20 veebruar 2019
Jaga lugu:

Digitaalsest arhiveerimisest kiirelt ja lihtsalt

Enamik tänapäeva infost on digitaalne – sünnib digitaalselt ja jääb sellesse vormi tavaliselt kuni lõpuni. Kogu see elutsükkel on lihtsasti hallatav ning ligipääs infole mugav ja kiire. Selline areng on andnud meile palju vabadust ja kiirust info liikumisel ning vahetamisel.

See omakorda on meile kaasa toonud muutumise paradigma mitmes aspektis, alustades info turvalisusest kuni info säilimise ja säilitamiseni – info ja dokumendid on ettevõtte digitaalne mälu ja esmane, millele ettevõte võiks oma digitaalse mälu säilitamiseks mõtlema hakata, on mida, mismoodi ja kus(kohas).

Mida on oluline, kuna tänases meeletus infovõrgustikus on suhteliselt keeruline orienteeruda ning otsustada, mis on ettevõtte jaoks oluline ning mida ja kui kaua säilitada tuleb. Kui vaadata klassikalist dokumendihaldust, on dokumendi mõiste suhteliselt selgelt määratletud ning selle põhjal peaks saama selgelt identifitseerida kõik selle, mida arhiveerida ja säilitada. Samas on sisu ja vorm tänases digitaalses maailmas hägustunud, paljud olulised kokkulepped sõlmitakse meilitsi ning paljud olulised kanded on oma olemuselt andmebaasi päringud. Hakates mõtlema säilitamisele, peab esmalt selgelt tuvastama, missugune on see infohulk, mis oma sisult ja väärtuselt säilitamist vajab. Tuleb aru saada, mida me klassifitseerime dokumentidena ning kui pikalt me neid dokumente säilitame. See võib tekitada segadust, mismoodi kõike seda struktureerida ja kuidas ning millises vormis säilitada.

TULEMAS!

8. märts 2019

Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine

Siit jõuamegi mismoodi juurde, kus ettevõtte peab hakkama mõtlema vormile. Tavakasutajale tähendab dokument üldjuhul faili kusagil keskkonnas ning säilitamine tähendab üldjuhul seda, et see fail „pannakse kusagile ära”. Kaudselt võime seda ju nii käsitleda, kuid kui räägime digitaalsest arhiveerimisest ja säilitamisest, siis lihtsalt faili kusagile ära panemisest ei piisa. On tavaline praktika, et ettevõtted peavad arhiveerimiseks varundamist, st seda, et mingist hulgast failidest tekitatakse teatud aja tagant varukoopiaid. See on kindlasti kriitiliselt oluline iga ettevõtte jaoks, kuid arhiveerimine peab eelkõige tagama selle, et dokumentide vorm on arhiveerimisnõuetele vastav ning dokumendid ise arhiveeritud olekus muutmatud.

Muutmatud tähendab seda, et arhiveeritud dokumente ei saa enam muuta – miskit juurde lisada, parandada või täiendada. Dokumendid on nö lukus ja ligipääs neile saab olla vaid volitatud isikutel. Lisaks sellele peab mõtlema ka vormile – näiteks dokumendid peavad olema konverteeritud pdf-ks ja pikaajalised pdf/A-ks. Ka andmebaasidel ja piltidel on oma vormingud, mida jälgida tuleb. Enne arhiveerimist peaks olema tavapärane korrastamistegevus, mille käigus vaadatakse üle nii vormingud kui ka metainfo, mida vajadusel täiendatakse, et kogu info tulevastele põlvedele terviklik oleks.

Siit omakorda jõuamegi kus(kohas) juurde, sest pärast info korrastamist tuleb mõelda ka sellele, kus arhiveeritud dokumente hoidma hakata. Lahendusi on mitmeid, tänapäevased vahendid võimaldavad ettevõttel valida nii karbitoodete vahel, kui ka kasutada erinevaid tööriistu, millega ettevõtte IT inimesed võivad arhiveerimisnõuetele vastavat keskkonda ise üles ehitama hakata. Paljud ettevõtted kasutavad dokumendihaldustarkvarasid, mis kindlasti hõlbustab arhiveerimist, sest need tagavad üldjuhul dokumentidele esitatavad vormingute nõuded ning arhiveerimine on lihtsam. Lisaks sellele on enamkasutatavate dokumendihaldustarkvarade koosseisus ka arhiveerimisfunktsionaalsus, mis võimaldab otse keskkonnas arhiveerida ning on täiesti adekvaatne lahendus lühiajaliseks (kuni 10 aastat) säilitamiseks.

Kokkuvõttes, ja nagu algselt öeldud, on digitaalse arhiveerimise temaatika väga lai ning siin sai vaid murdosa valdkonnaga seotud olulistest teemadest käsitletud. Info haprus ja sellega seotud riskide maandamine on samuti oluline valdkond, mida paralleelselt eelpool käsitletuga arvestada tuleb, kui ettevõtte digitaalse arhiveerimise maailma poole liikuma hakkab. Kuid esmalt peab ettevõtte aru saama digitaalse arhiveerimise ja säilitamise vajalikkusest, kuna ettevõtte mälu tekib ning elab bittide ja baitide maailmas.

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Enimloetud
Birgit Aljaste
Birgit AljasteSekretar.ee ärijuhtTel: 5373 8733birgit.aljaste@aripaev.ee
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700catlin.puhkan@aripaev.ee