Kliendipäeva korraldamine
üheks üheksast sekretäri ametist on ettevõtte erinevate ürituste korraldamine. Oluline üritus on kliendipäev.
Kuna kliendipäev on seotud eelkõige ettevõtte reklaami- ja turundusega, siis harva on see keeruline töö vaid sekretäri kanda. Suuremates ettevõtetes on selle taga terved turundusüksused ja juhtkonna ideed ning sekretäri kanda on kas asjade koordineerimine või spetsialistidele (reklaami- või üritusturundusfirmadele) ühenduslüliks olemine. Väiksemas firmas võib sekretäri tööks olla ka kogu kliendipäeva korraldamine.
Selle kõige tõttu on hea teada neid mitmeid nüansse ja tegevusi, et osata protsesse suunata. Oma organisatsiooni ja kliente tunneb sekretär väljastpoolt tulevast reklaamispetsialistist alati paremini ning saab seega olla väärtuslikuks konsultandiks.
Ideaalis kaasatakse sekretär juba kliendipäeva planeerimise staadiumisse. Nagu iga ürituse puhul, on esmane ja tähtsaim küsimus - mis on kliendipäeva eesmärk?
* oma (uute) toodete tutvustamine (nt kinnisvara puhul uute korterite esitlemine), * oma ettevõtte kui sellise tutvustamine (nt Balbiino perepäev loomaaias), * uue esinduse avamine, * uue toote turuletoomine, * uudiste või teatud ideede levitamine, * konkreetne müük (nt akendepakkujate soodusmüügiga perepäevad),
* oma püsiklientide tänamine hea koostöö osas (kutsetega kinnisem üritus) vms.
Tihti on üritusel mitu eelpooltoodud eesmärki kombineerituna, kuid oluline oleks määratleda konkreetse ürituse peamine eesmärk.
Seejärel tuleb enne edasiste sammude astumist välja selgitada kliendipäeva eelarve piirid, ehk kui palju planeeritakse sellele üritusele kulutada raha. Alati on nii, et hea idee puhul ei pruugigi väga palju raha kuluda, kuid kindlasti ei tohiks kliendipäeval igal sammul välja paista kokkuhoiupoliitika. Klientidele on oluline tunda end ettevõttele olulisena. Edasised sammud saavad lähtuda juba kasutada olevast rahasummast.
Lähtuvalt eesmärgist tõstatub kohe järgmine oluline küsimus:
Järgmine ning ehk üks kõige olulisemaid küsimusi on:
Ideaalis on kliendipäeval ühendatud
üks psühholoogilisi suuri mõjustamisvahendeid on
üks otsustamise oht on, kus kliendipäev läbi viia - kas oma ruumides või rentida väljapool pinda, minna kaubanduskeskusesse või hoopis loodusesse. Tootmisfirmades on populaarseks saanud, et tutvustatakse lähemalt oma tootmisprotsessi, nt vabriku või trükikoja külastamine. Inimestele pakub ju huvi näha, kuidas minu poolt ostetavad aknad või trükised valmivad, see tekitab ettevõtte ja tema toodete vastu suuremat usaldust. Eripäraseks teeb kliendiürituse viimine loodusesse, nt püsiklientide tänamine ühise seenelkäigu või piknikuga.
Tähtis küsimus on, kes teie ettevõtte töötjatest kliendipäeval osalevad. See on kasulik ka neile endile saada lähemalt tuttavaks (potensiaalsete) klientidega. Samas ei tasu kindlasti kokku hoida hea ürituse juhi koha pealt. Kui inimesi on juba üle 50, siis on kliendipäeva juht see, kes kogu asja koos hoiab, keskset infot jagab, tekitades inimestele turvalise selge pildi, olulisi punkte rõhutab ning tegelikult kogu kliendipäeva meeleolu loob.
Vähetähtsad pole ka mitmed tehnilised küsimused, millele tuleb detailselt ette mõtelda - helitehnika, valgustus, õueürituse puhul telk jms. Vastavaid professionaale leidub internetist otsides mitmeid ning siinkohal tasub alati usaldada tuntumaid tegijaid. See ei ole kindlasti koht, kus kokku hoida, kuna nt tuule käes lendu läinud telk või vilistavad mikrofonid suudavad kogu muu suure töö tulemuse ära nullida ning külastajale pigem ebausaldusväärse firma mulje jätta.
Ettevõttele on hea kasutada võimalust ning kas kliendipäeva eel või selle ajal koguda klientidelt tagasisidet oma teenuste ja/või toodete kohta. Et külastajaid rohkem ankeete täitma motiveerida, loositakse tihti vastajate vahel välja toredaid auhindu.
Kuna tegemist on alati kasvõi kaudselt ettevõtte turundusega, siis on hea ka visuaalses kujunduses kasutada ettevõtte sümboolikat, olgu selleks siis logo kutsetel või seinasuurused bännerid.
Kliendipäev kestab paarist tunnist kuni terve päevani. Detaile on ka paaritunnise ürituse puhul palju, mida ei tohi ära unustada. Abiks organiseerimisel on alati hea kasutada oma ettevõtte meeskonda - teha koos ajurünnakuid nii ideede kui esinejate osas, aidata mõelda läbi organiseerimise detaile ning püstitada õigeid küsimusi.
Peale sõnastatud eesmärgi on olulisim eristuv ja hea ürituse idee, mis võimalikult palju kindla sihtgupi kliente kohale tooks ning kogu ürituse sujuv toimumine. Kliendipäeva keskmes on alati klient, kes tahab tunda ennast oodatu ja tähtsana.
