4 tõsiasja nutikamaks ajakasutuseks

Oma aja nutikaks kasutamiseks on esmalt oluline mõista, et tõhus ajakasutus ei tähenda rohkem töötamist, samuti ei tähenda see oma töö kiiremini tegemist. Tõhus ajakasutus tähendab õigete ning vajalike asjadega tegelemist enne kriitilise tähtaja saabumist.

Foto: Shutterstock

Aeg on alati olemas – see ei kao ära. Mis vahetevahel ära kaob, on meie võime tulla toime oma tunnete ja mõtetega, mis seoses lähenevate tähtaegadega tekivad. Tegelikult saame oma tundeid ja mõtteid kontrollida ning nende kaudu juhtida seda, mis juhtuma hakkab.

Siin on neli tõsiasja, mille mõistmine on paremaks ajaplaneerimiseks hädavajalik.

Tõsiasi number 1 – enamik segajaid asub sinu peas.

Kui oled ühte asja tegemas, murrab alateadvus sisse meeldetuletusega, et näiteks kuu lõpuks on vaja aruanne valmis saada või kellegi e-kiri ootab vastust. Kõik sellised iseeneslikud sekkumised võivad panna sind tundma end kohustustest üle uputatuna ja hajali olevana.

Tõsiasi number 2 – enamik asju ei pea täna tehtud saama.

Erista need ülesanded, mida pead tegema kindlal päeval, nendest, mida pead tegema mingiks saabuvaks tähtajaks. Kui iga kuu kolmandal tööpäeval on vaja osaleda osakonna koosolekul, siis pane see kalendrisse kirja. Kui aga aruande esitamiseni on kaks nädalat aega, siis sea endale meeldetuletus näiteks kümme päeva enne tähtaega (kas alustasid) ja veelkord viis päeva enne tähtaega (kaugel oled).

Tule osalema!

5. aprill 2019

Nutikas ajakasutus

Tõsiasi number 3 – looda teistele, kuid usalda iseennast.

Vaata, et sinu planeerimise süsteemis oleks koht ootel olevate asjade jaoks, mis annaks sulle õigel ajal märku mingi tähtaja lähenemisest. Kui tead näiteks, et kolleeg peaks sulle kümnendaks kuupäevaks oma osa koondaruandest saatma, siis pane see endale kirja. See annab sulle võimaluse asjadesse kiirelt sekkuda, kui keegi kogemata peaks midagi tegemata jätma.

Tõsiasi number 4 – alati on teha rohkem asju, kui aega nende tegemiseks.

Et saaksid keskenduda käsilolevatele asjadele, pane tuleviku tegevused nimekirja „kõiki asju ei pea täna tegema” ja kategoriseeri need. Kuna tegu on ju üsna pika nimekirjaga, siis näed, et paljud asjad peavad ja saavad oodata nädalaid või kuid, võib-olla isegi aastaid. Kuid kas see tähendab, et peaksid nad unustama?

Mida teha, kui oled kaotanud kontrolli oma ajakasutuse üle? Ükski aja planeerimise süsteem ei aita, kui sinu igapäevaelu tegelikkus selle põhja laseb. Kui lood endale efektiivset aja planeerimise süsteemi, siis vaata, et see arvestaks reaalsusega. Kui sinu praegune süsteem kõlab hästi teoorias, kuid tegelikult jääd sellega praktikas jänni, siis on aeg midagi muuta. Siin on mõni lihtsam nipp paremaks ajajuhtimiseks.

• Alustuseks kirjuta päeva või nädala täpsusega üles, millele sinu aeg kulub ja küsi endalt, kas on asju, mille võib tegemata jätta või kellelegi delegeerida.

• Sea prioriteete ja tee asju olulisuse järjekorras. Seda aitavad teha näiteks tegevuste nimekirjad ja Post-iti märkmepaberid.

• Prioriteetide seadmisel küsi endalt need kaks olulist küsimust: Milliste ülesannete tegemata jätmine põhjustab kaose? Millised tegevused annavad panustatud ajalt suurimat tulu?

J. Jackson Brown on öelnud: „Ära ütle, et sul ei ole aega. Sulle on antud täpselt sama palju tunde päevas kui Pasteurile, Michelangelole, Leonardo da Vincile või Albert Einsteinile.”

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Birgit Aljaste
Birgit AljasteSekretar.ee ärijuhtTel: 5373 8733
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700