6. märts 2013

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Palusin Eesti kaasaegse asjaajamise loojal, õppejõul ja paljude käsiraamatute autoril, pr Tiiu-Reet Kõrvenil jutustada sellest, mis mahub mõistesse sekretär ja tema töö.

Minu sekretäritöö, õigemini küll arhiivaaritöö, sai alguse keskkooli lõpetamise aasta suvisel jaaniõhtul. Olime sõpradega Glehni lossipargis jaanitulel ja tuttavatega tuli jutuks ka töökoha otsimine. Kohe leiduski töö pakkuja. Riiklik keskarhiiv vajas töötajat, kes otsiks arhiivist andmeid ja koostaks nende põhjal arhiiviteatiseid. Töö tundus huvitav olevat ja mind võetigi tööle Oktoobrirevolutsiooni ja Sotsialistliku Ülesehitustöö Riiklikku Keskarhiivi (praegu Tallinnas Maneeži tänaval asuv Eesti Riigiarhiiv). Tööd oli palju ja päevad üsna  pingelised, igal tööpäeval oodati vähemalt 5 arhiiviteatise valmimist. See oli meeletu andmete otsimine, kes sellega on vanasti tegelenud, need teavad seda. Tänapäeval on arhiivikorrastus hoopis teisel tasemel kui tollel ajal, praegu on igal dokumendil oma kindel koht ja aadress, kust seda leida. Teoreetiliselt oli ka siis nõnda, tegelikult oli aga  üsna raske andmeid leida.

Igapäevane, rutiinne arhiivitöö muutus noorele inimesele igavaks ning soov leida vaheldust viis mind Moskva Riikliku Ajaloo-arhiivinduse Instituuti kaugõppesse õppima. Kuus aastat  visa tööd päädis kõrgharidusega arhivisti kvalifikatsiooniga.

Vahepeal oli minu järgmiseks töökohaks saanud Eestis NSV Teaduste Akadeemia Presiidiumi arhiiv ja kantselei, kus juhataja äraolekul tuli minul teda asendada. Põhikoht oli endises arhiivis, aga asjaajamistöö meeldis mulle tohutult rohkem. Akadeemia Presiidum asus Toompeal, Kohtu tn 6 endises Ungern-Sternbergile kuulunud lossis. See koht oli äärmiselt huvitav:  vana maja oma salakäikude ja liikuvate paneelidega kaetud seintega, mille tagant algavates peidetud koridorides ja käikudes asusid kappides arhiivitoimikud. See oli nii põnev ja võõrale kõhedusttekitav, aga töötades harjus sellega kiiresti ja varsti ei tundunudki kõik salapärane ja nõiduslik.

Oma esimestel tööaastatel vaatasin ma aukartusega vanemate sekretäride poole, enamik neist olid nii tähtsad ja targad. Aga seal oli ka teistsuguseid sekretäre, selliseid, kelle tarkus eriti silma ei paistnud. Tööd tegid nad kõik ja ega mina tollel ajal nende kvalifikatsiooni üle õige otsustaja ka veel ei olnud.

Juba tollest ajast jäi mulle mulje, et sekretäritöö on kohutavalt tähtis töölõik ja peab ikka tark inimene olema, et seda hästi teha. See, et sekretäritöö on tarkade inimeste töö – selles olen ma tänaseni veendunud. Need, kes arvavad, et sekretäritöö on lihtne, ilus puhas töö meeldivas keskkonnas, võivad küll midagi muud õppida. Neist, kes ei tee seda tööd südamega, ei saa kunagi head sekretäri. 

1960ndate aastate keskel moodustati Teaduste Akadeemia Teaduslik Keskarhiiv ja minu otsene ülemus leidis, et mina olen sobiv kandidaat seda arhiivi  kokku vedama (nii ta  ennast väljendas), kuna ma tunnen juba paberimajandust ja arhiivindust. Vakantne oli arhiivi vaneminspektori ametikoht ja tänu tema soovitusele liikusin ametiredelil edasi. See tähendas, et tulin Toompealt all-linna praegusele Rävala puiesteele (tollel ajal Lenini pst) tööle.

Minu uus töö oli akadeemia allasutustelt kõik arhiiviväärtusega dokumendid kokku koondada ja luua ühtne keskarhiiv. Töötasin selles arhiivis hulk aastaid, kuni minu otsene ülemus Karl Martinson läks 1967.aastal pärast oma teaduskraadi kaitsmist tööle ajaloo instituuti. Tema koht jäi vabaks ning tema oma ettepanekul pakuti seda tööd mulle.

Tegelikult minu tööülesanded ei muutunud, ikka oli vaja Tartust ja Tallinnas asuvatest paljudest uurimis-instituutidest materjalid kokku koguda, et midagi ära ei kaoks, ja süstematiseerida. Mul oli seal ka juba alluvaid. Üks nendest, Tiiu Kull õppis Moskvas koos Tallinna Kergetööstustehnikumi tolleaegse direktori Eino Ennikuga, kes oli uhkusega rääkinud, et Eestis hakatakse teise liiduvabariigina NSVL-s õpetama asjaajamise tehnik-organisaatoreid ja kurtnud, et tal puudub asjaajamist tundev õpetaja. Kuna mina õppisin arhiivindusinstituudis juba viimast aastat, tehtigi mulle ettepanek tulla õpetajaks. Ma ei olnud kunagi mõelnud, et minust võiks pedagoog saada, seetõttu ma ei julgenud põhikohta ka vastu võtta.

Pärast kahtlusi ja kõhklusi lubasin Ennikole siiski proovida, kas mulle hakkab õpetamine meeldima.

Võtsin 1969. aastal oktoobrist, esialgu prooviks, pakkumise vastu ja läksin tehnikumi tööle kohakaasluse alusel. Esimene lend sekretäre võeti kergetööstustehnikumi vastu 8 klassi baasil ja eriala-aineteni jõudsid nad alles keskkooli õppeainete omandamisega.

Enne mind alustas nende erialast ettevalmistamist õpetaja Loige, aga tema oma suure töökoormuse tõttu loobus sellest. See algus oli täiesti pöörane aeg. Eestikeelseid õpikuid ei olnud, õppeprogramm oli üldsõnaline ja mitte meile mõeldud.

Kõike oli vaja tõlkida ja kohandada. Kord, kui ma väga tujust ära ja väsinud olin, ütles mulle direktor Enniko: ”See on täiesti loomulik, et ühe loengutunni ettevalmistamiseks tulebki 5 tundi aega kulutada. Algus on alati raske, kui ei ole jaotusmaterjale ja õpikuid. Alles siis, kui meil on juba oma metoodika ja õpikud, läheb kergemaks.” Selge, tuleb hakata ise õpikuid ja käsiraamatuid koostama, õpetamise metoodikat samuti. Nii alustasin oma raamatute ja õppematerjalide koostamist. Neid on aastate vältel kogunenud: asjaajamisetöö korraldamisest, juhtimisest, dokumendi-erisüsteemide kohta jm. Olen osalenud komisjoni liikmena mitmete  dokumendihaldusega seotud standardite loomisel: standardi EV ST 3-92 koostamisel ja kirja standardi  (EVS 882-1:2006) väljatöötamisel.

1970. aastal olin ma ikka veel kohakaaslusega õpetaja, kui kaks asja muutsid minu suhtumist vanasse töökohta. Mul oli akadeemia arhiiv täiesti korda tehtud, materjalide kogum mitu korda allarhiividest ja presiidiumist kontrollitud, karpides kohale paigutatud – kogu töö oli praktiliselt lõpetatud. Ootamatult selgus, et pärast ühe akadeemiku surma avastati tema valdustest suur hulk,  veoautokoorma suuruses koguses dokumente, millest minu arhiivil aimugi ei olnud. Kogu arhiiv tuli uuesti, algusest peale korda teha. See tähendas kogu aastatepikkuse töö ümber tegemist. Viimane piisk sellesse karikasse tuli veel ühe akadeemiku kabinetis, kui mul kästi minna ära ja uks enda järel väljapoolt sulgeda. Ma ei olnud harjunud sellise käitumisega ega minu töösse suhtumisega. Teadlaste suhtumine dokumentidesse oli võrdne suhtumisega kasutusse, läbiloetud ajalehte. Mulle ei mahtunud see mõistusesse, et nende arvates olin ma muidusööja ja minu töö on täitsa tarbetu.

Minu järgmiseks põhitöökohaks sai Tallinna Kergetööstustehnikum, kus mind kahel käel vastu võeti. Oli aasta 1970. Samal aastal võeti vastu esimene rühm keskkooli baasil õppima soovijaid  asjaajamise organiseerimise erialale ja minust sai selle rühma juhendaja. See oli väga eriline rühm: esiteks oli see minul päris esimene oma rühm ja teiseks, nad olid väga targad ja laia silmaringiga tüdrukud. Olen nende arengut ja karjääri jälginud tänaseni. Nad on endiselt tublid, ehkki juba vanaemad, lõpetamisest sai mööda 40 aastat.

Mäletan, et 70ndatel aastatel tulid moodi naistel pükskostüümid. See mood ei meeldinud vanematele kolleegidele ja pükskostüümides käivad tüdrukud kamandati koolisaalis lavale ja näägutati, et kas ikka noor naine tohib nii välja näha! Mul oli neidudest kahju, meie kliimas on talvel pikad püksid väga vajalikud. Kui mina sain preemiareisi Soome, ostsin seal tolleaegset moeriiet – krimpleeni ja tegin omale ka pikad püksid ning hakkasin neid koolis kandma. Eks kolleegid  harjusid, et naistel on jalas pikad püksid ja õpilaste näägutamine lõppes.

Minu sekretäride rühm oli tõesti tubli ja kõiges alati teistele eeskujuks.  Muidugi leidus kaheksa klassi baasil õppima asunute hulgas väga andekaid õpilasi. Näiteks praeguse nimega tuntud Riina Roomet oli üks nende hulgast. Siiski leiti, et veidi küpsemas eas lõpetajatel on edaspidi tööle kergem saada ja rohkem sõnaõigust. Edaspidi komplekteeriti õppurid ainult keskkoolist tulnutest. Ministeeriumis ei peetud õigeks tehnikumil üle võtta keskkooli funktsioone. Tänapäeval on uuesti kuulda, et sekretäre tuleks koolitada põhikooli baasil ja kõrgharidusega juhiabisid gümnaasiumijärgselt. Eks seda saab edaspidi näha, kas sellel asjal on tulevikku. Praegu olen põhimõtteliselt vastu.

Olen kindel, et õiget sekretäri saab ikka täiskasvanud inimesest, kellel on oma väärtushinnangud juba välja kujunenud. Sekretäritöö ei ole kerge amet. Kvalifitseeritud sekretäri töö on väga loominguline, seega mitmekesine, iga päev kordumatu ja väljakutseid pakkuv. Enam ei ole sekretär juhi kabineti ukse ees istuv „lõvi”, kes otsustab, kas juhile külalisest teatada või külaline teiseks korraks tagasi kutsuda. Sekretär peab olema töötaja, kellest jääb mulje, et ta on ettevõtte perenaine selle sõna parimas tähenduses, et iga külastaja tunnetab, et ta on alati oodatud ning tema mured saavad lahendatud.

Tänapäeval on aga muutumas sekretäri töö sisu. Kui nõukogude ajal võis tutvuse kaudu sekretäriks saada ka ilma erilise ettevalmistuseta, siis tänapäeval on vaja üha põhjalikumaid teadmisi dokumendihalduse, infotehnoloogia, majanduse ja poliitika alal. Seoses infotehnoloogia arenguga delegeeruvad paljud sekretäride seniseid põhiülesandeid (trükkimine, dokumentide registreerimine, menetlemine) kolleegidele, st teistele juhtimisaparaadi töötajatele. Nii et õigem oleks püstitada eesmärk juhiabide koolitamisele, nende teadmiste ja oskuste omandamisele. Madalama kavalifikatsiooniga sekretäre ei ole tulevikus enam vaja.

Tallinna Kergetööstustehnikumis õpetasin kuni 1996. aastani, siis tuli haigus kallale ja tolleaegse direktori arvates pikalt haiguslehel olijaid peavad mõtlema rohkem oma tervisele kui tööle. Asendamatuid inimesi ju ei ole. Samas pakkus Audentese Ülikool, siis veel Fontese nime all, mulle kohe ärimeeste õpetamist. Nii muutsin õpetamise suunda sekretäride poolelt juhtide poolele.

Aastaid olin õpetanud sekretäre, kuidas juhtidega hästi läbi saada. Nüüd oli hea võimalus rääkida ärimeestele, kuidas sekretäre hästi tööle rakendada ja meeskonnana koostööd teha. Sekretäril ja juhil on vaja leida omavaheline usaldus ja optimaalne informatsiooni hulk, et vältida dubleerimist ja segavat infomüra. Töö sekretäriga ei koosne ainult kurjadest käskudest-keeldudest kõrgemalt positsoonilt lähtudes, vaid üksteist tuleb abistada ja koos seda töövankrit ühes suunas vedada.

Audenteses muutus juhtkond ja muudeti õppekavasid. Leiti, et asjaajamist ei ole sellises mahus vaja ja liideti kolm õppeainet. Kolmekümne tunniga ei ole võimalik anda adekvaatset pilti kolmest erinevast ainest. Õppurile oleks see tekitanud ainult suure segaduse ja kasu oleks vähe, pigem anda muid aineid põhjalikumalt ja üldse dokumendihaldusest loobuda.

Aastal 1996 õpetasin paralleelselt Audentesega soomlastele kuuluvas Esko Koolituses, kus pr Sirje Orvet õpetas kvalifikatsooni kursustel tarku sekretäre. Hiljem, kui Tallinna Tehnikaülikool võttis ette sekretäridele diplomihariduse andmise, jätkasin nende juures asjaajamise ja halduskorralduse õpetamist. Sekretäride kõrghariduse projekti eestvedajaks oli Sirje Orvet ja töötasime esialgu Sütiste tee 21 asuvas  kunagises Eesti Majandusjuhtide Instituudi hoones. Õpilasi jätkus ja diplomihariduse projektist kasvas välja bakalaurusekraadiga juhiabide õpetamine. Praegu on Tallinna Tehnikaülikooli uues majas kenad uued ruumid  ja uued võimalused magistrikraadi taotlemiseks.

Lisaks TTÜle olen Personali-arenduskeskuses juba  aastaid iga kuu ühe pika päeva õpetamas käinud, rääkimata muudes asutustes  sisekoolitustest ja konsultatsioonidest. Õpetan ka Tallinna Tehnikaülikooli Tõnismäe tänava  asuvas Tallinna Kolledžis kõrgharidust taotlevaid noori. Noored ärimehed ei tea, mis on  dokumendisüsteem ja mida see “värk” üldse endast kujutab ning kuidas “see tuleb veel paika panna” (kui kasutada nende kõnepruuki). Kui selgeks saavad, siis leiavad, et on täitsa huvitav ja vajalik asi.

Selgituseks. Dokumendisüsteemi määrab rahvusvaheline dokumendihalduse standard, mis hakkas Eestis kehtima aastast 2004. Dokumentide koostamisel ei tohi pöörata tähelepanu mingile kaootilisele valdkonnale, vaid igal organisatsioonil tuleb oma dokumentidest luua tervik, mis sõltub ainult konkreetselt selle organisatsiooni, asutuse, ettevõtte jms  töömahust, töötajate arvust, vajadustest.

Süsteem koosneb 4 plokist:

1. Dokumendid. On vaja põhjalikut läbi mõelda, mis liiki dokumente on vaja luua, et dokumenteerida juhtimiseks vajalikud otsused ilma bürokraatiata ja eesmärki dubleerimata. Mida on vaja nende dokumentide koostamiseks? Lihtne näide: selleks, et saada mingit tõendit, on vaja esitada tõend, et seda tõendit on vaja. Absurdlik olukord, aga seda on minu endaga juhtunud. Tõendi ma muidugi sain, sest ametnik ei suutnud põhjendada, millise õigusakti alusel ja miks tal seda algatuse tõendit on vaja.

Kokkuvõttes, meil peab olema optimaalne hulk dokumente, et kõik vajalikud juhtimisotsused saaksid dokumenteeritud. Ei rohkem ega vähem. Siis saame koostada süsteemi ja töötada välja dokumentide loetelu. Kui dokument on menetluse lõpetanud, pannakse ta kohe sinna, kuha ta kuulub ja selle hetkega on tagatud ka dokumendi arhiivihalduse ühtsus. See on arukas asjale lähenemine ja Ameerikas kasutusel juba aastast 1934, s.o 78 aastat kasutusel, meil alles nüüd. Eestis kasutasime süsteemi : ühes  žurnaalis  sissetulnud kirjad, teises väljaläinud kirjad. Hiljem ei saa keegi enam aru, millal ja millega asi lõppes. Arukamad kasutasid nn lauajuhendit, kus olid kirjad arvel koos vastustega. See oli ikkagi mõeldud väiksema kirjavahetusega  asutustes kasutamiseks.

2. Dokumendi menetlemised. Igaüks peab täpselt teadma, mida ta selle dokumendiga teeb, mida ta teha tohib ja kuidas sellest lähtudes käitub.

3. Konkreetne tarkvara, just selles organistasioonis kasutusel olev tarkvara ja tehnoloogia. Selle sobivus muude normdokumentidega, vajadusel ka teiste organistsioonidega.

4. Inimesed. Kui asjaajamine toimub arvutites, siis sellisel juhul kasutaja tunnused, paroolid, vastutus ja turvaprobleemid jne. Kui asjaajamine toimub paberil, siis kes ja mida otsutab.

Need on 4 põhialust, millele rajatakse pealisehitus – dokumendisüsteem.

Sekretär on tänapäeval organisatiooni halduskorraldaja ja täitmise jälgija. Tema ülesanne on kontrollida, et iga dokument saab kohe oma koha selles sarjas, kuhu see kuulub ning, et seda menetletakse nii, nagu on ette nähtud. Sekretär peab tundma kogu protsessi ja suutma valgekraedele selgeks teha asja vajalikkust ja kontrollfunktsiooni. Kui sekretär seda suudab, siis kaovad kõik arhiviivinduse probleemid. See on väga oluline, et ei tekiks hilisemaid arusaamatusi riiklike arhiividega.

Sekretärile jääb asjaajamises juhendaja roll, tänapäeval ei pruugi ta ise kõiki dokumente koostada, aga ta tema jälgimise all on kogu dokumendihaldus.

Lisaks halduskorraldusele on sekretär veel suhtekorraldaja. Ta peab olema hea suhtleja ja oskama olla diskreetne juhi abistaja, lisaks nendele tööülesannetele on ta konsultant valgekraedele. Sekretär peab  suutma  “patsiga poistega” – it-meestega, hästi läbi saada. Selle eelduseks on arvutitöö väga põhjalik tundmine. Sekretäril on lisaks veel tohutu hulk ettekirjutamata ülesandeid, millega ta peab toime tulema. Sekretäril on õigus iga veidrana tunduva asja kohta küsida –miks? Kui ei ole asjalikku põhjendust, siis äkki ei peagi seda tegema.

Nagu sellest kõigest ei oleks veel küllalt, peab sekretär oskama keeli ja kõige põhjalikumat tundma ilusat eesti keelt. Ammu on aeg võõrduda veneaegsest kantseliidist, et ei oleks igas dokumendis kirjas: käesolevaga teatame, et selle kohta ja juuresolevaga esitame, koheselt täitmiseks jne. Omal ajal kubisesid dokumendi näidised sellistest sõnastuse monstrumitest ja vajaliku asja mõistmiseks oli vaja eelharidust. Tänapäeval kipub eesti keelt risustama ingliskeelest tulev kantseliit. Tore, kui juht oli andnud sekretärile õiguse keelduda vigaselt koostatud kirja välja saatmast. Asjad on juba nihkunud paremusele, küllap tuleb aeg, et võin öelda, et ametkiri – otsene asutuse asjaajamiskultuuri näitaja, on ilus ja õigesti koostatud /vormistatud ning standardile EVS 882-1:2006 vastav.

Niisiis, ametkirja standard on meil ammu valmis ja kehtiv. Riigikantseleis ollakse seisukohal, et muid dokumente vormistakse hea asjaajamistava järgides. Lihtsamalt öeldes, tuleb järgida haldusdokumentide standardiga EV ST 3-92 kehtestatud nõudeid, mis hakkasid kehtima 1.jaanuarist 1992. Selle standardi loomise juures on ka minu panus. Tänapäeval tegelevad standardi loomisega suured komisjonid, 1991. aastal tegid standardiprojekti valmis 3 inimest ja esitasid kinnitamiseks-vastuvõtmiseks.

Aeg on näidanud meie sekretäritöö õiget suunda. Ma ei pea häbenema oma õpilaste teadmiste/oskuste taset ja usun, et nemad ei pea häbenema meiepoolset õpetamist.

Oma pika õpetajaelu jooksul olen saatnud ellu sadu sekretäritöö asjatundjaid. Kuna õpilasi on olnud väga palju ja aastaid on möödunud ka väga palju, siis õpetajana ei õnnestu kõiki endisi õpilasi isegi enam ära tunda. Olen õnnelik, et olen palju aastaid saanud olla see, kes ma olen – Sekretäride õpetaja. 

Naljakam lugu, mis meelde tuleb, oli konflikt autokraadist juhi ja tema professionaalse sekretäri vahel. Juht ei talunud, et sekretär tihti ka oma peaga mõtles ja lihtsamaid asju ilma korraldust ootamata lahendas. Konflikt hakkas hõõguma. Ühel kaunil kevadpäeval puhastas sekretär juhi kabinetis kaktusi. Neid oli väga palju, nii et üks väike, aga väga ogaline, tuli panna toolile. Ootamatult saabus külaline ja sama ootamatult juht, kes joonelt sammus oma kabinetti. Sekretär oli just jõudnud külalisega probleemi lahendada, kui kabinetist sööstis välja vihast punane ülemus ja teatas sekretärile, et ta on vallandatud. Ja siis taipas sekretär, et põhjuseks oli toolile jäänud ogaline kera ja tema enda tsipake liiga suur ettevõtlikkus. Siit moraal – juhte tuleb kohelda õrna käega ja kavala sõnaga.

* Tiiu-Reet Kõrven on oma elutööna loonud Eestisse tipptasemel asjaajamise ja välja õpetanud peaegu kõik tänapäeva asjaajamise õpetajad, rääkimata arvutust hulgast sekretäridest. Tema tegemisi on kõrgelt tunnustanud Eesti Vabariigi President ja on teda 2005. aastal autasustanud asjaajamiskultuuri edendamise eest Eesti Vabariigi Valgetähe V klassi teenetemärgiga, teenilise õpetaja tiitli sai õpetaja Kõrven juba aastal 1989. 

Pr T-R. Kõrven on Eesti Juhi Abi ühingu asutajaliige ja valitud ka ühingu auliikmeks.

9 pilti

1993.a TKT asjaajmise organiseerimise (sekretäritöö) diplmiga lõpetajatest.

Autor: Anne Toomela