11. mai 2011

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Näitan mõnda sammu, mida ise kasutan umbes kuu enne puhkust.

1. Korralda asendamine

Kes ja kuidas täidab su ülesandeid puhkuse ajal? Vii oma asendajad aegsasti enne puhkust asjadega kurssi ning valmista vajadusel ette juhendid. Lepi asendajatega kokku ka nende vastutuse ja otsustuspädevuse piirid. Kui head juhtnöörid olemas, puudub asendajatel vajadus sind puhkuse ajal segada.

2. Pane tegemist vajavad asjad kirja

Koosta nimekiri kõigist tegevustest, mis tuleb enne puhkust ära teha. Hea on nimekiri esimese soojaga paberile visata ning seda hiljem, päeva-paari jooksul veel täiendada, sest tavaliselt kõik olulised asjad ei meenu kohe.

Pärast seda, kui peast oled saanud tegevused paberile, heida pilk oma kalendrisse ja tavapärasele tegevusnimestikule ning täienda vajadusel nimekirja. Meie meel suudab suurepäraselt tegevusi prioritiseerida – kui visandad tegevused peast, siis tõenäoliselt paned kirja olulisemaid asju.

3. Määra prioriteedid

Võta nimekiri ette ja otsusta, mis peab saama enne puhkust kindlasti tehtud ning mis võib jääda ka tegemata. Võimalusel ja vajadusel delegeeri nii palju kui saab.

Nummerda tegevused vastavalt prioriteetidele. Kui tegevusi on üle kümne, siis keskendu 5-10 kõige olulisemale – kui nendega on asjad ühel poolel, võta järgmised tegevused ette.

4. Planeeri aeg

Vajadusel lisa tegevustele kuupäevad ja otsusta, kui kaugel mingi päeva õhtuks oled. Ära planeeri üle poole oma päevadest, sest ülejäänud elu ei jää seisma ning uusi asju tuleb jätkuvalt peale. Iga uue tegevuse puhul küsi endalt, kuidas see protsess jätkub sinu puhkuse ajal.

5. Tegutse

Iga päev nii pea kui võimalik keskendu puhkuseks valmistumise nimekirja tegevustele. Kui vähegi võimalik, lõika neid praeguseid töösabasid enne teisi ülesandeid. Oluline on püsida oma ajagraafikus või olla plaanist ees. Vastasel juhul võtab puhkusele töö kaasa.

6. Valmistu tööelust irdumiseks

Viimasel päeval enne puhkust seadista Out-of-office’i teade. Pane sellesse kirja, millal naased puhkuselt ning kes sind mingil puhul asendab. Vajadusel ja kokkuleppel suuna oma kirjad Outlooki või muu meilitarkvara reegleid kasutades asendajale edasi.

Vajadusel suuna oma mobiil asendajale või assistendile ning võta kasutusele kõnekaart või mõni teine number, mida teavad ainult lähedased inimesed. Kui ikka väga-väga vaja, et oleksid puhkuse ajal kättesaadav, teata see number ühele oma kõige lähemale kaastöötajale, aga palu tal seda võimalusel mitte levitada.

7. Arvesta puhkusepohmelliga

Arvesta sellega, et puhkuselt naastes kehtib reegel: iga äraoldud päev võtab umbes tunni nö järgitõmbamist. Kui puhkad kaks nädalat, kulub puhkuse ajal toimunud sündmustega kurssi viimiseks umbes kaks tööpäeva. Seega: ära planeeri puhkusejärgsetesse päevadesse tavatöid, sest muidu järgneb paratamatu puhkusepohmell.

Millised on sinu parimad võtted puhkuseks valmistumisel? Palun jaga oma nippe kommentaarides.

Autor: Urve Vilk, Kristjan Otsmann