Autor: Kristi Jõeorg • 6. august 2024

Aktiivne kuulamine on oskus, mis soodustab rääkija soovi ennast avada ja rääkida enda jaoks olulistel teemadel. Aktiivne kuulamine võimaldab küsida täpsustavaid küsimusi, kui kõneleja jutt vajab täpsustamist, et kuulaja saaks rääkijat selgelt mõista. Eriliselt oluline on kuulamise ajal isiklikud hinnangud ja n-ö lood enda peas panna kõrvale ning rääkijale mitte vahele segada. Oluline on võtta arvesse ka rääkija isiksuse tüüpi (mõni inimene edastab oma mõtteid kiiresti, teine vajab aega ja mitte vahele segamist, et mõte rahulikult enne selle väljendamist lõpuni mõelda).

Aktiivne kuulamine sobib näiteks:

• kui rääkija on rääkimisel tõrges ja pinges;
• probleemide lahendamiseks, et saada infot rääkija soovidest, mõtetest, vajadustest;
• kui rääkija on väga häbelik või vajab aega, et end rahulikult väljendada;
• kriisis oleva inimese puhul, kui on oluline, et rääkija saaks sõnastada oma emotsioonid rahulikult ja kiirustamata;
• meeskonnaliikmete vajaduste ja soovide väljaselgitamiseks, et teha paremaid kokkuleppeid ja mõista üksteist parema koostöö nimel.

Aktiivse kuulamise tehnikate kasutamine ergutab rääkijat ennast avama, kuid seda ei tohi kuritarvitada. Ebaeetiline on seda kasutada, kui rääkija on n-ö nõrgemas või sundpositsioonis.

8 nõuannet, kuidas oma suhtlemisoskust arendada

1. Mõtle enne suhtlema asumist

Suhtlusraamistikke on palju, ent kui soovid oma suhtlemisoskusi parandada, alusta sellest, et sul tekib harjumus läbi mõelda järgmised viis küsimust.

• Miks sa suhtlust alustad (mis on sinu ajend)?
• Kes on kuulaja (kas sa tead selle inimese tausta ja isiksuse tüüpi)?
• Mis on sinu eesmärk (miks on see suhtlemine just nüüd oluline)?
• Mida soovid, et kuulaja suhtlemise tulemusena teeks?
• Milline suhtlusformaat saavutab sinu eesmärgi kõige paremini (1:1, telefoni teel, e-maili jms teel)?

Kui sul on raske neile viiele küsimusele vastata, peaksid kulutama lisaaega sellele, kuidas ja miks sa suhtled. Seejärel kontrolli oma arusaamist asjakohastelt kaastöötajatelt või oma juhilt. Nii jõuad kõige parema arusaamani oma suhtlemise ajendist. Oluline on see, et alustad suhtlemist läbimõeldult ja mitte hetkeemotsioonist või sinu jaoks vaid kohustusliku ja mitte selgelt arusaadava põhjuse ajendil.

2. Anna aega

Planeeri, mida soovid öelda, ja mõtesta oma suhtlus, et veenduda, kas see tõesti kannab seda fookust, mida vajad. Eelkõige kirjaliku suhtluse puhul tuleb kirjapandu mitu korda üle vaadata. Pea meeles, et suurepärane suhtlemine võib tunduda lihtne, kuid see on harva nii. Probleemide paljusus võib olla just sellest põhjustatud, et suhtlemist ei võeta piisavalt tõsiselt.

3. Tee suhtlemine lihtsaks ja vähenda ärevust

Töökohal suhtlemisel on peaaegu alati suurem eesmärk. Inimesed on hõivatud. Ära pane inimesi liiga palju pingutama, et mõista, mida sa räägid. Ütle oma eesmärk ja põhipunkt kohe suhtluse alguses, et kuulaja teaks, kuhu sa sihid. Seejärel edasta üksikasjad. Nii ei ole kuulaja algusest peale segaduses ja ärevuses.

4. Lihtsusta

Pea igapäevases töösuhtluses silmas, et sa ei paneks teist poolt liiga palju pingutama, et aru saada, mida sa talle öelda tahad. Leia oma mõtte väljendamiseks selge ja lihtne fraas või väljendusviis. Kasuta seda stiili läbivalt ja kaalu lihtsa visuaali või metafoori kasutamist, et muuta oma mõte selgeks ja meeldejäävaks. Pea meeles – mida segasem sõnum, seda väiksem võimalus, et sõnum päriselt inimeseni jõuab.

5. Katseta ja mitmekesista

Tee endale selgeks eri suhtlusvajaduste jaoks erisugused taktika ning praktiseeri ja katseta neid teadlikult, mitte vaid siis, kui käes on kriitiline olukord. Nt oluline on valida suhtlemisstiil vastavalt inimese olemusele ja hetkeolukorrale. Märka eri inimesi ja olukordi ning praktiseeri ja harjuta hakkamasaamist. Näiteks veeda nädal, pöörates erilist tähelepanu eri inimtüüpidega mitteametliku suhtluse struktureerimisele, nt vestluse algus, teemaarendus ja kokkuvõtmine. Seejärel proovi nädal aega ametlike koosolekute või muutustega seotud teemade jaoks erisuguseid struktuure. See on põnev ja arendab, sest suhtlemine vajab praktikat, enne kui see päris loomulikuks ja pingevabaks muutub.

6. Analüüsi ja paranda

Analüüsi oma igapäevasuhtluses seda, mis läheb hästi ja mis mitte. Võib-olla ei läinud sinu juhile meili saatmine hästi. Kas näed, kuidas seda ehk valesti tõlgendati? Mida teeksid järgmisel korral teisiti? Samamoodi, kui vestlus kaastöötajaga ei andnud oodatud tulemusi, proovi kindlaks teha, kas andsid selgelt teada, mida vajad jne.

7. Kaalu õppematerjali loomist

Kaalu enda salvestamist mõne suhtluse ajal (küsides eelnevalt luba salvestada), et saada ülevaade sellest, millest ja mil viisil rääkisid. Küsi, kas võid salvestada inimeste omavahelist suhtlemist tööpäeva jooksul, et seda siis näiteks koos meeskonnaga analüüsida. Näiteks saate jälgida, kuidas te suhtlete – kas loote silmsidet? Kas näoilme on lõdvestunud ja enesekindel või pinges? Kuidas kehakeel on? Kas jätate aega küsimusteks ja selgitusteks? Kas kuulamiseks võetakse aega?

8. Küsi tagasisidet

Palu mõnel usaldusväärsel töökaaslasel ja juhil hinnata su suhtlusoskust. Alustuseks palu neil hinnata (nt skaalal 1–10) sinu kirjalikku ja suulist suhtlust eraldi. Seejärel esita need kolm küsimust.

• Mida peaksid tegema, et sinuga paremini suhelda?
• Millise ühe asja peaksid lõpetama teistega suhtlemisel?
• Millise valdkonna või oskuse kallal peaksid töötama, et selles organisatsioonis suhtlemist parandada?

Artikkel on ilmunud teemaveebis Personaliuudised.