Autor: Sekretär.ee • 1. märts 2017

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Kõigepealt tasub endale teha kontrollnimekiri ja veenduda, et kõik punktid oleksid põhjalikult läbi mõeldud, siis on õige aeg asuda plaane tegema.

Mõtle läbi ürituse  formaat, sisu ja sihtgrupp.- Kirjuta üles eesmärk, mida üritusega tahetakse saavutada, kellele seda tehakse, millistel kellaaegadel, kui palju on osalejaid.

Kaardista, millised lisategevused oleksid seminari juures vajalikud alates toitlustusest kuni lõõgastuse ja meelelahutuseni välja.  

Esmalt mõtle, kas oleks mõistlik korraldada üritus oma kontoris või samas majas. Mõnikord on mõistlik, kas kulude või aja kokkuhoiu või mugavuse mõttes püsida oma kontori piires. Teine kord aga tuleb kasuks viia inimesed teise keskkonda, et neid ei segaks tavapärased kontoriaskeldused ja nad saaksid paremini keskenduda.

Koosta ja jälgi eelarvet. Ja samas hinda oma võimalusi. Pea meeles, et odav ei ole alati parim. Jälgi, et üritus oleks terviklik.

Jälgi, kas ruum on  eraldi tasu eest või koos toiduga. Mõned hotellid ja restoranid pakuvad ruumi tasuta, kui tellid piisavalt toitu.  Ahvatleva pakkumise juures hinda, kas toidutellimuse ootus on mõistlik või maksad üleliia kõrget hinda.

Kaardista ruumi hinna sees olevad teenused. Ruumi hinna sees võivad olla ekraan, projektor, helitehnika, lava, tõlkekabiinid, laual-toolid, tehniline teenindus, kannuvesi, kirjutustarbed jne. Nende teenuste maksumust hinnates saad erinevaid ruumide pakkumisi võrrelda.

Lepi kokku ruumi ülesseadmise ja mahavõtmise ajad, kui ürituse jaoks on vaja midagi kohale vedada või üles ehitada. Mõnikord on ainuvõimalikud ajad öötundidel, see on ebamugav. Samuti uuri järgi, kas ettevalmistuse ja koristustundide eest peab ka renti või tasu maksma.

Enne otsustamist vaata ruum üle jälgides ventilatsiooni ja kliimaseadmete võimekust, valgustust ja seinte läbikostvust. SPA hotellide puhul arvesta vannilõhna ja hommikumantlites sebivate turistide kulgemisteedega.

Ruumi asukohta hinnates vaata, kus asub köök, mida võidakse teha fuajees, kas keegi teeb ehitustöid majas või selle kõrval.

Tee kindlaks, kui suur on garderoob ja kui palju on tualette.

Uuri järgi, kes on ruumi eest vastutaja, et teaksid kellelt nõuda, et WCs oleks paberit, seepi ja prügikast koristatud.

Selgita välja, kuidas koolitusruumi saaks kutsuda teenindaja. Kas selleks peab helistama seinal olevalt telefonilt või saad ruumist vaikselt lahkuda ja helistada mobiilile.

Vaata, kuidas käivad tuled jm valgustus, et sa ei avastaks end olukorrast, kus korraga saab kustutada vaid kolme ruumi tuled.

Tee kindlaks, kus asub heliruum ja kuidas saab suhelda tehnilise teeninduse personaliga.

Uuri, mis toimub samal ajal kõrvalruumides. Et seinad ei kostaks läbi, naaberkoolituse kohvipausid ei satuks samale ajale jms.

Tutvu parkimiskorraldusega. Kas on parkimiskohti maja läheduses, kas parkimine on hinna sees, kuidas on korraldatud maksmine, teavitamine jne.

Mõtle, kas asukoht on sobilik. Kuidas ühistranspordiga inimesed kohale saavad jms.

 Intervjueeris Äripäeva arendusdirektor Mari Kõlli.

Tule ja osale praktilisel koolitusel, kuidas edukalt ja stressivabalt äge firmaüritus korraldada. toimub Äripäeva Akadeemias Juhiabide meistriklassi programmi 1.moodul „Firmaürituste projektijuhtimine“. Vaata infot ja registreeru koolitusele SIIN.

Koolitaja Mari Kõlli annab nõuandeid, kuidas närvesööv korraldustöö muuta nauditavaks tööprotsessiks.

7. märtsil

JUHIABIDE MEISTRIKLASS

Tule ja osale märtsist juunini toimuvas Sekretär.ee ja Äripäeva Akadeemia

“JUHIABIDE MEISTRIKLASSIS: 6 olulist tööriista juhiabi igapäevatöös”

Meistriklassi programm:

1. moodul (7.03.2017) - Firmaürituste projektijuhtimine

Koolitaja: Äripäeva arendusdirektor Mari Kõlli.

2. moodul (28.03.2017) - Enesekehtestamine juhiabi töös

Koolitaja: suhtlemistreener Kadri Kõiv.

3. moodul (11.04.2017) - Heakeelsus kui juhiabi töövahend

Koolitaja: Eesti Keeletoimetajate Liidu asutajaliige Helika Mäekivi.

4. moodul (12.05.2017) - Arukas ajajuhtimine juhiabi töös

Koolitaja: ajajuhtimise ekspert Kristjan Otsmann.

5. moodul (23.05.2017) - Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine

Koolitajad: Eesti Juhi Abi Ühingu juhatuse esimees Janne Kerdo ja digitaalse asjaajamise ekspert Ingrid Pappel.

6. moodul (9.06.2017) - Enesejuhtimine

Koolitaja: meeskonnatreener ja 2016. aasta koolitaja tiitlivõitja Kaido Pajumaa.

*Meistriklassi saab valida nii tervikpaketina kui ka iga koolituspäeva eraldi.

Loe tervikprogrammist lähemalt siit.