12. jaanuar 2017

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Aja eesmärgipärane kasutamine on iga ettevõtte ja töötaja jaoks väga oluline. Iga ootamise või tühja töö peale kulutatud minut tähendab ettevõttele kaotust! Teame ju, et aega ei saa juhtida, saame juhtida tegevusi ajas, aga kuidas seda teha efektiivselt Outlookis?

Fookuse seadmine ehk tähelepanu suunamine ja hoidmine olulistel tegevustel on edu aluseks! Kui tegevusi on palju ja erinevates valdkondades, erineva rollitäitmisega, siis tekib vajadus hea abivahendi järele. IT arenguga on tekkinud väga palju elektroonseid abimehi, mida saame kasutada nii arvutis kui ka nutiseadmes ja mis kohe kutsuvad pabermärkmikke asendama.

MS Outlook on ajajuhtimise ja grupitöö asendamatu abimees

MS Outlook on üks levinumaid grupitöö tarkvarasid, mille funktsionaalsus võimaldab oma (töö)aega planeerida ning oma meeskonnaga ja partneritega koostööd teha, st kogu vajalik infohaldus, tööülesanded, kontaktid, kohtumised jm. oluline info on hallatav Sinu kõikide IT seadmetega igal ajahetkel. Täielikku funktsionaalsust ja grupitöö efekti pakub MS Outlook koos MS Exchange serverlahendusega või pilvelahendusega. Selline lahendus on enamuses riigiasutustes ja paljudes firmades, kus on rohkem kui paarkümmend arvutikasutajat.

Ühise grupitöö lahenduse kasutamisel tekivad aga ka probleemid:

- Ilmnevad IT tehnilised probleemid, Outlook ei ole korrektselt seadistatud, kuidas teha töökeskkond mugavamaks, sünkroniseerimine nutiseadmetega, kaugtööd korraldada?

- Kuidas aru saada serverlahenduse võimalustest ja neid võimalusi õigesti kasutada?

- Meilidega toimetamisele kulub palju aega, millised on tööd kiirendavad nipid?

- Kuidas säästa aega olulise tegemiseks, sest infohalduse korraldamine ja automatiseerimine suurtes mahtudes on väga ajamahukas?

- Milliseid ajajuhtimise metoodikaid ja mõttemalle kasutada ja kuidas neid Outlookis rakendada?

- Kuidas toimetada õigesti Outlookis muudatuste juhtimisega?

- Kas on olemas grupitööks vajalikud kokkulepped ehk e-koostöö hea tava- ?

Ajajuhtimine, enda ja grupi käitumise juhtimine, eesmärkide seadmine, projektide juhtimine nõuab väga erinevaid oskusi. 

MS Outlooki keskkonnas saab mugavalt korraldada suure osa igapäevatööks vajalikust infost:

Erinevad arusaamad tekivad e-koostöö kõrval ka pikemate tööprotsesside haldamisel, näit. MS Outlooki kasutamine projektide juhtimisel, turunduses, dokumendihalduses, asjaajamises, planeerimisel jm. Nii nagu enamus infosüsteeme, ei suuda ka Outlook hästi lahendada isiksuslike käitumise probleeme. Siin on jällegi hea järgida hea tava  põhimõtteid. Hea koostöö eeldab iga grupiliikme oskust oma tegevusi prioritiseerida ja ajas juhtida, jälgides ühist e-koostöö head tava.

Asjaajamise korrektsus loob hea maine

Kas ettevõttel ja töötajal on hea maine? Seda hinnatakse paljuski e-asjaajamise korrektsuse järgi. Töötajate jaoks tekivad tõsised probleemid, kui on vaja mingi süsteem luua Outlookis:

- e-kirjade ja dokumentide nimetamise kord;

- kaustade, ühiskaustade, lemmikkaustade süsteemi loomine, arhiveerimine;

- info terviklikkus, otsingusüsteemi kasutamine ja otsingukaustade loomine;

- prioriteetide süsteemi loomine, millised on olulisuse kriteeriumid;

- e-kirja standardi ja allkirja standardi rakendamine, korrektse e-kirja vormistamine;

- tegevuste automatiseerimine reeglitega, otseteedega;

- teistele tegevuste planeerimine (tööülesannetena ja kalendrikannetena);

- kontaktide õigsus ja ristkasutus erinevates infosüsteemides;

Nendes ja paljudes teistes väga konkreetsetes teemades on vaja koostöö kokkulepet ja konkreetseid lahendusi näidata just Outlookis.

Hea planeerimine tuleb kogemusega

Kui ühekordse või ka korduva tegevuse (juhtkonna koosolek) planeerimine on Outlookis kiiresti rakendatav, siis näiteks projekti planeerimine, mis koosneb paljudest alamtöödest, nõuab kogemust. Kui tööde pikkuste planeerimise kogemus on olemas, siis erinevate töötajate, osakondade või ettevõtete tegevusplaanid ei pruugi kattuda Sinu plaaniga. Kui Sul on poolepäevane töö vaja edasi anda järgmisele töötajale, siis tuleb arvestada ka tema tegevuste graafiku ja prioriteetidega. Ta ei oota käed rüpes Sinu tööd ja suure tõenäosusega ta enne järgmist päeva seda tööd vahele ei võta.

Hea on planeerimisel teada ka seda, et kui annad päevase töö tegemiseks aega kaks nädalat, siis selle töö saadki kätte kahe nädala pärast, sest selle tegemist alustatakse eelviimasel päeval. Seega iga töö täidab tema täitmiseks antud aja. Seda kõike tuleb arvestada ka Outlookis.

Kokkuvõtteks

Äripäeva Akadeemia koolitusel „Korrastatud aeg Outlookis“ teeme eeltoodud näited praktilise lahendusena läbi Outlookis, samuti rakendame Paretto printsiipi, Eisenhoweri maatriksi ja teisi häid ajajuhtimise mõttemalle. Iga osaleja osaleb oma arvuti ja oma reaalse postkastiga – seega koolituse lõpus on suur hulk infost ka reaalselt korrastatud.

Koolitajaks on Arvo Saat, kes on Tallinna Arvutikooli, Eesti esimese arvutikooli asutaja, tegevjuht ja koolitaja-konsultant.

Loe tagasiside ja vaata täpsemat infot koolituse kohta siit.