Autor: Sekretär.ee • 27. märts 2017

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Vähem oluliseks ei saa pidada sihtrühma, kellele protokoll on suunatud, nt avalikke ülesandeid täitvad organisatsioonid. Aastaid tagasi on ettevõtte juht Andres Heinver öelnud: „Organisatsioonil ei ole protokoll ainult „ajaloo jäädvustamine“, vaid otseselt kodanike, partnerite ja õigusmõistjate ees kindluse tagamine!“. Ja sellega saab vaid nõustuda.

Protokoll on üks põhi dokumendiliike

Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks. Protokoll peab vastama dokumentidele kehtestatud põhinõuetele, st tuleb arvestada dokumentidele esitatavate vormi- ja sisunõuetega. Memo on informatiivne dokument, mis dokumenteerib ja kajastab protokollimist mittevajavate toimingute (kohtumised, külaskäigud, otsused ja kokkulepped) käiku. Memo lihtsustab organisatsioonisisest teabevahetust, informeeritakse neid, kes peaksid informeeritud olema ja sellest, mida nad peaksid teada saama.Soovitav on välja töötada ühtsed dokumendipõhjad, protokolli ja/või memo näidised, et oleks tagatud ühtne arusaam, millal, mida teha ja kuidas teha.

Oluline on leppida kokku reeglid

Protokollimine on lihtne, kui on teada organisatsiooni tegevusvaldkonda reguleerivatest õigusaktidest tulenevad nõuded või organisatsioonisisesed kokkulepped.

Kiiret otsustamist vajavates küsimustes võib otsuseid vastu võtta ka side- või infotehnoloogiliste vahendite kaudu koosolekut kokku kutsumata, koosolek toimub nt e-posti teel. Sel juhul märgitakse, et toimub e-posti teel ja kuupäevaks vastamise tähtaeg. Oluline on leppida kokku reeglid, arvestades õigusaktidest tulenevaid nõudeid.

Protokolli elementide vormistamine ja loomine

Vormistaja ja aeg

Protokoll vormistatakse üldplangile (või luuakse protokollipõhjale/mallile) määratud või volitatud protokollija poolt ühes eksemplaris 3päeva jooksul (kui ei ole sätestatud teisiti).

Dokumendiliigi nimetus

Protokoll peab sisaldama nõupidavaorgani nimetuse nõupidamisliigi nimetust (juhatuse või nt struktuuriüksuse nimetus).

Juhul, kui protokoll vormistatakse valgele paberile, peab enne dokumendiliiginimetust vormistama organisatsiooni nimetuse.

Koht ja aeg

Koosoleku toimumise koht vormistatakse nimetavas käändes. Koosoleku kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev, lisada tuleb protokolli registreerimisnumber või viit. Protokollid registreeritakse! Protokollides fikseeritakse koosoleku alguse ja lõpu kellaaeg.

Osalejad

Esimeseks märgitakse koosoleku juhataja, siis protokollija. Kui nii koosoleku juhataja kui ka protokollija on nõupidavaorgani liikmed, märgitakse ka nemad osalejate hulka. Nõupidavaorgani alalised liikmed loetletakse perekonnanimede tähestikulises järjekorras. Kui tehakse osalejate registreerimisleht, tuleb näidata üldarv ning sulgudes märkida (registreerimisleht lisatud). Seejärel märgitakse puudujad, sulgudes võib lisada ka puudumise põhjuse. Viimasena loetletakse kutsutud (koos ametinimetusega), kes viibivad ainult üksnes konkreetse päevakorrapunkti arutelu ajal.

Päevakord

Vajalik selleks, et kõik teavad, mis tuleb arutelule. Päevakorrapunktid on teemade põhised, mitte isikute (üksuse või ettekandja põhine).

Protokolli päevakorrapunktide sõnastus võib olla sõnasõnaline, kokkuvõttev või ainult vastuvõetud otsuseid kajastav – see võib olla organisatsioonisisene kokkulepe, kuid samas tuleb arvestada kellele protokoll on suunatud, mis on protokolli eesmärk.

Koosoleku käik

Protokollitakse päevakorrapunktide kaupa, otsused lisatakse päevakorrapunkti sõnastuse lõppu. Kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu ei protokollita (protokolli tekstis tehakse vastav märge). Protokollida tuleb eriarvamused, otsesed sõnavõtud nende esitajate nõudmisel.

Otsuste sõnastamine

Tuleb arvestada päevakorrapunktiga, nõupidavaorgani rolliga (volitustega) ning õigusaktidest tulenevate nõuetega, st mis õigus on antud otsuse vastuvõtmisel või mis saab olema edasine tegevus. Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, siis jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse nii, et päevakorrapunkti number kajastuks otsuse numbris.

Allkirjastamine

Protokollile kirjutavad alla juhataja ja protokollija kõrvuti. Kui pole sätestatud teisiti, on ühe allkirjaga protokoll on kehtetu.

Vaata protokolli näidisvormingut.

Autor: Janne Kerdo, Tallinna Majanduskooli sekretäritöö valdkonna juhtivõpetaja

TULEKUL TÖÖTUBA: Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine juhiabidele

Kuidas organisatsioonis lihtsalt dokumenditööd korraldada?

Koolitajad:

Tallinna Majanduskooli sekretäritöö valdkonna juhtivõpetaja Janne Kerdo

TTÜ rahvusvahelise õppekava e-Riigi Tehnoloogiad ja Teenused juht ning dotsent Ingrid Pappel

Aeg: 23.mai

Loe töötoa kohta täpsemalt siit!

Koosolekul puudub eesmärk, ei teata päevakorda.

Koosoleku juhatajal puudu oskus koosolekut juhtida.

Ei võeta vastu otsuseid või otsustele ei järgne tegevust.

Puuduvad ühtsed nõuded protokollide loomiseks ning teadmised protokollimisest, sh ei teata nõupidavaorgani volitusi.