Autor: Gerli Ramler, Äripäeva kaasautor • 14. juuni 2019

„E-arve olemus on andmed ning raamatupidamisseaduse paragrahvi 7 lugedes saab mõne minutiga aru, mida peab üks arve sisaldama. Meie seadusandlus on suhteliselt liberaalne: nõutakse küll, et arve peab olema seitse aastat esitatav, aga samas ei ole öeldud formaati, keeli, andmebaasi mudelit ning kas säilitamine peab toimima pilves või füüsilisel kettal. Ja kuigi Euroopa tasemel on mitmeid erinevaid e-arve lahendusi, ei pea ettevõtted seda endale peavaluks võtma, vaid laskma sellel tegeleda oma teenusepakkujal. Ettevõtted ja asutused saavad alati e-arve talle sobivas formaadis – selle eest hoolitseb operaator,” rääkis Lilleste.

Üks oluline asi on tema sõnul see, et klient ei pea teadma, kelle kaudu e-arve tuleb ja kuhu läheb, sest kõik arved käivad läbi keskregistri aadressiraamatu ja operaatori. E-arvete saatmisel on erinevaid võimalusi alates arve väljade kaupa sissetoksimisest ja tasuta saatmise võimalusest läbi operaatori kodulehe kuni operaatori „liitmiseni” enda majandustarkvara külge. Iga arve läbib valideerimise, mis kontrollib automaatselt, et esitatud detailid on õiged. E-arved on kättesaadavad kõigile soovijaile, neid saab hõlpsasti koostada ja saata näiteks www.arved.ee lehel, mis on ühendatud kõigi Eesti e-arve kanalitega ja kust saata saab ka rahvusvahelisi e-arveid.

„Müügiarvete e-arvena saatmise üheks väga heaks plussiks pean kindlasti e-arhiivi, mis tekib pärast e-arve väljasaatmist. Arhiivis on olemas arve pildina, allalaadimiseks xml-kujul ning sealt saab kohe näha, millal, kuhu ja kellele on see arve saadetud. Nii on e-arvete saatjal alati olemas täisülevaade oma arvetest ja nende ajaloost,” selgitas Lilleste, kelle sõnul on sama hea läbipaistvus ka e-arvete vastuvõtul. „Kui olete arve teele pannud, on võimalus näha, kas vastaspool saab selle kätte ning samuti näitab süsteem, kas kulu on partneri poolt kinnitatud ja maksmisele saadetud või on sellega mingi probleem.”

E-arvete vastuvõtmise suurim võit on võimalus arved suunata läbi pilveteenuste kinnitusringile ning sealt edasi otse majandustarkvarasse. „See, kui inimesed ei pea tegema käsitööd, ükshaaval arvele allkirju küsima või kaotsi läinud arveid otsima, on väga suur aja kokkuhoid. Osadel ettevõtetel on arve väljadele erinõuded või on soov siduda arved erinevate programmidega – kõik on võimalik, aga erilahendusena peab selle eest arendajale maksma. Samuti juhul, kui on vaja arve tagasi pöörata või tühistada. Täna sellist võimalust e-arvete juures standardina ei ole.”

Eesti e-arve kujundamist alustati 2003. aastal Soome e-arve eeskujul. Fitek on olnud protsessi osaline algusest peale ning jõudis ostuarvete e-menetluseni juba 12 aastat tagasi, kui esimene nende klient läks 100%-liselt üle e-arvetele. Lilleste sõnul on Eesti riik olnud e-arve süsteemiks valmis alates aastast 2010, kuid seni oli see vabatahtlikkuse vormis. Alates 1. juulist 2019 aktsepteerivad meie riiklikud asutused ainult e-arveid, mis aga maailma mastaabis ei ole midagi uut, sest näiteks Taani astus sama sammu juba 14 aastat tagasi.