18. oktoober 2012

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Üldised nõuded arhiivi kirjeldusele

* Optimaalne dokumentide leidmiseks.

* Ühesugune kogu arhiivi ulatuses.

* Mõistetav ja kasutatav pika aja vältel.

Arhiivi dokumentide nimekirjade koostamise eesmärgid

* Pidada arvestust säilitatavate dokumentide üle.

* Dokumentide olemi kindlakstegemine.

* Dokumentidele igapäevase juurdepääsu tagamine.

Säilitatavate dokumentide nimekirjad tuleb koostada soovitatavalt kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Tavapäraselt on asjaajamisperiood kalendriaasta. Asjaajamisperioodi kestus määratakse asjaajamiskorras.

Arhiivis võetakse arvele kõik (ka lühiajalise säilitustähtajaga) toimikud organisatsiooni dokumentide loetelu kohaselt. Arhiivi dokumentide arvetust on otstarbekas pidada elektrooniliselt.

Arhiivi nimekirjas:

* loetletakse toimikud vm üksused sarjade kaupa

* pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga toimikud loetletakse tükkhaaval

* toimikud, mille säilitustähtaeg ei ületa kümmet aastat, võib loetleda summaarselt

* toimikute pealkirjad kattuvad üldiselt sarja nimetustega või täpsustavad neid

* alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga sarjadesse kuuluvate toimikute piirdaatumid esitatakse võimaluse korral kuupäeva täpsusega.

Alatiselt säilitatavate dokumentide ja avalikku arhiivi üleantavate arhivaalide kirjeldamisel kasutatakse mitmetasandilise kirjeldamise tehnikat, lähtudes:

* rahvusvahelistest arhiivikirjeldamise standarditest ISAD(G), ISAAR(CPF)

* rahvusarhiivi koostatud kirjelduselementide loetelust.

Loe arhiivi kirjeldamisest lähemalt Äripäeva “Juhiabi käsiraamatust”.

Autor: Hille Oidema, Tiive Murdoja