised õigusaktid reguleerivad organisatsiooni tegevusi, millest tuleb lähtuda ja miks,
  • mis dokumendid meil tekivad, millisel teabekandjal,
  • mis on dokumentide (teabe) säilitustähtajad,
  • kuidas dokumendid (info) liiguvad, kas ja mida on vaja registreerida ja kuidas neid menetleda,  
  • kus dokumente hoitakse?

Nende etappide juures ei tohi unustada „kasutajat”. Tuleb kaaluda, kes ja millised dokumente kasutab, kui tihti on vaja dokumentidele ligi pääseda ja kellel on selleks üldse õigused. Otstarbekas on kehtestada töökorralduslikud dokumendid, kuid see vajadus sõltub organisatsiooni suurusest, infohulgast, kasutajate arvust ja tegevusvaldkonda reguleerivatest õigusaktidest. 

Selleks, et dokumenditööd võimalikult lihtsalt ja loogiliselt korraldada, tuleks end kurssi viia valdkonda reguleerivate õigusaktidega, dokumentide loomise hea tavaga ning digitaalarhiveerimise võimaluste ja ohtudega. Kõike, ka dokumenditööd, on võimalik teha lihtsamalt ja kasutajasõbralikumalt!

Osale arutelus

  • Janne Kerdo, Kerdo ja Partnerid OÜ, Eesti Juhi Abi Ühing

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Eesti Vabaõhumuuseum – ajal on lugu!

Rocca al Mares, Tallinna kesklinnast kõigest 15-minutilise sõidu kaugusel asub imeline paik – Eesti Vabaõhumuuseum. Ürituste korraldamiseks leiab siit erinevaid peo- ja seminariruume, kauni looduskeskkonna ning meeliülendavad maitseelamused.

Kopra talu – peopaik Mulgimaa ürgses looduses

Turismistaluna hakkas Kopra talu tegutsema 2000. aasta sügisel. Praeguseks on sellest kujunenud populaarne seminaride, konverentside, suvepäevade ja peoürituste pidamise paik. Kopra talu asub Viljandist 22 kilomeetri kaugusel Tuhalaane külas ning on ümbritsetud ürgmetsadest, soodest ja järvedest.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara