Ettevõtte siseleht ei ole pelgalt info edastamise vahend

Proekspert annab välja paberkandjal siselehte, kuigi neil on olemas siseveeb ja blogi. Siselehe sünniloost ja toimetamisest kirjutab Proeksperdi personalijuht Tiina Saar.

Kõik juhtimisõpikud peatuvad pikemalt teemal, et infot ei ole ettevõttes kunagi liiga palju ja kui parasjagu on käimas muudatused, on info peaaegu eksistentsiaalse tähendusega. Muutused tekitavad hirmu ja ebakindlust ning ainult sisukad vastused tekkinud küsimustele saavad seda ärevust maha võtta. Töötajatele on oluline info vahel ka see, et infot pole. Proeksperdis oli infot enne siselehte edastatud peamiselt infopäevadel või koosolekutel, meilide kaudu ning siseveebis. Ehkki kanaleid oli piisavalt, polnud info jagamise regulaarsus kokku lepitud. Nii võiski kasvavas organisatsioonis juhtuda, et kui oma meeskonnas toimuva puhul oli selgus olemas, siis teiste osakondade tegemistest polnud ülevaadet.

Üle nädala uudiskiri

Alustasin uudiste kogumist eesmärgil, et panna need üle kahe nädala üles siseveebi. Palusin igal osakonnal saata uudiseid klientidest, projektidest, hangete võitmisest, uute töötajate lisandumisest ja muust olulisest. Lisaks sellele jagasime uudiskirjas ka personalivaldkonnas toimuvat, tulevasi sündmusi, infot liitunud ja lahkunud töötajate kohta. Intranetis ilmuva uudiskirja eeliseks oli see, et lisaks lugemisele said töötajad seda kommenteerida. Puuduseks aga see, et kui uudised õigeks ajaks ei laekunud, hakkasid vastutavad isikud neid hiljem üles laadima ja modifitseerima. See tegi info õigeaegse jagamise taas keeruliseks.
Mõte päris ajalehest tekkis esmalt seetõttu, et IT-ettevõttes on inimesed vägagi arvutikesksed, sealjuures harjunud kogu info sealt saama. Pidev virtuaalne töö, kus sa päev läbi teed midagi, mille kohta õhtul ei saa alati öelda: millega ma nüüd maailma paremaks muutsin, tekitab frustratsiooni.
Tööpsühholoogid on uurinud ja jõudnud selgusele, et inimesed vajavad töös tunnet, et nad on midagi reaalset korda saatnud. Käegakatsutavat. See ei tähenda muidugi, et vaid kätega tehtav töö õnnelikuks teeks, vaid pigem seda, et inimese tegevusest jääks meeltega tajutav jälg. Paberajaleht on midagi, mida saab hoida käes, n-ö päris asi. Ajalehte kirjutatud lood lähevad justkui kindlamini ajaloo annaalidesse, kui lihtsalt üks rida trükimusta Intranetis. Niisiis hõiskasin idee välja, kutsusin kokku töötoa ja algatasin kord kuus ilmuvale väljaandele nimekonkursi.
Ei saa just öelda, et mõte paberlehest oleks hurraaga vastu võetud. Miks see parem on kui internetipõhine üle nädala ilmuv uudiskiri, uurisid mu kolleegid. Mul oli kolm argumenti – paberleht on klassika, see annab organisatsioonile oma näo (muide, blogi nimega Hello World oli selleks ajaks juba üsna kaua ja edukalt eksisteerinud). Tahtsin lisaks info jagamisele muuta paberlehe ka meie inimestest lugude rääkimise kohaks. Kolmandaks see, et lehe tegemisel saavad paljud kaasa lüüa ja see ühendab. Pisut skeptiliselt, kuid siiski, andsid arvamusliidrid paberlehele rohelise tule. Selle nimeks sai blogi nimega sarnaselt: Hello World.

Auhind kirjavigade leidmise eest

Pilootlehe väljaandmine polnud sugugi lihtne. Olin küll lehte ka varem toimetanud, kuid kogu tsükkel algusest lõpuni enda kanda võtta vajab harjutamist. Mõtlesin välja rubriigid: juhtkonna mikrofon; valdkondade uudised; erialased arvamuslood; persoonilugu; sündmused, meelelahutus (nt reportaaž talvepäevadest); sünnipäevalaste õnnitlemine ja info liitunud/lahkunud töötajate kohta. Leidsin arvamusloo kirjutaja ja ka põneva persooni, kellega esimene intervjuu teha. Kujundajaga koos mõtlesime kaua lehe formaadi üle ja algsest A3 ideest sai lõpuks kokku murtud A2. Trükikoja valimise ja tehniliste näitajate osas nõustas üks oma töötaja.
Pärast mitmeid arutelusid ja muudatusi oli küljendatud leht valmis trükikotta minekuks. Samal ajal kui meie kannatamatult oma esimest “lapsukest“ trükikojast ootasime, sai selgeks, et üks etapp oli vahele jäänud – teksti korrektuur. Hello Worldi trükisooja numbrit töötajatele laiali jagades sai samal ajal välja kuulutatud kampaania, kes leiab lehest kõige rohkem trükivigu, see saab kingituseks pudeli head veini. Eneseiroonia päästis seekord suuremast läbikukkumisest, kuid järgmiseks korraks pidime leidma keeletoimetaja. Olgu öeldud ka, et lisaks 100 trükitud eksemplarile, mille me kolme kontori vahel laiali jagasime 130 töötajale, panime lehe pdf-i üles ka siseveebi. Lisaks tõlkisime lehe inglise keelde meie viie inglise keelt kõneleva töötaja jaoks.

Postiljoni oluline roll

Seitsme ilmunud numbri jooksul oleme palju õppinud. Kuna väljaanne sisaldas ka konfidentsiaalset kliendiinfot, siis sai leht alates kolmandast numbrist templi – vaid töökohal lugemiseks. Kuna valdkondades puuduvad kommunikatsiooni eest vastutavad töötajad, siis nõuab ka uudiste saamine aega ja närvikulu.
Lehe kujundus on töötajate ettepanekul dünaamiline, see tähendab, et muutuda võib nii päise värv kui ka rubriikide kujundus. Lehe loetavaimad küljed on persoonilugu ja spetsialistide arvamuslood. Ja nagu tavalehe puhulgi, kõigepealt kiigatakse tagumiselt küljelt koomiksit ja meelelahutusrubriiki. Hea meel on selle üle, et Hello World on töötajatele teadvustatud infokanal – lugude jaoks tellitakse ruumi juba pikemalt ette ning hiljuti hakkas seal ilmuma ka Proeksperdi ajaloo järjejutt.
Lehele on tekkinud hea sulejooksuga kaasautorid. Ja mis kõige toredam, personalijuhina on mul suur rõõm kord kuus külastada meie peakontori töötajaid ja anda üle trükisoe leht. Sama väärtuslik on teha ise persoonilugusid ja kuulda, miks inimesed on selle ettevõtte valinud, mis neid jätkuvalt seal hoiab ning millest nad tulevikule mõeldes unistavad.

Hea teada:
• ettevõtte siseleht ei ole pelgalt kommunikatsioonivahend, vaid projekt, mis võib töötajaid liita
• siselehe juures võivad huvitatud töötajad saada endale rolli (tõlkija, kujundaja, keeletoimetaja, kaasautor)
• kui lehe sisu on põnev ja ei muutu korporatiivseks, on see infokandjana töötajate hulgas hinnatud
• siselehel peab olema ettevõttes entusiastlik eestvedaja
• siselehte on võimalik kasutada töötajate tunnustamiseks (arvamuslood, persoonilood, edulood).

* Artikkel on avaldatud ajakirja Personali Praktik jaanuari numbris.

Osale arutelus

  • Tiive Murdoja, Tiina Saar

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev Hestia Hotel Laulasmaa Spa's

Laulasmaa loodus on maagiline. Just siit on ammutanud inspiratsiooni maailma enim mängitud kaasaegne helilooja Arvo Pärt ja just siin on seetõttu 2018. aasta sügisel avanemas muusikasõprade meka – Arvo Pärdi Keskus. Kust siis veel ammutada häid mõtteid, kui mitte Laulasmaalt?

Eesti Vabaõhumuuseum – ajal on lugu!

Rocca al Mares, Tallinna kesklinnast kõigest 15-minutilise sõidu kaugusel asub imeline paik – Eesti Vabaõhumuuseum. Ürituste korraldamiseks leiab siit erinevaid peo- ja seminariruume, kauni looduskeskkonna ning meeliülendavad maitseelamused.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

ÄRIPÄEV AS otsib ASSISTENTI

Äripäev AS

28. september 2018

Teabevara