Autor: Tiive Murdoja • 1. november 2012

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Oma teenistuse jooksul on Kesa teinud koostööd 12 erineva juhiabi ja sekretäriga ning tal on endal karjääri algusaastatel õnnestunud olla samuti büroojuhi rollis. Seega ta on omal nahal saanud kogeda, mida ootab juht oma juhiabilt ja vastupidi.

Juhtimine on kunst teha asju inimeste kaudu

Juhtimine on Kesa sõnul ühest küljest kunst, teisest küljest teadus. Oma väite tõestuseks ja näitlikustamiseks tõi Kesa välja Ameerika tippjuhtkondade konsultandi Mary Parker Folleti ütluse, et juhtimine on kunst teha asju inimeste kaudu.

„Prantsuse kaevanduse insener Henri Fayol töötas oma kogemuste baasil välja juhtimise viis põhilist funktsiooni, milleks on planeerimine, organiseerimine, kamandamine,  koordineerimine ja kontroll,” sõnas Kesa. Neid juhtimise põhifunktsiooni vaadeldes, võib Kesa sõnul tõmmata paralleele juhi ja juhiabi rolli sarnasuse vahel. „Nagu juhtki, peab ka sekretär võtma vastutuse oma tegevuse eest,” selgitas Kesa. Vastutus on üks asi, mida Kesa sõnul muidugi juht kunagi ei saa delegeerida oma alluvatele. Mis iganes organisatsioonis ei juhtu, vastutab alati üks inimene ja selleks on juht. See on Kesa sõnul üks oluline asi, millest organisatsiooni töötajad peavad aru saama, et oma tegevuse tagajärjel nad panevad juhi vastutama. „Juhiabil on siinkohal väga oluline roll riskide võtmisel, just informatsiooni käsitlemisel. Oluline on see, et õige informatsioon jõuaks õigel ajal õige inimeseni. Seoses sellega on vajalikud kindlad kompetentsid, mis juhiabil peavad olema. Nendeks on teadmised, kogemused, oskused ja isiksus,” rõhutas Kesa. Ideaalis peaks nende nelja kompetentsi vahel olema alati tasakaal, aga iga ettevõtte leiab Kesa sõnul kindlasti nende kompetentside osas kõige olulisema, mis on just neile kõige vajalikum.

 Juhiabi roll on samamoodi kunst ja teadus, nagu on juhtimine

Siinkohal juhib Kesa tähelepanu sellele, et juhiabi roll ja töö on samamoodi kunst ja teadus, nagu on juhtimine. Võiks ju jätkata nimekirja, millised kompetentsid peavad olema nii juhil kui juhiabil, sest mingil määral on nende funktsioonid ettevõttes Kesa sõnul väga sarnased.

Kesa tõi välja viis põhilist juhi ootust juhiabile:

1. Lihtne kord – igal asjal on oma koht, saab tegutseda sihipäraselt, aega ei pea raiskama millegi otsimisele. Suures ettevõttes on see eriti oluline.

2. Kontor oleks puhas ja särav - inimene tahab tulla kontorisse, kus on hea olla.

3. Standardid – juht ootab, et enamus dokumendid, mis jõuavad temani, oleksid teatud formaadis, sorteeritud jne.

4. Jätkusuutlikkus – süsteem peab töötama ideaalselt ka siis, kui juhiabi on ajutiselt ära.

5. Sisekommunikatsioon ja info liikumine - sekretäri roll siinkohal on olla juhtkonna ruupor, kes edastab teistele töötajatele sõnumeid

Juhiabi ootustest juhile tõi Kesa välja järgmised olulised punktid:

1. Juht peab looma usaldusliku keskkonna, nii alt üles kui ülevalt alla.

2. Juht ja juhiabi peavad otsustama, millised on ühised väärtused ja reeglid. Ja eelkõige peab juht ise siinkohal eeskuju näitama.

3. Riskide võtmine. Juht vastutab, see on tema roll ja ta peab seda tegema.

4. Ühine ambitsioonikus. Hea juht on ambitsioonikas, eesmärk on asju paremaks muuta ja paremini teha.

5. Võrdväärne kohtlemine. Töötaja saab aru oma rollist organisatsioonis ja on samamoodi oluline inimene selles struktuuris nagu juht.

6. Töö peab olema fun. Inimesed tuleksid tööle rõõmuga. Juhi hoiakutest sõltub ettevõtte sisekliima.

Osaleja saalist küsis, et mida German Kesa isiklikult hindab juhiabi juures. "See sõltub struktuurist, kus ma parasjagu töötan. Näiteks riiklikus struktuuris töötades on  minu jaoks väga oluline, et juhiabi tunneks dokumendihalduse põhimõtteid. Sellega saab juhiabi mind palju aidata, näiteks digitaalse allkirjastamise puhul vm. Kindlasti on oluline ka suhtlemisoskus. Tänapäeval me armastame e-maili teel suhtlemist, aga tuleb osata suhelda silmast silma,” sõnas Kesa.

Kolmanda omadusena tõi Kesa välja juhiabi oskuse - julguse sekkuda. "Juhiabil peab näiteks olema julgust vajadusel katkestada mõni koosolek, et juhatada juht uuele kohtumisele," tõi Kesa näite. Neljandana tõi Kesa välja koostööoskuse: „Hea oleks, kui isikuomadused on juhil ja juhiabil sarnased, sel juhul sujub koostöö paremini.”