1. august 2011
Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Kuidas dokumente õigesti registreerida?

Dokumentide registreerimine pole kõigile organisatsioonidele kohustuslik, vaid pigem soovituslik. Mahukama dokumentatsiooniga ettevõtted saavad registreerimise abil oma dokumente tõhusamalt hallata.

Avaliku sektori asutused peavad järgima kehtivaid õigusakte. Asjaajamiskorra ühtsed alused näevad ette, et asutus peab registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel koostatud ja saadud dokumendid (§ 17).

Dokumentide registreerimine muudab asjaajamise läbipaistvamaks, võimaldab pidada arvestust dokumentide üle, hõlbustab dokumentide leidmist, aitab täitmist kontrollida (nt kas kirjale on vastatud) ning tõestada dokumendi olemasolu.

Dokumendid registreeritakse sõltumata loomise, ­saamise või saatmise viisist ning teabekandjast, seega tuleb registreerida ka näiteks olulised e-kirjad.

Eriliigilisi ja erisuguse säilitustähtajaga dokumente ühte dokumendiregistrisse ei registreerita (näiteks kirjad, protokollid) ning dokumendiregistrisse ei pea kandma raamatupidamisdokumente (arveid). Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

Operatiivse dokumendiringluse tagamiseks määratakse asjaajamiskorras kindlaks dokumentide registreerimise kord. Arvesse võetakse organisatsiooni tegevuse eripära, juhtkonna soove ja võimalust kasutada digitaalset dokumendiregistrit (dokumendihaldussüsteemi).Registreerimisel:

* tõestatakse, et dokument on olemas ja hõlmatud

* dokumendisüsteem võetakse asjaajamisse dokumendihaldussüsteemi kandmise abil

* dokumendile antakse viit

* dokumendi metaandmed kantakse registrisse.

Registreerida on vaja:

* organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid

* protokollid

* aktid

* lepingud

* saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded

* suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata

* organisatsiooni töötaja esitatud aruanded, selgitused, seletused

* muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.

Dokumentide registreerimise kohta loe lähemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“.

Autor: Urve Vilk, Janne Kerdo

Liitu Sekretäri uudiskirjaga!
Liitumisega nõustud, et Äripäev AS kasutab sinu e-posti aadressi sulle uudiskirja saatmiseks. Saad nõusoleku tagasi võtta uudiskirjas oleva lingi kaudu. Loe oma õiguste kohta lähemalt privaatsustingimustest
Liitu Sekretäri uudiskirjaga!
Liitumisega nõustud, et Äripäev AS kasutab sinu e-posti aadressi sulle uudiskirja saatmiseks. Saad nõusoleku tagasi võtta uudiskirjas oleva lingi kaudu. Loe oma õiguste kohta lähemalt privaatsustingimustest
Cätlin PuhkanSekretär.ee turunduslahenduste müügijuhtTel: 53 315 700