Autor: Tiive Murdoja • 26. märts 2015

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Juhised olgu lühikesed ja konkreetsed

Pille Vestung, Eesti Pank, asjaajamisteenistuse juhataja

Asjaajamisjuhendit muutma asudes on oluline püstitada selge eesmärk, miks seda muudatust vaja on. Kas muutmisvajadus tuleneb välistest nõuetest, sisemise töökorralduse muutusest või vajab asjaajamiskord kasutajasõbralikumaks muutmist?

Kui kõigile neile küsimustele saab vastata jaatavalt, tasub kaaluda suuremat asjaajamiskorra muutmist või lausa uue korra kehtestamist. Uue korra koostamisel peab analüüsima, mis on vanas korras aegunud ja mida on vaja ajakohastada nii õigustaktide nõuetele vastavuse tagamiseks, kui asutuse vajadustest ja eripärastest nõuetest lähtuvalt. Seejärel on oluline analüüsida asjaajamiskorda kasutatavuse aspektist ja arvestada kasutajate tagasisidega. Enamasti kurdetakse, et asjaajamiskord on liiga pikk ja keeruline ning info raskesti leitav. Raske on öelda, kui pikk ja põhjalik peaks olema asutuse asjaajamiskord. Oluline on, et see vastaks kõigile asutuse asjaajamisele kehtestatud nõuetele, tagatud oleks asjaajamise piisav reguleeritus ja läbipaistvus ning see oleks mugavalt kasutatav abivahend. Küsides kasutajate arvamust, toodi välja, et asjaajamiskord peab olema konkreetne, sisaldama erinevate dokumentide ja nende käsitlemisega seotud protseduuriga kirjeldusi ning sisaldama näidiseid. Leiti, et ei piisa, kui tuuakse ära väga üldised põhimõtted, vaid peab näitama asutuse erisusi.

Eeltoodu tagamiseks soovitan asjaajamiskorda muutma asudes põhjalikult analüüsida selle struktuuri, loobuda liigsetest kordustest ja ebavajalikest detailidest (kui need ei tulene otseselt õigusaktide nõuetest) ning mitte üritada kogu teksti esitada asjaajamiskorra põhitekstis, vaid jätta detailsemad kirjeldused ja spetsiifilisemad juhised asjaajamiskorra lisadesse. Põhiteksti jäägu kõige olulisemad ja kogu asutuse töötajaskonnale suunatud nõuded ja juhised.

Asjaajamiskord on elav dokument

Katrin Leemet, Põllumajandusamet, asjaajamisbüroo juhataja

Asjaajamiskorra muutmist tingivad sageli õigusaktide muudatused, struktuuri või asutuse ülesannetega seotud muudatused või siis selgub, et asjaajamiskord ei toimi ning on liialt kohmakas või keeruline. Põllumajandusametis olen muutnud asjaajamiskorda pea kõikidest eelpool loetletud põhjustest lähtuvalt.

Asjaajamiskorra muutmine või kehtestamine eeldab, et asutuse töökorraldust ning tegevusi-toiminguid tuntakse hästi. Kui mitte, siis on soovitav kaasata võtmeisikud, kes annavad nõu ameti põhitegevuse poolelt. Põllumajandusametis on regulatsioonide osas lahendatud nii, et asjaajamiskord annab üldisemad ja põhimõttelised suunad dokumentide haldamiseks ning põhitegevuse käsiraamatutes kirjeldatakse üksiktoimingud nende dokumenteerimise täpsusega.

Peale asjaajamiskorra koostamise laiale taustsüsteemile on oluline ka selle sõnastamine viis, mis peab olema mõistetav lõppkasutajale ehk tekst tuleb kirja panna inimkeeli. Asjaajamiskord peab toimima mugava tööjuhendina ja peab meeles pidama, et see ei ole jäigalt kivisse raiutud, vaid elav ning dünaamiline dokument. See on isegi vaat, et kõige suurem väljakutse asjaajamiskorra muutmise ja täiendamise juures. Seega tuleb osata kuulata ka kasutajate tagasisidet ning kommentaare.

Tööprotsessid on mõistlik kirja panna

Kersti Treulich, OÜ Webware, juurutustiimi juht

Asjaajamiskorra kaasajastamine tuleb reeglina päevakorda siis, kui on toimunud olulisi muudatusi organisatsioonisisestes igapäevastes toimingutes või on muutunud õigusruum. Suureks ajendiks on digitaalne ajastu, mis on toonud kaasa asjaajamisprotsessides ja nõuetes olulised muudatused, näitena võib tuua dokumentide loomise, liikumise, säilitamise ja kasutatavusega seotud teemad.

Viimastel aastatel on asjaajamiskorra tähtsusest aru saanud ka erasektori organisatsioonid. Kui avalikus sektoris on asjaajamiskorra olemasolu loomulik ja nõutud, siis erasektoris see sageli nii ei ole. Küll on jõudnud paljud organisatsioonid ise teadmisele, et kokkulepped ja põhimõtted on mõistlik kirjeldada ja oma töös tuleb nendest ka juhinduda.

Asjaajamiskorras kirjeldatakse kõigile selle kasutajatele selgelt ja arusaadavalt põhimõtted, mille järgi toimida ning lisatakse viited teistele juhistele, eeskirjadele, suureks abiks on ka näidised.

Asjaajamiskord tuleb koostada selliselt, et sellest on abi nii uuel kui ka pikemalt samas organisatsioonis töötaval inimesel. Kui asjaajamiskord on liigset müra täis, siis loobutakse sellest vajaliku info otsimisest. Oluline on ka asjaajamiskorra loogiline struktuur.

Viimastel aastatel on lisandunud asjaajamiskorda eraldi peatükk info- ja dokumendihaldustarkvara kohta, kus kirjeldatakse üldised põhimõtted, kes ja kuidas haldab kasutajakontosid, millised on nõuded dokumentidega tutvumise ja menetlemise osas, millistel põhimõtetel antakse kasutajatele õigused tarkavaras erinevaid toiminguid teha jne.

Protsesse ei tasu üle reguleerida

Katrin Vernik, Elion, ärikliendi müügitoe ja lepinguhalduse osakonna juhataja

Uut asjaajamiskorda puudutava dokumendi loomisel või vana ajakohastamisel on minu arvates oluline silmas pidada viit märksõna:

- eeltöö,

- kaasamine,

- vajalikkuse selgitus,

- kontrollmehhanismide väljaselgitamine ning

- kiire juurutus.

Ja kõige lõpuks – ära ei tohi unustada seda, et dokumendihalduritena kipume me pigem protsesse üle reguleerima (selles heas tähenduses). Sellest hoidumiseks tuleks püsida mõistlikkuse ja vajalikkuse lainel ja „igaks juhuks“ kõikvõimalikke tegevusi mitte reglementeerida. Lähtuda tuleb eeskätt ettevõtte vajadusest ja tegutsemisvaldkonnast tulenevatest nõuetest.

Asjaajamiskord olgu lihtsalt mõistetav

1. Avaliku ja erasektori asjaajamine on erinev. Avaliku sektori asjaajamist reguleerib Vabariigi Valituse määrus “Asjaajamiskorra ühtsed alused”, millest tulenevad otseselt nõuded asutuse asjaajamiskorrale.

2. Erasektoris nii selgeid nõudeid ei ole ja asjaajamine võib olla reguleeritud ka muude töökorralduslike ja protseduure kirjeldatavate juhendite kaudu, mille koostamisel lähtutakse nii kvaliteedijuhtimise kui ka valdkonna tegevusega seotud standarditest.

3. Tähtis on jälgida, et asjaajamiskord kajastaks kogu asutuse asjaajamise korraldust, sõltumata asjaajamise käigus tekkiva info dokumenteerimise või säilitamise viisist.

4. Hästi töötava ja reaalset olukorda kajastava asjaajamiskorra koostamises on oluline tihe koostöö asutuse erinevate struktuuriüksustega.

5. Asutuse asjaajamiskorras võiksid sõltuvalt ettevõtte tegevusvaldkonnast olla kirjas:

- asutuse asjaajamisperiood;

- asutuse dokumendiringluse kord või skeemid;

- dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;

- registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord, dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;

- dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;

- asutusesisene dokumentide kooskõlastamise ja teatavakstegemise kord;

- dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;

- dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;

- vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord;

- dokumentide hoidmise ja hävitamise kord;

- ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral asjaajamise üleandmise kord;

- muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.

6. Asjaajamise korraldus ja dokumentide teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning nii paberdokumentide, digitaaldokumentide kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse säilitustähtaja lõpuni.

7. Oluline on lähtuda põhimõttest, et asjaajamiskord peab olema lihtsalt mõistetav kõigile töötajatele. Pärast asjaajamiskorra muudatuste kehtestamist on vajalik muudatuste tutvustamine ning töötajate nõustamine ning koolitamine.

Allikas: Dokumendihaldurite Ühingu liikmed Pille Vestung, Kersti Treulich, Katrin Leemet, Katrin Vernik ja Külli Kool

Mis on mis?

Asjaajamine

On dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.

Asjaajamiskord

Sätestab toimingud dokumentidega ettevõttes lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest ning ettevõtte vajadustest.

Allikas: "Juhiabi Käsiraamat"

* Artikkel ilmus 20.märtsi Äripäeva erilehes "Sekretär.ee" ja on koostatud Dokumendihaldurite Ühingu liikmete poolt.