16. juuni 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

1. Kaardista, mida pead jõudma enne puhkust

Ega puhkuseni pole enam palju jäänud – kes puhkab juba lähinädalail, sel õige kiire, kes augustis, sel näiliselt veidi veel aega.

Pane kirja, millega pead enne puhkust toime tulema. Tee lihtsalt nimekiri. Seejärel jaga järelejäänud tööd nädalatele ja päevadele. Arvesta sellega, kui palju sa iga päev jõuad teha. Mina oma elus ei planeeri üle 4-5 tunni päevale ning need asjad jõuan nibin-nabin tehtud.

Kui tööd ei mahu kalendrisse ära, siis uuri nimekirja ning vaagi, mida saad delegeerida. Kõik, mida saad, delegeeri. Uuri nimekirja veel ning otsusta, milliseid asju tegelikult pole vaja suveks valmis saada – millised tegemised võivad rahulikult sügisesse jääda. Kirjuta need teise nimekirja ümber, millega asud pärast puhkust tööle.

Edaspidi tööta iga päev hunniku kahandamise suunas: tee iga päev kõige olulisem asi ära niipea kui võimalik (loe: enne, kui sukeldud oma meilikasti). Teine oluline tegevus kavanda enne- või pärastlõunasse. Kui vähegi võimalik, ole oma graafikust ees nagu tippjooksja. Kui jääd maha, siis võta järgi nii ruttu kui võimalik.

Ega tööde voog ei peatu. Lisanduvad ülesanded jaga samuti päevadele ning ära lase oma puhkusesse tööga sisse sõita. Mida paremini puhkad, seda paremini ja tõhusamalt ju töötad pärast.

2. Planeeri puhkus

Mida tahad puhkusel teha? Millega selle sisustada? Võta aega ning aruta ja planeerida veidi oma lähedastega.

Kuhu kavatsed reisida? Mil moel tuleb seda ette valmistada? Mida kavatsed lugeda? Mida kodus nokitseda? Milliseid materjale ja vahendeid vajad selleks?

Mõtle rahulikult, mida võiksid teha veel enne puhkust, et puhkuse ajal saaksid lihtsalt rahulikult ja sisukalt aega veeta. Pane kirja ning asu ettevalmistusi juba praegu tegema, sel juhul saad juba esimesest puhkusepäevast võtta asju mõnuga ega pea rabelema.

3. Valmista ette asendajad

Mis saab su tööst siis, kui puhkad? Kes ja milles sind asendab? Kellega suhtlevad kliendid ja koostööpartnerid?

Nuputa veidi nende asjade üle ning lisa tegevuste üleandmine asendajatele oma tegevusnimestikku. Lepi juba praegu nendega nõupidamised kokku, et asjade üleandmine läheks võimalikult kergelt. Valmista ette ka kiired nimekirjad, mis vastavad enamlevinud küsimustele, ja aruta need asendajatega läbi. Kui asendajad on ette valmistatud, siis häirivad nad sind puhkuse ajal töökõnedega oluliselt vähem.

4. Pane peale kontorist-väljas-teade

Päev enne puhkust seadista oma meiliprogrammis kontorist-väljas-teade. Seda, millist teadet kasutada, otsusta ise.

Kui oled julge, siis kasuta samasugust teadet nagu mina tänavu esimest korda proovin: „Tere! Suur tänu kirja eest! Selleks, et olla pärast puhkust värskem ja Sulle kasulikum, kustutan kõik töökirjad, mis on saabunud enne puhkuse lõppu 2. augustil. Palun kirjuta mulle pärast 2. augustit uuesti juhul, kui teema on siis veel oluline.“

Ju ma käitun ka nii – võib-olla ma isegi vastan mõnele olulisele kirjale pärast puhkust, kuid sellise automaatvastusega võtan endalt kohustuse seda teha.

Kui näid endale asendamatuna, siis pakun kasutamiseks veidi tavapärasema teate: „Tere! Olen puhkusel kuni 2. augustini ning vastan Su kirjale augusti esimesel nädalal.“

Sama sisuga teade loe palun oma kõneposti ning ära võta töökõnesid puhkuse ajal vastu. Meile võib küll tunduda, et oleme nii asendamatud, et puhkamiseks pole aega, aga kui me ei puhka korralikult, siis see maksab sügisel väiksema tööjõuga valusalt kätte.

Kui muud üle ei jää, kasuta puhkuse ajal kõnekaarti, mille numbrit teavad ainult su lähedased ja sõbrad. Kui sul õnnestub puhkuse ajal elada mõni nädal töömõteteta, on sügisel hoog hoopis kiirem.

5. Puhkusel kogu ideid

Parimad mõtted tulevad puhkusel. Kanna endaga kaasas väikest märkmikku ja pliiatsit ning pane kõik ideed kirja, aga ära hakka neid kaaluma ega analüüsima. Pärast puhkust võta päev-paar ning tööta siis ideed läbi, otsustades neist igaühega, mida see tegelikult on väärt ning millal ja kuidas see ellu viia.

6. Arvesta reegliga 1 päev = 1 tund

Planeeri puhkusele järgnevateks tööpäevadeks nö järeletõmbamisaeg. Kehtib vana hea reegel: 1 päev = 1 tund. Teisisõnu: selleks, et mõista, mis toimus iga eemaloldud päevaga, kulub sul umbkaudu tund. Kui puhkad kaks nädalat, planeeri järeletõmbamiseks 10 tundi ehk kaks tööpäeva, kui neli nädalat, siis 20 tundi ehk neli tööpäeva.

Kui sa seda aega oma kalendris kirja ei pane, siis poole puhkuse pealt hakkad stressama pinge üle, mis ootab sind puhkuselt naastes. Selle järeletõmbamisajaga arvestamine aitab sul vältida puhkuse ajal ka töömeilide lugemist, sest selleks on sul ju pärast puhkust aeg juba võetud.

Alustame puhkuseks valmistumisega nüüd: seega pane kirja, mida pead enne veel jõudma ära teha, ning jaga ülesanded päevade peale laiali. Kui need tehtud, siis pole muud kui soovida rahulikku ja lõõgastavat puhkust meile kõigile!

Autor: Urve Vilk, Kristjan Otsmann