4 november 2018
Jaga lugu:

Mida jälgida dokumendihaldust korraldades?

Foto: erakogu

Dokumenditöö valdkond on pidevas muutumises. Meil tuleb arvestada digirevolutsiooniga, muudatustega valdkonda reguleerivates õigusaktides ja kasutatavates mõistetes. Dokumendiöö korralduse eest vastutava isiku kohustus on jälgida, et kõik vajalik informatsioon dokumenteeritakse ja liigitatakse kindla skeemi alusel.

Eesti Juhi Abi Ühingu liige Janne Kerdo soovitab dokumendihaldusel järgida reegleid ja teha seda võimalikult lihtsal viisil. Väga oluline on pöörata tähelepanu dokumendi koostamise heale tavale, sest lisaks koostajale peavad dokumendi sisu mõistma ja sealt vajalikku infot leidma ka teised ettevõtte töötajad. Dokument, mis ei ole keeleliselt korrektne või loogiliselt üles ehitatud, võib tekitada probleeme. Lisaks tuleb panna rõhku info süstematiseerimisele, et dokumentide leidmine oleks võimalikult kiire ja lihtne.

Kuidas ja millest alustada?

Dokumendihalduse korraldamise alustamisega on seotud mitmed etapid, kõigepealt tuleks selgeks teha:

- milliseid tegevusi organisatsioon täidab,

- millised õigusaktid reguleerivad organisatsiooni tegevusi, millest tuleb lähtuda ja miks,

- mis dokumendid meil tekivad, millisel teabekandjal,

- mis on dokumentide (teabe) säilitustähtajad,

- kuidas dokumendid (info) liiguvad, kas ja mida on vaja registreerida ja kuidas neid menetleda,  

- kus dokumente hoitakse?

Nende etappide juures ei tohi unustada „kasutajat”. Tuleb kaaluda, kes ja millised dokumente kasutab, kui tihti on vaja dokumentidele ligi pääseda ja kellel on selleks üldse õigused. Otstarbekas on kehtestada töökorralduslikud dokumendid, kuid see vajadus sõltub organisatsiooni suurusest, infohulgast, kasutajate arvust ja tegevusvaldkonda reguleerivatest õigusaktidest. 

Selleks, et dokumenditööd võimalikult lihtsalt ja loogiliselt korraldada, tuleks end kurssi viia valdkonda reguleerivate õigusaktidega, dokumentide loomise hea tavaga ning digitaalarhiveerimise võimaluste ja ohtudega. Kõike, ka dokumenditööd, on võimalik teha lihtsamalt ja kasutajasõbralikumalt!

8. märtsil 2019 toimub taas palju kiidetud koolitus

Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine

Autor: Janne Kerdo, Kerdo ja Partnerid OÜ, Eesti Juhi Abi Ühing

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Birgit Aljaste
Birgit AljasteSekretar.ee ärijuhtTel: 5373 8733birgit.aljaste@aripaev.ee
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700catlin.puhkan@aripaev.ee