Millele pöörata tähelepanu, et ettevõtte arhiiv oleks korras?

Iga asutuse või ettevõtte efektiivseks ja ladusaks tööks aitab kaasa nõuetelevastav ja toimiv arhiivihaldus. Arhiivitöö korraldus peab tagama, et dokumendid säiliks neile määratud säilitustähtaja jooksul, oleks kiiresti leitavad, kasutatavad ja säilitustähtaja möödumisel nõuetekohaselt hävitatud. Artiklis käsitletakse peamisi pidepunkte, millest lähtuda.

Ajakohastatud asjaajamiskord ja dokumentide loetelu

Dokumendi- ja arhiivihalduse reguleerimise aluseks organisatsioonis on asjaajamiskord (nimetatakse ka dokumendihalduskorraks) ja dokumentide loetelu, milles määratakse kindlaks dokumentide jaotus sarjadesse ning nende säilitustähtajad. Hetkel on avaliku sektori asutusi puudutavad suuremad muudatused tulemas lähiajal vastu võetava määrusega “Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused”, mis asendab vahetab välja praegu kehtiva „Asjaajamiskorra ühtsed alused“. Kavas on muuta ka haldusmenetluse seadust ja järgneval aastal jõustub Euroopa Parlamendi ja Nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärus (oluline ka erasektorile). Arhiivitöö korraldamisel peavad avaliku sektori asutused aluseks võtma arhiiviseaduse, selle rakendusakti- arhiivieeskirja ning hindamisotsused.

Erasektoril väiksemad nõuded

Eraettevõtete dokumendi- ja arhiivihaldus ei ole nii rangelt reguleeritud: näiteks ei pea neil olema asjaajamiskorda. Siiski on vajalik kirja panna asjaajamise põhireeglid – kas asjaajamiskorras, teistes juhistes, kvaliteedikäsiraamatutes või ametijuhendites. Erasektori dokumentide säilitamise üldnõuded leiab tsiviilseadustikust ja äriseadustikust: ettevõtte vastutus oma dokumentide säilimise ees seadusega ettenähtud tähtaja jooksul ning nõuded, kuidas toimida dokumentidega ettevõtte tegevuse lõpetamisel.

Säilitustähtajad

Paljude dokumentide säilitustähtajad leiab seadustest. Nii sätestab raamatupidamise seadus, et raamatupidamise algdokumenti peab säilitama seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing raamatupidamisregistris kirjeldati. Töölepinguseadusest aga leiame töölepingute säilitustähtaja - kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates. Sarjadele, mille säilitustähtaeg ei tulene õigusaktidest, tuleb see ise määrata. Selleks on vaja analüüsida tööprotsesse ja jälgida, et säilitustähtaeg kajastaks võimalikult täpselt dokumentide väärtust: nii praktilist kasutusväärtust kui ka tõendusväärtust. Arvestada tuleb ka dokumentide ja infosüsteemis hoitavate andmete omavahelisi seoseid.

Ajakohasus

Nii asjaajamiskord kui ka dokumentide loetelu peavad olema ajakohased. Nende täiendamise või muutmise vajadus võib tekkida seoses seaduste või standardite uuendamisega ja samuti organisatsiooni struktuuri või tegevusalade muutumisel.

Miks ja kuidas pidada arvestust arhiivi koosseisu andmete üle?                          

Selge ülevaate saamiseks asutuse või ettevõtte arhiivis hoitavast dokumentidest peame nende üle arvestust pidama. See aitab dokumente kiiresti üles leida ja planeerida arhiivi jaoks vajalikku pinda.

Avaliku sektori asutused peavad andmete koosseisu ülevaate (võib nimetada näiteks „toimikute loeteluks“) koostamisel ja täiendamisel lähtuma arhiivieeskirjast. Kirjas peavad olema sarjade nimetused ning tähised, säilitustähtajad, viited hindamisotsustele, toimikute või dokumentide kogused, vajadusel pealkirjad, piirdaatumid, asukohad ning viited hävitamisaktile. Erasektorile ei ole arhiivi koosseisu ülevaate pidamine kohustuslik, kuid arvestuse täpsuse jaoks on olulised samad andmed, va viited hindamisotsustele.

Üldjuhul peetakse ülevaadet arhiivi koosseisust Exceli tabeli kujul: iga sarja toimikute andmed eraldi leheküljel, aastate lõikes läbiva numeratsiooniga. Kindlasti saab aga tänapäeval palju andmeid kätte otse erinevatest infosüsteemidest ja neid polegi otstarbekas dubleerivalt tabelisse kanda. Täiendatakse seda üks kord aastas, pärast asjaajamisaasta lõppu.

Kuidas arhiveerida ja säilitada dokumente?

Paberdokumentide arhiveerimisel tuleb lähtuda konkreetsete dokumentide säilitustähtajast, kasutusvajadusest ja -sagedusest ning finantsilisest optimaalsusest. Avaliku sektori asutused, kelle tegevuses tekib arhivaale ehk arhiiviväärtuslikke dokumente, peavad nende korrastamiseks kasutama arhiivipüsivaid materjale ning lähtuma arhiivieeskirja ja Rahvusarhiivi juhiste nõuetest (näiteks lehtede nummerdamine, kõikide metallklambrite eemaldamine jne). Pikaajalise (üle 10 aasta) säilitustähtajaga paberdokumentide arhiveerimisel peaksid kasutatavad arhiivitarvikud olema kvaliteetsemad kui lühiajalise säilitustähtajaga dokumentide puhul.

Arhiivi korrastamine

Arhiivi korrastamine on aeganõudev ja selle keerukus sõltub arhiveeritavatest dokumentidest. Kui korrastamist vajavaid dokumente on palju või arhiiv aastaid süstematiseerimata ja korrastamata, tuleks kaaluda arhiivikorrastusteenuse sisse ostmist, kuna igapäevatöö kõrvalt ei jää sekretäril või dokumendihalduril selleks lihtsalt aega ja sageli pole ka vastavat kvalifikatsiooni. Selleks võib pöörduda mõne eraarhiivi või FIE-na tegutseva arhiivikorrastaja poole. Hea oleks võimalusel eelnevalt teha ka taustauuring (sh arhivaari kutsetunnistuse olemasolu kohta), koostada võimalikult detailne leping ja jälgida tööde teostamise kvaliteeti.

Arhiiviruumide ja -hoidlate säilitustingimused

Põhieesmärgiks arhiveerimisel on, et dokumendid säiliks ja oleks kasutatavad kogu nende säilitustähtaja jooksul. Sellele peavad kaasa aitama ka arhiiviruumide ja -hoidlate säilitustingimused. Ruumides ei tohi olla suuri temperatuuri ja niiskustaseme kõikumisi, absoluutne õhuniiskus peab jääma vahemikku 20-60% ja arhiividokumendid peavad olema kaitstud otsese päikesevalguse eest. Jälgida tuleb, et täidetaks kõiki tuleohutusnõudeid ja oleks teada töötajad, kel on õigus ruumi siseneda (näiteks autoriseeritud sissepääsuõigused kaardiga). Turvalisuse tagamiseks oleks hea koostada ohuplaan või arhiiviruumi kasutus- ja juurdepääsu kord. Kui arhiivi jaoks ruumi ei ole või säilitustingimused on halvad, saab kasutada ka eraarhiivide poolt pakutavat säilitusteenust.

Nõuded digitaaldokumentide säilitamisel

Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide puhul on tähtis vajaliku tarkvara olemasolu teabe kättesaamiseks ehk faili avamiseks, kuna digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara võib teatud aja pärast käibelt kaduda.Seega just üle 10-aastase säilitustähtajaga tuleks kohe arhiivivormingus luua või siis viia arhiivivormingusse. Arhiivivormingud leiab arhiivieeskirja lisast 1 – näiteks tekstidokumendi puhul on need PDF, TXT, XML ja fotodel TIFF ning PNG. Samas puudub arhiivivorming MS Exceli puhul. Vähemmahukad ja valemiteta tabelid on võimalik salvestada PDF-formaati või luua tabel Wordis. Arhiivivormingute kasutamine aitab tagada ka digitaaldokumendi säilimise autentse, usaldusväärse ja terviklikuna.

Digitaaldokumentide säilitamisel tuleb arvestada ka andmete kasutajate võimalusi, erinevaid riske ja maksumust. Samuti peab jälgima isikuandmete kaitse ja infoturbe nõudeid. Ka mitmed eraarhiivid pakuvad digitaalset arhiveerimisteenust avaliku- ja erasektori organisatsioonidele ning eraisikutele. Juurdepääsu andmetele on võimalik tagada näiteks online-keskkonnas ID-kaardi põhiselt. Digitaalsesse arhiivi saab arhiveerida digitaalset infot ja digitaliseerida paberkandjal olevat infot. Pakutakse ka digitaalsete dokumentide majutusteenust majutuskeskkonnas või infosüsteemides, mis luuakse vastavalt tellija soovile nn rätsepatööna. Pilveteenuse kasutamise peab aga hoolega läbi mõtlema, et ei tekiks vajalike andmete kadu või leket.

Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumente säilitamise üheks võimaluseks on elektroonilise dokumendihaldussüsteemi arhiivikomponent. Sageli hoitakse neid ühiskasutusega võrgukettal, kuid siis peab olema tagatud ka varundamine. Andmekandjate valikul digitaaldokumentide säilitamiseks on riskide vältimiseks vaja see põhjalikult läbi mõelda. Võimalik on kasutada näiteks väliseid kõvakettaid, magnetlinte, DVD-sid või CD-sid lühiajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide puhul, kuna nende eluiga on 4-5 aastat.

Dokumentide turvaline hävitamine

Dokumendid tuleb hävitada nii, et dokumentides sisalduvat teavet ei saaks pärast hävitamist enam taasesitada. Selleks on tarvis läbi mõelda hävitamise meetod, lähtudes dokumendi andmekandja tüübist ja konfidentsiaalsusastmest. Muidu võib isikuandmeid või ärisaladust sisaldavate dokumentide sisu saada avalikuks.

Hävitamisega peaks kindlasti tegelema regulaarselt, et ära hoida dokumentide kuhjumine kontori- ja arhiiviruumides ning serverites. Dokumente hävitamise sagedus sõltub aastasest dokumentide juurdekasvust ja vaba hoiupinna olemasolust. Dokumentide hävitamiseks määratakse kõigepealt kindlaks hävitamisele kuuluvad dokumendid, eraldatakse ülejäänud arhiivist, koostatakse hävitamise dokumenteerimiseks hävitamisakt ja hävitatakse dokumendid.

Vaatamata säilitustähtaja möödumisele peab enne dokumentide hävitamist olema teadmine, et nende hulgas pole dokumente, millel on veel säilinud kasutus- või tõendusväärtus (väärtus õiguslike toimingute teostamisel või nende seaduslikkuse tõendamiseks). Kuigi dokumentide loeteluga on dokumentide säilitustähtajad määratud, võib vahetult enne hävitamist selguda, et dokumente läheb siiski veel vaja. Näiteks ühe sarja dokumentide hävitamisel võivad mõne sellega seotud sarja dokumendid või andmebaasis sisalduvad andmed muutuda mõistetamatuteks või raskesti kasutatavateks.Siis peaks mõtlema sarja säilitustähtaja pikendamisele.

Dokumentide hävitamise erisused avaliku sektori asutustes ja eraettevõtetes

Eraettevõte juhindub enda kehtestatud dokumentide loeteluga kehtestatud sarjade säilitustähtaegadest. Kui aga dokumentide loetelu koostatud ei ole, peab näiteks raamatupidamis- ja finantsdokumentide ning töölepingute puhul ikkagi järgima seadustes (näiteks raamatupidamisdokumentide kohta) sätestatud säilitustähtaegu.

Avaliku sektori asutused juhinduvad dokumentide hävitamisel arhiivieeskirjast, kusjuures rangemad nõuded kehtivad asutustele, kelle tegevuses tekib arhivaale ehk arhiiviväärtuslikke dokumente. Avaliku sektori asutused peavad dokumentide hävitamise dokumenteerima, kuid seda tuleks kindlasti teha ka eraettevõtetes, et tagada selgus arhiivihalduses. Hävitamisaktis peavad olema andmed hävitatavate toimikute/dokumentide koosseisu, hulga ja teabekandja kohta ja millisel viisil, millal ning kelle poolt need hävitatakse.

Paberdokumentide hävitamiseks on turvaline kasutada hävitamisteenust. Mugav on lasta paigaldada kontorisse paberikoguja, kuhu visatud dokumente ei pea sorteerima, arhiveerimisklambreid ja toimikukaasi eemaldama.

Reegel peaks olema, et säilitustähtaja möödumisel hävitatakse kõik dokumendid, olenemata teabekandjast ja andmete asukohast. Nii tuleks dokumendihalduse hea tava kohaselt elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist kustutada ka failid, kui vastav paberkandjal toimik on eraldatud hävitamiseks. Arvestama peab, et kasutades digitaaldokumendi kustutamiseks arvutist klahvi DELETE, kõrvaldame ainult juurdepääsu failile, kuid andmed säilivad ja neid saab teatud programme kasutades ka tavakasutaja hõlpsasti lugeda. Õige oleks failide kustutamiseks kasutada ülekirjutusprogramme.

Autor: Maila Kukk, arhiivindusspetsialist

Osale arutelus

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Käsi­raamatud

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine