Autor: Eero Palm • 27. aprill 2020

Olen kasutanud Zoomi lahendust aastaid ja siin on viis lihtsat soovitust, mida hea meelega jagan, et veebikoosolek oleks kvaliteetne.

1. Alusta kohe algusest

Ehk esmamulje loeb. Kui alustad koosolekut avatud kaameraga, mille taga sahmib segaduses meeskonna liider ja alustab vabandusega, et hilineme pisut alustamisega, siis on esimesed 30 sekundit valesti kasutatud. Pigem n-ö ava uksed viis minutit varem jagatud viisaka esimese slaidiga ja veel parem on see, kui avaslaidil on mõni positiivne mõte sinu meeskonnale. Ja ka siis alusta õigel ajal! Hilinemiseks pole mingeid muid vabandusi kui ainult organiseerimatus.

2. Kaamera asetus

Kui kasutusel on arvuti või eraldiseisev veebikaamera, siis tõsta arvutit või langeta tooli. Vastasel juhul on võimendatud proportsiooniga sinu kõht ja pea paistab väiksem. Kas saaksid võimalusel kaamera ees hoopis seista? See aitaks kaasa ka sellele, et hääl on parem ja žestid tulevad loomulikumalt. Mõtle ka sellele, mida kaamera näitab. Olenevalt eesmärgist ja koosoleku iseloomust nähtav taust kas lisab või vähendab professionaalsust. Kui taustaks on kolikamber, siis sinu kui organiseeritud juhi maine on selgelt löögi all. Samas kui tegu on oma meeskonna koosolekuga, siis võib olla kõigile värskendav, kui sinu viieaastane laps korraks kaadrisse tuleb.

3. Veebikoosolek ja slaidid

Kui kasutad jagatud ekraani info kuvamiseks, siis vaata üle, kas proportsioonid on paigas. Olenevalt teemast saad ehk slaidid või joonised lihtsamaks ja märksõnalisemaks teha. Kui mõni joonis või tekst on nii väike, et seda on ka tavaolukorras raske lugeda, siis on läbi veebi arvutis, tahvlis või telefonis jälgijal seda veelgi keerulisem lugeda.

4. Hoia esinemise energiat

Olenevalt koosoleku pikkusest võib pärast esimese viie minuti adrenaliini möödumist hoog raugeda. Kindlasti lõhub esinemise intensiivsust see, kui loed teksti lihtsalt maha. Mõtle, mis väärtust sa lood. Kas sinu kolleeg ei võiks seda teksti ise kuskilt lugeda ja võib-olla teha seda ka veenvamalt? Kasuta pigem märksõnu ja arutle. Teksti pidev mahalugemine lõhub ka silmsidet.

5. Kas ja kuidas osalejaid kaasata?

Mõtle enne koosolekut läbi, mil moel osalejaid kaasad ja millised on tehnilised lahendused. Võid hoida avatuna vestluse keskkonda, kuhu tehnilised küsimused suunata. Ka osalejad on sageli uues olukorras, kui nende osalemine on oodatud, siis tee mängureeglid kohe alguses kenasti selgeks, et nad teaksid, mis on nende roll.

Kuigi hetkel on suur osa meeskonnaga suhtlemisest kolinud veebi, siis kui asi käppa saab, on kasu ka edaspidiseks, kriisijärgseks ajaks. Need oskused jäävad ka edaspidiseks nii koosoleku läbiviijale kui ka osalejatele, kes uute lahendustega harjuvad.