Kas koosolek teenib töö huve või vastupidi?

Koosolekud on paljude inimeste igapäevase töö osa. Mida enam on vastutust, seda rohkem on ka koosolekuid. Juhid võivad 80% oma tööajast veeta erinevatel nõupidamistel. Samuti on infomahukates organisatsioonides tavaliselt rohkem koosolekuid. Need on aga üks frustreerivamaid tööpäeva osi.

Foto: Shutterstock

Tampere ülikooli kommunikatsiooni õppejõu Tomi Laapotti sõnul tekitavad koosolekud negatiivseid tundeid, sest nendest on saanud tugev institutsioon. „Oleme harjunud teenima koosolekut, mitte organisatsiooni või enda eesmärke. Paljudele ei ole selge see, mis eesmärki koosolek tegelikult täidab,” ütleb ta.

Kui koosolekud täidavad kogu päeva, siis võiksid need olla efektiivsed ja sisukad. Õnnestunud koosoleku seisukohalt on oluline määratleda selgesti, mis on oluline ja mis mitte.

Esmalt tasub mõelda, kas osa koosolekutest on ebavajalikud või vähemalt mõelda, kellel ei oleks vaja nendel osaleda.

Laapotti arvates ei tasu aga koosolekuid ka täielikult vältida, sest neil on ka oluline eesmärk. Nõupidamised peegeldavad ettevõtet väiksemas pildis ja sellel osalejad määratlevad, mis roll töökohal üldse on.

Ebaõnnestunud koosolekuid ikka juhtub ja siis tasuks analüüsida kahte asja. „Tähelepanu peaks pöörama sellele, mida tahetakse koosolekul teha ja mis seal tegelikult juhtub. Kui nõupidamine ebaõnnestub, siis vähemalt ühte neist peaks muutma. Kui koosoleku eesmärgid on liiga suured ja neid lihtsalt ei ole võimalik saavutada, siis ei ole ime, et see inimesi frustreerib. Samas kui koostöö koosolekul on kehv, siis ka see ei ole hea,” räägib Laapotti.

Kõigile hääl ja õigel ajal kohale

Laapotti sõnul tasub koosolek jätta pidamata siis, kui keegi osalejatest ei oska öelda, miks seda vaja on. Tähtis on ka koosoleku juhi roll.

Kaasamine on kõige olulisem. Koosoleku juht peaks saama kõik osalejad arutlema ja otsustamisel osalema. On hea teadvustada, et kommunikatsioon ei ole vaid info üleandmine, vaid ennekõike ühise tähenduse loomine. Samuti väärtustatakse seda, et koosolek järgib agendat: alustatakse õigel ajal ja tehakse seda, mis oli eesmärgiks.

Lapootti toob välja, et uuringud näitavad, et koosolekutesse suhtutakse siiski paremini, kui üldiselt arvatakse. Nõupidamistega ollakse pigem rahul kui rahulolematud. „Mõnikord võiks ehk hoopis oma hoiakud üle vaadata,” arvab ta.

Allikas: Tööheaolu

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Birgit Aljaste
Birgit AljasteSekretar.ee ärijuhtTel: 5373 8733
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700