15. veebruar 2005

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Projekt on populaarne töövorm. Igal projektil on algus ja lõpp ning selle vahel keskendutakse konkreetse ülesande lahendamisele. Alati ei pruugi aga tulemuse saavutamine kerge olla. Probleeme võib olla alates sellest, et eesmärk on saavutamatu (lõpetades sellega, et projektimeeskonna liikmetel on palju muid olulisemaid töökohustusi kui projektis osalemine.

Projekti õnnestumiseks on mõistlik ette võtta teatud sammud. Kõigepealt tasub endale selgeks teha, kas pakutav projekt on selge ja realistlik: piisavalt aega, piisav eelarve. Samamoodi on projektijuhil oluline teada, kes on projekti tellija: see võib olla nii maja sisene (ülemus) kui väline tellija (klient). Tellija on ka see, kes projekti lõpuks kinnitab või vastu võtab.

Enne projekti algust on oluline projekt täpselt määratleda: mis on see, mida oodatakse lõpptulemusena. Mida ebaselgem see alguses on, seda tõenäolisemalt tuleb projekti käigus muudatusi. Muudatused teevad aga eesmärgi saavutamise raskeks.

Selleks, et projekti täpselt määratleda, tuleks kirja panna järgnev:

* Taust ja mõte * Konkreetsed arvuliselt mõõdetavad eesmärgid * Piirangud * Ressursid * Ajaplaan * Organisatsioon ja juhtimine

Ohud projekti määratlusel:

* Ebaselge ülesanne, millel puudub juhtkonna toetus * Ebatäpsed eesmärgid selle kohta, mida projektiga tuleb saavutada * Kuidas haakub projekt igapäevategevusega (teadmata on selle prioriteetsus, kas tellija võib otsuseid vastu võtta) * Projektijuhti ei usaldata piisavalt

Projektijuhi ülesanded:

* Jagada ülesandeid ja juhtida nende täitmist * Korraldada projektigrupi koosolekuid * Teha projektiplaan koos projektis osalejatega * Vastutada eesmärgi täitmise eest * Anda aru tellijale * Luua meeskonnas hea töömeeleolu

* Kontrollida ja vastu võtta teiste tööd

Meeskonna koostamisel oleks ju ideaalne, kui saad kõik liikmed ise valida, kuid tegelikus elus see tavaliselt nii ei ole. Samas peaks projektijuht siiski oma arvamust avaldama, sest tema vastutab ju lõpptulemuse eest.

Projektijuhi ülesanne on luua meeskonnatunne nii, et kõik tegutseksid ühise eesmärgi nimel. Selleks tuleb leida, mis paneb projektimeeskonna liikmeid pingutama.

On öeldud, et hea algus on juba pool võitu. Selleks on oluline kutsuda kokku koosolek, kus projektijuht tutvustab ülesannet, eesmärke ja ootusi, piiranguid. Ja kui projektil veel nime olemas ei ole, siis on hea see grupiga koos välja mõelda. Projekti esimesel koosolekul on oluline teada saada, mida inimesed sellest projektist ootavad ja mida nad omalt poolt projekti heaks teha tahavad. Hea on ka küsida inimeste ootusi nii projektile kui ka selle juhile/juhtimisele.

Lisaks on vaja kokku leppida "mängureeglid": missugused on rutiinid, raporteerimise aeg ja vorm, millise sagedusega toimuvad koosolekud, kas on veel info edastamise viise. Hea oleks paika panna ka mõned olulised käitumisjuhised: koosolekutele tullakse täpselt; kui kellelgi on liiga palju tööd, siis minnakse talle appi; kui kellegi on oma arvamus, siis kuulatakse see ära; kui keegi on midagi hästi teinud, siis kiidetakse teda; selja taga ei kiruta teisi projektis osalejaid jms.

Esimese koosoleku lõpus peaks kokku pandama projektiplaani esimene variant: kes mida millal missuguste ressurssidega mis ajaks teeb. Kui kõik saavad oma arvamust avaldada, siis on suur tõenäosus, et kohustusi ka südamega võetakse.

Projektiplaani koostamisel on oluline jagada projekt etappideks, need omakord ülesanneteks, millel on oma elluviimise eest vastutaja ning selgeks teha, missugused ülesanded on üksteisest sõltuvad ja missuguses järjekorras neid teha tuleb.Ajaplaanide koostamisel tuleb kindlasti arvestada pühade, vabade päevade ja puhkustega. ülesannete jagamisel on küll suuremas vastutusvaldkonnad teada vastavalt inimeste kogemustele ja oskustele. Osa ülesandeid jääb aga ikka üle. Nende jagamisel võiks arvestada, et võimalusel on igal liikmel nii rutiinseid kui vaheldusrikkamaid ülesandeid.Planeerimisel peab projektijuht pöörama tähelepanu sellele, et ressursse jätkuks. Kui on vaja kedagi lisaks, siis tuleb see juba varakult ette planeerida.

Projektiplaan on olulisim töövahend, mida jooksvalt täiendatakse.

Juhtimine eesmärgini on projektijuhi igapäevatöö. Jälgi töö tegemist, kontrolli tulemusi, aita hädalist, delegeeri nii palju kui saad, sest projektijuhtimine on tulemuste saavutamine läbi teiste inimeste.

Delegeerimisel arvesta, et:

* Delegeerida tuleb õigeaegselt * Delegeerida tuleb ka seda, mis endale huvitav tundub * Delegeerida ei tohiks ülesandeid, mis pole vajalikud * Delegeerida tuleks kõigile liikmetele * Usu, et inimesed tulevad tööga toime, kuid kontrolli ja vajadusel paku abi * Lisaks vastutusele tuleb anda ka ressursid

Meeskonnas hea atmosfääri loomisel on oluline:

* Näita austust ja seda, et sa inimesi hindad * Kuula * Informeeri * Kritiseeri konstruktiivselt ja aktsepteeri konstruktiivset kriitikat * Lahenda konflikte

Konfliktid võivad olla nii kuumad kui külmad

Kuum konflikt: kõrgendatud hääled ja valjud sõnasõjad

Lahendus: räägi kummagagi individuaalselt, milles probleem. Siis katsuge koos asjale lahendus leida. Põhitähelepanu peab olema suunatud projekti eesmärgi saavutamisele.

Külm konflikt: vaikus ja teineteise vältimine.

Lahendus: räägi mõlemaga eraldi, püüdmaks aru saada, milles probleem ning kuidas teha nii, et töö saaks normaalselt jätkuda.

Ohud igapäevajuhtimisel:

* Projekt paisub uute eesmärkide ja suundadega * Rollid meeskonnas on ebaselged, mis viivad konfliktideni

* Puudulik projekti staatuse jälgimine, millega kaob tervikpilt

Projektikoosolekud on oluline juhtimisvahend saamaks teada, kus kaugel projektiga ollakse ja innustamaks edasisele pingutusele ning meeskonnatunde tekitamiseks. Samas näevad paljud inimesed selles asjatut ajakulu. Seega on oluline koosolekud täpselt planeerida.

Koosoleku kutse peab minema välja piisava etteteatamisega, et inimesed saaksid end ette valmistada. Oluline on ka määrata teemad ja kui palju aega tuleks planeerida. Osalejatel on hea end valmis seada, kui nad teavad, kas tegemist on ajurünnakuga, staatusraportiga või otsuste vastuvõtmisega. Enne koosoleku lõppu tuleb kokku leppida edasistes tegevustes ja korrata üle vastuvõetud otsused. Peale koosolekut saadab projektijuht osalejatele memo.

Tee oma projektile reklaami, positiivsed kommentaarid tugevdavad projektimeeskonda ja vähendavad võimalikku vastuseisu muutustele. Mida rohkem inimesi projektist teab, seda vähem on ebamugavaid kuulujutte. Hea viis on kutsuda projektikoosolekule mõni ülemus, kirjuta artikkel siselehte, suuremate projektide puhul ka kohalikku lehte, tutvusta projekti tudengitele, esine seminaril, infopäeval.

Projekti lõpetamine

Projekti lõpetamine on peaaegu sama oluline, kui selle alustamine, kuid paljudel jääb see tegemata. Inimesi, kes osalesid, tuleb tänada ja projekt tellijale üle anda.

Kokkuvõtte koostamisel tasub otsida vastuseid järgmistele küsimustele:

* Kas eesmärk sai täidetud? * Kas mahtusime ajaplaanidesse? Miks? Miks mitte? * Kas tulime toime etteantud eelarve piires? Miks? Miks mitte? * Kas grupp töötas hästi koos? * Kas tööjaotus oli põhjendatud? * Kas projektijuht juhtis projekti hästi? * Kas kontaktid tellijaga olid piisavad? * Kas projektiplaani täideti? * Kas koosolekud olid asjalikud?

* Kas info jagamine projektist toimis?

Kutsu kindlasti kokku ka projekti lõppkoosolek ja tee kokkuvõte projektist. Küsi meeskonnalt tagasisidet ka enda töö kohta. Säilita projekti materjale ka järgmistele projektijuhtidele, et ka neil oleks midagi sellest õppida.

Autor: Piret Birk