16. aprill 2012

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Sekretär-juhiabi-assistent iga oraganisatsiooni visiitkaardiks ja esmamulje loojaks. Temast sõltub väga palju, kas külaline tunneb  uksest sisenedes või firmasse helistades positiivset või negatiivset suhtumist.

Kes on hea sekretär? Eelkõige on ta väga hea suhtlemisoskusega, oma peaga mõtlev, delegeerimiskunsti täiuslikult valdav persoon, kes ühtlasi on tihtipeale ainus, kes tunnustajaks juhi tööle.

Mida rohkem julgeb sekretär võtta vastutust, otsustamaks, kuidas lahendada jooksvaid üleasandeid kiirelt ja sujuvalt neid õigetele inimestele suunates, seda töövõimekam on juht, sest juhi peamiseks ülesandeks on eelkõige firma eesmärkidele pühendumine, mitte tuhandete pisiprobleemidega tegelemine.

Kui juht, juba oma positsiooni tõttu, ei saa kursis olla alluvate personaalsete probleemidega või ka firmasiseste probleemide tegelike tekkepõhjustega, siis tark sekretär valdab taolist siseinformatsiooni tunduvalt enam, seega on sekretäri üheks rolliks olla juhi „silmadeks ja kõrvadeks“ väljaspool kabinetti.

Sekretär peaks olema ka „turvamehe“ roll, kes hoiab juhi kabinetist eemale nn. ajaröövlid, kes kartes võtta vastutust enda otsustest tulenevate võimalike tagajärgede eest, igat pisiprobleemi juhi kabinetti lahendama tungivad.

Juhtide ajagraafikud on tavaliselt väga tihedad ning lahendused tuleb teha käigu pealt - seega suur osa töö efektiivsusest sõltub päeva logistilisest ülesehitusest. Hea sekretär suudab muuta juhi päevakava maksimaalselt sujuvaks.

Kõigil meil, ka juhtidel, on sissejuurdunud harjumused ja arusaamad, alates sellest missugune peab olema kohv ja lõpetades sellega, milline on sobivaim töörütm ja aeg. Tundes juhti ja tema harjumusi saab sekretär olla tõeliseks abiks nii suuremate kui väiksemate probleemide lahendamisel, nende ennetamisest rääkimata.

Minu praktika ca 20 aasta jooksul on näidanud, et:

·     võta assistendiks iseseivalt mõtlev ja tegutsemisjulge persoon

·     usalda teda, siis julgeb ta ka otsustada ja tegutseda

·     tunnusta tema tegemisi ja su enda tööpäevade efektiivsus tõuseb tunduvalt.

Elu näitab, et head sekretärid liiguvad alati bossiga kaasa, ka siis, kui viimane organisatsiooni vahetab.

Pikemalt kuuleb Ülli Kukumäge 25. aprillil Sekretäride Päeva konverentsil. 

Autor: Urve Vilk, Ülli Kukumägi