Autor: Signe Sillasoo • 22. aprill 2015

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Tartu Ülikoolis õppimise kõrvalt sai Urve Palo 1990ndate alguses suvepraktikale firmasse Saint-Gobain Isover AS. Tal tuli asendada poolteist kuud puhkusel olevat sekretäri. „See oli huvitav aeg ja raske töö. Õppisin kõike nullist – mida üks tudeng ikka teab peale õpikutes tuhnimise. Ma ei osanud isegi mobiili kasutada, rääkimata faksist,“ sõnas ta.

Hiljem muid ameteid pidades on antud töökogemus andnud talle tunnetuse kolleegide töö suhtes. „Lugupidamine on suurem, sa tead, et see töö ei ole kerge. Samuti on see andnud juhina oskuse nõuda, sest sa tead, millised on võimalused. Samas oled aga ka arusaaja,“ rääkis Palo, kellele peale sekretäri asendamise pakuti firmas tööd turunduse, reklaami ja ekspordi vallas. Aastatel 1997-2007 oli ta Saint-Gobain Isover AS juhataja.

Nii erasektoris kui ka avalikus sektoris erinevatel ametikohtadel töötades on tulnud Palol puutuda kokku paljude juhiabide ja sekretäridega. Järgnevad Urve Palo soovitused, kuidas mõõta sekretäri töö tulemuslikkust:

1) Kas sekretär täidab ülesande professionaalsel tasemel?

Professionaalsus on see, mille järgi inimene tööle võetakse. Oluline on, millised on inimese teadmised ja oskused. Kui ettevõtte ja töötaja teed lahku lähevad, siis on sageli aga põhjuseks suhtumine ja inimese käitumuslikud omadused. Ebaprofessionaalsust saab treenida professionaalsuseks, alati on võimalik juurde õppida ja paremaks saada, suhtumist on raskem muuta.

2) Kas sekretäri töö toetab juhi tööd?

Sekretäri töö on väga loominguline. Olen õpingute vahel teinud ühel perioodil raamatupidaja tööd. Kui firma läks ühelt raamatupidamisprogrammilt üle teisele, siis ma pidin sisestama arvutisse raamatupidamisprogrammi arve. Tollal ei olnud võimalik andmeid lihtsalt ühest süsteemist teise üle kanda. See oli monotoonne ja konkreetne töö, loomingulisust null.

Sekretäri töö ei ole selline, iga päev võib olla erinev. Sekretäri töökirjelduses on küll kirjas, mis on tema põhiülesanded, aga see kõik on nö ujuv – päevad, situatsioonid, kõned, kirjad ja juhid on erinevad. Sekretäri jaoks on oluline kaardistada oma juht või meeskond, kelle heaks ta töötab. Selle järgi ta näeb, mida on tema juhil või meeskonnal vaja, mida ta saab pakkuda, kuidas aidata. 

Toon näite. Kui olin rahvastikuminister, siis kutsusin Saint-Gobain Isoverist sekretäri endaga kaasa. Ajad olid kiired, keskendusin tollal ainult tööle, inimestele ja suhetele vähem, kui oleksin tahtnud. Mingi hetk panin lauale lambi najale seisma perepildid. Aga ega nad seal ei püsinud, kukkusid maha. Läks nädal-paar mööda, järsku vaatan, pildi olid ära raamitud. Olin nii liigutatud. See oli pisikene asi, aga sekretär märkas. Ta tõi oma hoolivusega minu päeva rõõmu, ta pani tähele. See äratas mind ka kiirest rütmist.

3) Kas sekretärile saab usaldada konfidentsiaalset infot?

Sekretäri töös on juhi jaoks A ja O see, kas ta võib oma abile  usaldada konfidentsiaalset infot. Seda isegi ei pea usaldama, sekretär näeb ja kuuleb nagunii. Juhina on oluline, et  ma tunnen,  et see info ja teadmine on temaga - et ta ei lähe seda teistega kohvinurka jagama, veel vähem oma hinnanguid juurde panema, lõksutama. Sekretärid teavad toimuvast rohkem, kui enamus inimesi organisatsioonis. 

4) Kas sekretär aitab oma suhtumise ja olekuga kaasa ettevõtte positiivse sisekliima kujunemisele ning hoidmisele või ta hoopis lõhub seda?

Juhiabi on ettevõttes keskses rollis – ta ei tööta ainult juhi, vaid kogu organisatsiooni jaoks. Ta vahendab ka suhteid juhi ja organisatsiooni vahel. Oluline on, et ta oleks positiivse hoiakuga.

Samas kõigil meil on halbu päevi. Kui see parasjagu nii on, siis ma soovitan välja ütelda, et mul on halb tuju. Ehk, et kui ma imelikult käitun, siis see ei ole seotud sinuga. Siis on selge. Tihti juhtub seda, et kui keegi teravalt ütleb, siis me ei mõtle reeglina, et sel inimesel on probleem, vaid, et tal on minuga probleem. Muretseme, mida ma halvasti tegin või mis minul viga on. Tihti pole see üldse seotud aga inimesega, kellele halvasti öeldi. Paha tuju põhjus on mujal. Seepärast on hea välja öelda, et on paha tuju.

5) Kas võib kindel olla, et ettevõttesse helistanud inimene tunneb ennast pärast kõne hästi? Naerata, kui räägid telefoniga.

Kõik töötajad ettevõttes loovad kokku “meie” ehk “pildi”, kuidas näevad firmat kliendid ja koostööpartnerid. Seepärast naerata rohkem. Naeratus on häälest tunda inimesele, kes helistab. Ta saab aru, kui naeratati. Rääkimata sellest, kui siseneda organisatsiooni ja sekretär ütleb viisakalt tere ning naeratab - siis on hea tunne ikka küll.

Ka juht paneb seda tähele, kasvõi alateadlikult, kas minu abi aitab kaasa sellele, et ettevõttes oleks positiivne õhkkond, kliendid tuleksid ja lahkuksid hea tundega või kui nad näiteks helistavad, siis jääks neil peale toru ära panemist hea tunne. Siis tulevad ja helistavad kliendid tagasi.

6) Kas võib kindel olla, et ettenägematute takistuste ilmnemisel annab sekretär juhile kiirelt tagasisidet, et ülesande täitmine viibib või on vaja täiendavat abi?

Avatud ja aus käitumine  tekitab vastastikust usaldust. Sekretärina saad näiteks juhilt ülesande ja lepib kokku, et teed selle kindlaks ajaks ära. Samas alati võib tulla ette elus olukordi, mis ei sõltu sinust – sa ei saa seda ülesannet näiteks õigeks ajaks või üldse teha. Või selgub töö käigus, et sa ei oska seda teha. Oluline on sellises olukorras küsida kohe julgelt abi. Pigem  öelda, kui probleem ilmneb, mitte tähtaegadest üle sõita.

Lisaks soovitan ma ka ise küsida endale lisaülesandeid juurde. Teinekord on sekretäri tööpäevad nii tihedad, et ei ole võimalik sinna mingeid ülesandeid vahele võtta. Samas võib olla olukordi, kus hetkel ei ole midagi teha. Siis ma soovitan julgelt minna ja küsida, kuidas saaks veel kasulik olla, midagi teha, kuidagi aidata. Kui ma sekretär olin, siis ma tegin seda. Olin noor ja uljas, tahtsin õppida, võtsin tänuga kõik tööd vastu. See viis mind selleni, et see poolteistkuud sekretäritööd ei jäänud mul esimeseks ega viimaseks ametiks selles firma.

Kui inimene ütleb, et ma teen oma tänast tööd halvasti, sest see on mulle liiga lihtne - usalda mulle see või teine amet, vot siis ma hakkan tegema -, siis seda ei juhtu. Tark juht ei anna töötajale kunagi sellist võimalust, kui ta tänase tööga hakkama ei saa. Seepärast soovitan teha iga ülesannet nii hästi kui suudad. Seda märgatakse.

7) Kas sekretär oskab ja tahab iseseisvalt oma ülesannete teostamiseks otsuseid vastu võtta?

Mõtle kastist välja, ole loominguline. On inimesi ja juhte, kellele meeldib konservatiivsus ja see, et kõik oleks ühtemoodi. Üldiselt meeldib kaasaegsetele juhtidele aga pigem avatud ja teistmoodi mõtlemine.

Näiteks, kui eelmine aasta tehti õnnestunud jõulupidu kuskil kohas ja kindlal viisil, siis mõtleme nüüd, mida võiksime teha sel aastal teisiti. See et eelmine aasta oli tore ja hea, see ei tähenda, et täna on hea. Juht on tänulik, kui tulete uute ja kastist väljas mõtetega. Seda pannakse tähele, seda hinnatakse. 

URVE PALO TAUST:

Urve Palo (42)

Abielus, kahe lapse ema

Õpingud: Tartu Ülikool ja EBS

Töökogemus:

1997–2007 Saint-Gobain Isover AS juhataja. Enne seda töötas ta samas ettevõttes sekretäri, raamatupidaja, ekspordijuhi ja reklaamijuhi ametikohtadel

2007-2009 Eesti Vabariigi rahvastikuminister

2009-2011 Viimsi Vallavalitsuse abivallavanem

2011-2014 Riigikogu XII koosseisu liige ja Riigikogu majanduskomisjoni aseesimees

2014-2015 Eesti Vabariigi majandus-ja taristuminister

Alates 9. aprillist 2015 Eesti Vabariigi ettevõtlusminister

Sekretäride päeva konverentsikava näeb siit. Osalejate nimekirja leiab siit.