2. mai 2014

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Paraku on aga tööreiside korraldamine ettevõtetes sageli ebaefektiivne – see on põhjustatud enamasti hajutatud teabest, orienteerumatust reisipakkumistes ning ajapuudusest parimaid pakkumisi otsida, mille põhjal pakkumiste kokkupanek killustab reiside broneerimisega tegeleva töötaja tegevust, juhtides tema tähelepanu põhitööst kõrvale.

Just neil põhjustel ongi loodud internetipõhine rakendus TripGate, mis võimaldab broneerida ettevõtte reisipoliitika nõuetega sobivaid lende ja hotelle, optimaalseima variandi mugavat valimist ühelt ekraanilt, võimalust määrata eelistatud kella- ja lennuaegu ning võrrelda lennufirmade hinnatasemeid, sealhulgas ka odavlennufirmade omi. Kuna täielikule reisiinfole pääseb ligi ööpäevaringselt, on töötajatel märkimisväärne vabadus broneerida tööreis kasvõi nädalavahetusel ning teha vastavalt firma reisipoliitikale ise lõplik otsus, millal sõita ja kus ööbida.

12 põhjust, miks eelistada reiside valimisel TripGate’i rakendust

1. Reisi planeerides läheb töötajatel palju aega internetist erinevate pakkumiste otsimise ning reisikorraldajate ja reisibüroodega suhtlemise peale. TripGate muudab valimisprotsessi lihtsaks, tehes kõik reisivariandid nähtavaks ühel ekraanil ning andes reisijale selles etapis täieliku vastutuse. See säästab oluliselt reisikorraldusele kuluvat aega.

2. Soovi korral salvestab TripGate’i rakendus personaalsed parameetrid ega nõua igakord uuesti reisijate jt kontaktide sisestamist, vähendades nii sisestaja töökoormust.

3. TripGate teostab lennu- ja hotellivariantide otsimist vastavalt ettevõtte poliitikale ning lähetuskuludele kehtestatud eeskirjadele ehk pakutavad lennuvariandid on reisija profiili suhtes asjakohased lubatud broneerimisklassi ja lennufirmaeelistuste poolest. Sellega kõrvaldatakse vigade tegemise risk broneerimisel ning säästetakse juba ette töötajate aega, närve ja ettevõtte kulu. Lisaks kõige säästlikumatele variantidele, näiteks juhul, kui reisija soovib täiendavalt saada ka äriklassi pakkumisi, saab ka neid leida ja broneerida läbi TripGate'i, samas kui enamik interneti otsingulehekülgi pakuvaid vaid turistklassi lahendusi.

4. Pole saladus, et broneerimise hind läheb ajaga kallimaks. Enamik broneerimissüsteeme ei soovita reisi ette broneerida, ei otsi välja fikseeritud kulupiire ületavaid variante ega tee igaks juhuks pakkumisi eelistamata lennufirmadest. TripGate teeb seda kõike ning see ainulaadne funktsionaalsus annab ettevõttele olulisi kulusääste.

5. Mõnikord tuleb ette erakordseid olukordi, eelarve raamid jäävad kitsaks ning reisile tehtavad lisakulude tegemiseks peab saama juhilt eraldi kinnituse. TripGate’iga on võimalik suunata reisikava automaatselt edasi kinnitajale kooskõlastamiseks. Reisikavad ja muu  dokumentatsioon säilib TripGate’i arhiivis.

6. TripGate fikseerib automaatselt oma süsteemis ka andmed sageli reisivate inimeste soodustuste kohta ning rakendab neid soodustusi asjakohastel juhtudel. Seega pole vaja seda ise meeles pidada ega dokumentatsiooni muuta, vaid lihtsalt broneerida piletid ja lennuklass.

7. TripGate'is saab sünkroonida äriklientidele mõeldud erihindade koodid kliendiprofiili andmetega ning see annab teavet eriallahindlustest või osalusest lennufirma lojaalsusprogrammis. Taas mugav ja lihtne võimalus kulutusi säästa.

8. TripGate võimaldab koostada aruandeid kiiresti ja efektiivselt, kulutamata aega dokumentatsiooni analüüsimisele. Süsteemiga on lihtne koostada reisistatistikat ja tegelikku reisikulu, näha säästetud summasid, esitada aruanded mugavalt juhtkonnale ja olla alati teemaga kursis.

9. TripGate lisab kinnitatud reisivarianti puudutava teabe, sealhulgas kõik üksikasjad, automaatselt valitud reisibüroo piletite väljastamise ootejärjekorda. Seega protsessi, mille alguses on nii palju vabadust, juhivad lõpuks ikkagi spetsialistid. See teeb reisi planeerimise kindlamaks ja ohutumaks.

10. Kui otsustate broneerida ärilennu läbi teiste internetilehekülgede, tuleks makse teha ettevõtte või isikliku krediitkaardiga. TripGate võimaldab makse tegemist hiljem – saate oma reisibüroolt tavalise arve ja võite selle saata edasi raamatupidamisele. On ju palju lihtsam?

11. TripGate`iga saab teha broneeringuid ka töövälisel ajal, õhtuti, nädalavahetustel – ajal, mil teie kliendihaldur reisibüroos ei pruugi olla kättesaadav.

12. Rakendus aitab vähendada võimalikke vastuolusid, mida põhjustavad erinevad nõuded ja muudatused seoses reisi üksikasjadega, ühendades endas ametireiside korraldamise protsessi ning tulemusliku reisipoliitika ellurakendamise. TripGate muudab broneerimisprotsessi standardseks ja automaatseks – reisijad ei sisesta enam oma individuaalseid nõudeid reisi broneerimisel.

Kokkuvõttes võib öelda, et TripGate on väga lihtne ja kasutajasõbralik rakendus, mis võimaldab lisaks parimatele reisi- ja hotellipakkumistele koostadada aruandeid kiiresti ja efektiivselt, kulutamata aega täiendavate dokumentide ning statistika analüüsimisele. TripGate on loodud aja ja raha kokkuhoiuks erineva suurusega ettevõtetele, kus inimesed reisivad vähemalt mitu korda kuus.

Loe lisaks SIIT.

Autor: Tiive Murdoja, sekretar.ee