Kuidas saata kutseid?

Kutsudes koju külalisi, korraldades ametlikke või mitteametlikke vastuvõtte, pidulikke lõuna- või õhtusööke, balli või tantsupidu, soovivad korraldajad alati, et pidulik sündmus õnnestuks.

Piduliku sündmuse õnnestumiseks peaks olema täidetud kolm tingimust:

·     kutsutavate õige valik

·     hoolitsus seltskondliku meelelahutuse eest

·     roogade-jookide õige valik.

Arvestada tuleb ka ruumi suurust ja mis see kõik maksma läheb. Ametlike ja ärilõunate külalistele teatatakse koosviibimisest tavaliselt telefoni teel. Konverentsi või mõne muu pikema ürituse puhul lisatakse vastuvõtuprogrammile kutse lõunale, kuhu märgitakse restorani nimi ja asukoht. Ametlikele vastuvõttudele, mis toimuvad enne kella 17, kutsutakse külalised enamasti ilma abikaasadeta. Abikaasad peaksid mõistma, et sageli on sõnade “ametlik või ärivastuvõtt” taga palju keerulisem ja närvesöövam vaimne pingutus kui kogu töönädalas kokku. Mitteametlikele vastuvõttudele on abikaasad ja elukaaslased oodatud.

Külaliste nimekirja koostamisel tuleks silmas pidada, et kutsutavad üksteisega sobiksid. Enne eriti kõrgetele külalistele kutse saatmist tuleks telefoni teel välja selgitada nende soovid ja võimalused ning saada põhimõtteline nõusolek. Ametliku vastuvõtu kutsele märgitakse mõnikord ainult kutsutava ametikoht. Sel puhul ei maksa kutset solvunult prügikasti visata, sest kutse saatja on huvitatud firma, ettevõtte koos- või teadustööst, toodangust, toormaterjalist jne. Niisuguste kutsete puhul tuleb kohale saata ainult õige, kõige pädevam inimene. Kindlale isikule adresseeritud kutset edasi ei anta.

Kutseid kasutatakse tähtpäevade puhul, austusavalduse väljendamiseks, suhete arendamiseks. Kutsed peavad adressaatideni jõudma 10–12 päeva enne kavasolevat üritust või pidulikku sündmust. Iialgi ei kutsuta kolleege või sõpru lihtsalt sööma, vaid einele, lõunale, klaasile šampanjale jne. Inimene peab alati teadma, mis teda ees ootab. Siis on võimalik arvestada kuluva ajaga ja valida sobiv riietus. Igasuguse kutse vormistamise klassikaline põhimõte on, et kutsele märgitakse:

·     kes kutsub

·     keda kutsutakse

·     miks kutsutakse või mis sündmusega on tegu

·     ürituse toimumise aeg: nädalapäev, kuupäev, kella aeg

·     koht, kus üritus toimub

·     vajaduse korral märkus riietuse kohta

·     millal ja kuhu teatada oma vastuvõtust.

Kutsete vormistamise, postitamise ja kutsekaartide näidiste kohta vaata lähemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“.