31. mai 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Kahjuks on koosoleku formaat korporatiivmaailmas sama oluline kui PowerPoint slaidid ning päris keelu alla neid panna ei saa. Samas võib igaüks muuta koosoleku efektiivseks – kasutades lihtsaid võimalusi, mille juurutamiseks ei pea kaasama koolitajaid.

Koosoleku plaan täpselt paika – koosoleku organiseerija saadab osalejatele enne maha istumist plaani, kus on täpselt kirjas, millest juttu tuleb. Ja kui kaua plaanitakse lobiseda.

Kas mind on ikka vaja? – pärast koosoleku kava saamist küsi koosoleku kokkukutsujalt üle, kas sinu kohaolek on kindlasti vajalik. Tihti kaasatakse koosolekutele arutult palju inimesi - “et saada palju häid ideid erinevatelt inimestelt”. Targem on hoida koosolek nii väikeses ringis kui võimalik.

Kell nähtavale kohale – iga teema jaoks peab olema kindel aeg, millest iga koosolekul osaleja peab kinni pidama. Kui kell kukub, tuleb järgmine teema. Lihtne!

Toolideta koosolek – hea idee: lühem koosolek (kuni 30 minutit) korralda toolideta ruumis, näiteks köögis. Uskuge mind, et kõik räägivad asjast ega raiska aega tühjale tähjale.

“Alasti” koosolek – keskendumisraskus on koosoleku üks suurimaid vaenlasi. Tähelepanu aitab hajutada mobiiltelefon või sülearvuti, mida suvalisel hetkel näppima hakatakse. “Alasti” koosolekul jäetakse tehnilised vidinad ukse taha ning keskendutakse vaid ja ainult koosolekule.

Tugev eestvedaja – kes ei suuda end kehtestada, ei suuda ka koosolekut läbi viia. Las koosolekut peab alati inimene, keda kuulatakse. Mida rohkem tätoveeringuid, mida jõhkrama välimusega, seda parem. Vähemalt jõuab sõnum kohale ning keegi ei julge üle aja minna.

Palun jaga kommentaarides veel nippe, kuidas koosolekuid paremaks muuta.

Autor: Urve Vilk, PR-blogi Vare & Jaakkola